政府文件庫管理制度一、總則（一）目的為加強政府文件庫的規范化管理，確保文件的完整、安全與有效利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府文件庫的文件收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸還及銷毀等管理活動。（三）管理原則1.集中統一原則政府文件庫由專門的部門或人員進行集中管理，確保文件管理的一致性和規范性。2.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密法律法規，采取必要的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。3.方便利用原則建立科學合理的文件分類和檢索體系，方便工作人員快速準確地查找和利用文件。二、文件收集（一）收集范圍1.上級政府部門下發的各類文件，包括政策法規、通知公告、工作部署等。2.本政府部門制發的文件，如決定、命令、報告、請示等。3.下級政府部門報送的文件，如工作總結、工作匯報、請示報告等。4.與其他部門或單位往來的文件，如函件、協議、合同等。5.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集渠道1.專人負責接收設立專門的文件接收崗位，負責接收上級政府部門、下級政府部門及其他單位報送的文件。2.內部流轉通過內部辦公系統、電子郵件等方式，及時收集本政府部門各科室制發的文件。3.主動收集定期到相關部門或單位主動收集與本政府部門工作相關的文件資料。（三）收集要求1.及時收集文件產生后，應及時收集，確保文件的時效性。2.完整收集對文件的正文、附件、批示等應進行全面收集，確保文件的完整性。3.準確登記對收集到的文件應進行準確登記，記錄文件的名稱、文號、來源、日期等信息。三、文件整理（一）分類標準1.按文件來源分類分為上級文件、本級文件、下級文件、外單位文件等。2.按文件內容分類分為政策法規類、行政管理類、業務工作類、綜合事務類等。3.按文件形式分類分為紙質文件、電子文件等。（二）整理方法1.紙質文件整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對文件進行排序，按照文件的形成時間或重要程度進行排列。編寫頁碼，在文件的右上角或右下角編寫頁碼。填寫文件目錄，包括文件編號、名稱、文號、日期、來源等信息。裝訂文件，將整理好的文件按照順序裝訂成冊。2.電子文件整理按照分類標準對電子文件進行分類存儲，建立文件夾結構。對電子文件進行命名，命名規則應簡潔明了，便于識別和查找。建立電子文件索引，通過數據庫或電子表格等方式，記錄電子文件的名稱、存儲路徑、日期等信息。（三）整理要求1.分類清晰文件分類應科學合理，便于查找和利用。2.排列有序文件排列應整齊有序，符合邏輯順序。3.標識準確文件目錄、索引等標識應準確無誤，便于識別和查詢。四、文件存儲（一）存儲方式1.紙質文件存儲采用檔案柜、文件架等方式進行存儲，按照分類順序排列存放。2.電子文件存儲采用服務器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，建立備份機制，確保電子文件的安全。（二）存儲環境1.紙質文件存儲環境應保持干燥、通風、整潔，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子文件存儲環境應具備防火、防潮、防塵、防盜、防磁等功能，溫度控制在18℃27℃之間，相對濕度控制在40%60%之間。（三）存儲要求1.安全存儲確保文件的存儲安全，防止文件丟失、損壞或被盜。2.定期檢查定期對文件進行檢查，發現問題及時處理。3.備份存儲對重要文件應進行備份存儲，防止數據丟失。五、文件檢索（一）檢索工具1.紙質文件檢索工具建立文件目錄索引、文號索引、主題詞索引等檢索工具，便于查找紙質文件。2.電子文件檢索工具利用電子文件管理系統的檢索功能，通過關鍵詞、日期、文號等條件進行檢索。（二）檢索方法1.按文件編號檢索通過輸入文件編號進行快速檢索。2.按文件名稱檢索輸入文件名稱的關鍵詞進行檢索。3.按文件文號檢索輸入文件文號進行檢索。4.按文件日期檢索輸入文件的形成日期或發布日期進行檢索。5.按文件主題詞檢索輸入文件的主題詞進行檢索。（三）檢索要求1.快速準確檢索結果應快速準確，滿足工作人員的查找需求。2.全面覆蓋檢索工具應全面覆蓋文件庫中的文件，確保不遺漏重要文件。六、文件借閱（一）借閱范圍1.本政府部門工作人員因工作需要借閱文件。2.其他單位因工作需要借閱與本政府部門相關的文件。（二）借閱流程1.填寫借閱申請表借閱人應填寫《政府文件庫借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批借閱申請表經所在科室負責人、分管領導審批同意后，方可借閱。3.借閱登記借閱人憑審批后的借閱申請表到文件庫管理人員處辦理借閱登記手續，領取借閱文件。4.歸還借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，歸還時應確保文件的完整無損。文件庫管理人員應對歸還的文件進行檢查，確認無誤后辦理歸還登記手續。（三）借閱要求1.嚴格審批借閱文件應嚴格按照審批流程進行，未經審批不得借閱。2.按時歸還借閱人應按時歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理延期手續。3.妥善保管借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借、復印、涂改或丟失。七、文件歸還（一）歸還流程1.借閱人在規定的借閱期限內，將借閱的文件歸還至文件庫管理人員處。2.文件庫管理人員對歸還的文件進行檢查，確認文件的完整性和準確性。3.如發現文件有損壞、丟失或涂改等情況，借閱人應承擔相應的責任。4.文件庫管理人員辦理歸還登記手續，將歸還的文件歸還原位。（二）歸還要求1.完整歸還借閱人應將借閱的文件完整歸還，包括文件的正文、附件、批示等。2.按時歸還借閱人應按時歸還文件，不得逾期歸還。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復文件。3.涉及國家秘密或商業秘密，且已解密或不再需要保密的文件。（二）銷毀流程1.鑒定由文件庫管理人員會同相關業務科室對擬銷毀的文件進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批經鑒定符合銷毀條件的文件，填寫《政府文件庫文件銷毀審批表》，報分管領導審批同意。3.銷毀實施審批通過后，由文件庫管理人員指定專人負責文件的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件無法恢復。4.記錄對文件銷毀的過程進行記錄，包括文件名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。（三）銷毀要求1.嚴格審批文件銷毀應嚴格按照審批流程進行，未經審批不得銷毀。2.安全銷毀銷毀文件時應采取安全措施，防止文件泄露或造成環境污染。3.記錄完整對文件銷毀的記錄應完整保存，以備查閱。九、監督與檢查（一）監督部門政府辦公室負責對政府文件庫管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.文件收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸還及銷毀等環節的工作是否符合規定。2.文件庫管理人員的工作是否認真負責，是否嚴格遵守管理制度。3.文件庫的安全保密措施是否落實到位。（三）檢查方式1.定期檢查定期對文件庫進行全面檢查，發現