收發文撰寫管理制度總則目的為了加強公司收發文管理，規范文件的撰寫、傳遞、處理流程，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及與外部單位之間的收發文管理。基本原則1.準確規范原則：文件撰寫應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關規定，語言表達準確、邏輯清晰、格式規范。2.及時高效原則：收發文應及時處理，確保信息傳遞的及時性和有效性，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，確保文件內容不泄露，維護公司的商業機密和信息安全。發文管理發文流程1.擬稿各部門根據工作需要，由承辦人負責起草文件初稿。擬稿應明確發文目的、主題、內容、要求等，確保文件具有針對性和可操作性。擬稿人應認真核對文件內容，確保數據準確、事實清楚、文字通順，并按照公司規定的格式進行排版。2.審核初稿完成后，由部門負責人進行審核。審核內容包括文件的準確性、完整性、合規性、格式規范性等，對不符合要求的地方提出修改意見，退回擬稿人進行修改。涉及重要事項、重大決策或涉及多個部門的文件，需經相關部門會簽后，再由部門負責人審核。3.簽發審核通過的文件，由部門負責人簽字后，報公司領導簽發。公司領導根據文件內容和職責范圍，對文件進行最終審定，并簽署意見。屬于公司重大決策、重要規章制度等文件，需經公司辦公會或董事會審議通過后，由公司主要領導簽發。4.編號文件簽發后，由行政部門負責統一編號。編號應遵循一定的規則，確保文件編號的唯一性和系統性。5.印發行政部門根據文件編號、簽發意見等，進行文件的排版、印刷和裝訂。印發份數應根據文件的發送范圍和存檔要求確定。文件印發后，行政部門應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好發文登記工作。發文格式1.頁面設置一般采用A4紙，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號標題：一般用二號宋體加粗，居中排列。正文：一般用三號仿宋體，行距一般為固定值28磅。一級標題：用三號黑體，序號用“一、”。二級標題：用三號楷體，序號用“（一）”。三級標題：用三號仿宋體加粗，序號用“1.”。四級標題：用三號仿宋體，序號用“（1）”。3.排版要求段落應首行縮進2個字符，兩端對齊。文中如有圖表，應清晰、準確，并注明圖表序號和標題，圖表應與正文內容緊密相關。頁碼應位于頁面底部居中，格式為“第X頁，共X頁”。發文注意事項1.嚴格控制發文數量，可發可不發的文件堅決不發，能通過口頭傳達或內部溝通解決的問題，盡量不發文。2.文件內容應簡潔明了，避免冗長繁瑣，突出重點，確保收件人能夠快速理解文件意圖。3.涉及多個部門的文件，主辦部門應主動與相關部門溝通協調，確保文件內容得到各方認可。4.發文應明確主送、抄送單位，避免漏發或錯發。收文管理收文登記1.行政部門負責公司收文的統一登記工作。收到外部來文或內部部門轉來的文件后，應及時進行登記。2.登記內容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、日期、附件等信息。3.收文登記應準確、完整，確保文件信息可追溯。文件傳閱1.行政部門根據文件內容和領導批示，確定文件的傳閱范圍。2.文件傳閱應遵循“快速、高效、保密”的原則，按照規定的傳閱順序進行傳遞。傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱過程中，如發現文件有缺頁、損壞等情況，應及時向行政部門報告。4.對于緊急文件，應優先處理，確保文件得到及時傳達和落實。文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應按照文件要求和領導批示，及時進行辦理。2.承辦人應認真閱讀文件內容，明確工作任務和要求，制定具體的辦理措施和計劃。3.辦理過程中，如遇問題或需要協調其他部門，應及時與相關部門溝通聯系，確保工作順利進行。4.承辦部門應在規定的時間內完成文件的辦理，并將辦理結果反饋給行政部門。文件催辦1.行政部門負責對文件承辦情況進行催辦。對于超過規定辦理期限的文件，應及時向承辦部門發出催辦通知。2.催辦通知應明確文件內容、辦理要求、催辦期限等信息，提醒承辦部門加快辦理進度。3.承辦部門應及時回復催辦通知，說明文件辦理的進展情況和預計完成時間。文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件及相關資料整理齊全，移交行政部門進行歸檔。2.行政部門按照公司檔案管理規定，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，確保檔案資料的完整性和規范性。3.歸檔文件應妥善保管，便于查閱和利用。同時，應做好檔案的安全保密工作，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。電子文件管理電子文件的定義電子文件是指公司在業務活動中形成的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的文件。電子文件的生成與處理1.各部門應按照公司規定的電子文件格式和標準，生成電子文件。電子文件應與紙質文件內容一致，并確保其真實性、完整性和可讀性。2.電子文件的處理應遵循公司的相關流程和規定，通過電子辦公系統進行流轉、審批、存儲等操作。3.在電子文件處理過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，設置不同的訪問權限，確保電子文件的安全。電子文件的存儲與備份1.公司應建立電子文件存儲服務器，對電子文件進行集中存儲。存儲服務器應具備安全可靠的性能，定期進行維護和檢查，確保數據的安全性和完整性。2.電子文件應按照類別、年度等進行分類存儲，并建立清晰的目錄結構，便于查找和使用。3.為防止電子文件丟失或損壞，應定期對電子文件進行備份。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。電子文件的查閱與利用1.公司員工因工作需要查閱電子文件，應按照公司規定的權限和流程進行申請。經批準后，方可在授權范圍內查閱電子文件。2.查閱電子文件時，應遵守公司的保密制度，不得擅自復制、傳播或泄露電子文件內容。3.如需對電子文件進行修改或刪除，應按照公司規定的審批流程進行操作，并做好相應的記錄。保密管理保密范圍1.公司各類文件、資料、報表、數據、商業秘密、技術秘密、客戶信息等均屬于保密范圍。2.涉及公司重大決策、重要項目、未公開的財務信息等文件，應嚴格保密。保密措施1.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。員工應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對涉及保密內容的文件，應標明密級，并采取相應的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。3.在文件傳遞過程中，應確保文件的安全，避免泄露。對于機密文件，應采用專人傳遞或加密傳輸等方式。4.嚴格控制文件的查閱和使用范圍，未經批準，不得擅自擴大文件的知悉范圍。保密監督與檢查1.公司設立保密工作領導小組，負責對公司保密工作進行監督和檢查。2.