政研室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政研室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政研室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政研室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政研室的工作實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)政研室檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交政研室檔案管理人員。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.在工作中形成的重要文件、資料等應(yīng)及時(shí)送交政研室檔案管理人員，不得擅自留存。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與政研室工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.政研室制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研成果等。3.政研室在各項(xiàng)工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于調(diào)研報(bào)告、政策建議、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作簡(jiǎn)報(bào)等。4.政研室參加各類會(huì)議帶回的文件、資料、會(huì)議紀(jì)要等。5.政研室工作人員撰寫(xiě)的論文、著作、學(xué)習(xí)筆記等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交政研室檔案管理人員。2.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映政研室主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映政研室一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映政研室一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管場(chǎng)所1.政研室應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。5.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)政研室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)政研室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，查閱和借閱應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。2.外單位人員查閱或借閱政研室檔案，應(yīng)經(jīng)政研室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由政研室人員陪同查閱或借閱。3.查閱或借閱重要檔案時(shí)，應(yīng)提前預(yù)約，檔案管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，確保查閱或借閱工作的順利進(jìn)行。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由政研室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類，提供相關(guān)資料。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)政研室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清單》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)政研室檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，為檔案的查閱、利用和共享提供便利。（二）數(shù)字化檔案的收集與整理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理的要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備安全性和可靠性，定期進(jìn)行備份。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立政研室檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。（四）電子檔案的管理1.對(duì)電子檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)