機關痕跡化管理制度總則目的為加強機關管理，規范工作行為，提高工作效率，確保各項工作有跡可循、責任可查，特制定本痕跡化管理制度。適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員。基本原則1.全面覆蓋原則：涵蓋機關工作的各個環節、各類事項，確保不留管理空白。2.客觀真實原則：痕跡記錄應如實反映工作開展情況，不得弄虛作假。3.便于查詢原則：痕跡資料應分類清晰、存儲有序，便于快速查找和使用。4.責任明確原則：每項工作痕跡對應明確的責任人，確保責任落實。工作痕跡管理內容及要求文件資料管理1.文件收發設立專門的文件收發登記本，詳細記錄文件的來文單位、文號、標題、收文日期、份數等信息。對文件進行編號登記，確保每份文件有唯一標識，便于跟蹤查詢。及時將文件分發給相關領導和部門，并做好簽收記錄，注明簽收人、簽收日期。2.文件傳閱建立文件傳閱單，記錄文件傳閱路徑、傳閱時間、傳閱人意見等。傳閱人應在規定時間內完成傳閱，并簽署姓名和日期，如有批示意見應詳細注明。文件傳閱完畢后，及時收回存檔，確保文件流轉全程可追溯。3.文件歸檔定期對文件進行分類整理，按照檔案管理要求進行歸檔。歸檔文件應編制詳細的目錄索引，注明文件標題、文號、日期、保管期限等信息，便于快速查找。電子文件應進行備份存儲，并建立相應的電子索引，確保電子文件與紙質文件對應一致。會議管理1.會議計劃年初制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內容、主辦部門等信息。會議計劃如有調整，應及時記錄調整原因和時間，并通知相關人員。2.會議通知提前發布會議通知，明確會議的各項要求，通知應記錄通知時間、通知對象、通知方式（如郵件、短信、紙質通知等）。對重要會議的通知，應要求被通知人回復確認是否參加，記錄回復情況。3.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應使用專用的會議記錄本，記錄要準確、完整、清晰，不得隨意涂改。會議記錄人應在會議結束后及時整理會議記錄，經主持人審核簽字后存檔。4.會議紀要根據會議記錄及時撰寫會議紀要，會議紀要應明確會議主要內容、決議事項、責任部門、完成時間等。會議紀要經相關領導審核簽發后，及時分發給參會人員和相關部門，并做好發放記錄。工作流程管理1.工作流程梳理對機關各項工作流程進行全面梳理，繪制詳細的工作流程圖，明確每個環節的工作內容、責任人、工作標準和時間要求。工作流程圖應定期進行更新，確保與實際工作情況相符。2.流程執行記錄在工作流程執行過程中，相關責任人應及時記錄每個環節的工作開展情況，包括工作時間、工作內容、遇到的問題及解決措施等。記錄應真實、準確、詳細，可采用紙質記錄或電子記錄方式，并存檔保存。3.流程監督與改進定期對工作流程執行情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。根據工作實際和監督檢查情況，對工作流程進行優化改進，不斷提高工作效率和質量。決策事項管理1.決策事項記錄對機關重大決策事項進行詳細記錄，包括決策事項名稱、決策背景、決策過程（如會議討論、調研論證等情況）、決策依據、決策結果等。記錄應客觀、全面，能夠反映決策的全過程。2.決策執行跟蹤明確決策事項的責任部門和責任人，對決策執行情況進行跟蹤記錄。定期匯報決策執行進展情況，及時反饋執行過程中出現的問題，確保決策事項得到有效落實。日常工作記錄1.工作計劃工作人員應每月制定個人工作計劃，明確工作任務、工作目標、工作措施和完成時間。工作計劃應報部門負責人審核備案，并根據工作實際情況進行調整。2.工作臺賬建立工作臺賬，記錄日常工作的開展情況，包括工作內容、工作進度、完成情況等。工作臺賬應及時更新，確保數據準確、完整，能夠反映工作的實際進展。3.工作日報工作人員每天填寫工作日報，總結當天工作完成情況，記錄遇到的問題及解決措施，提出次日工作計劃。工作日報應于次日上午提交給部門負責人，部門負責人可根據工作日報了解部門工作動態。痕跡資料存儲與保管存儲方式1.紙質存儲：設立專門的文件柜，按照類別和時間順序存放紙質文件資料，確保存放整齊、便于查找。2.電子存儲：建立電子檔案管理系統，對電子文件資料進行分類存儲，設置不同的文件夾和子文件夾，按照文件名稱、日期等信息進行命名，便于檢索。保管期限1.永久保管：涉及機關重大決策、重要歷史資料、法律法規規定需永久保存的文件資料等，應永久保管。2.定期保管：其他文件資料根據其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。3.保管期限屆滿后，按照檔案管理規定進行鑒定和銷毀：對確無保存價值的文件資料，填寫銷毀清單，經審批后進行銷毀，并做好銷毀記錄。痕跡資料查閱與使用查閱權限1.內部查閱：機關工作人員因工作需要查閱痕跡資料的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到指定地點查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或人員查閱痕跡資料的，應經機關主要領導批準，并按照規定辦理查閱手續，查閱過程應安排專人陪同。查閱登記1.建立查閱登記臺賬：詳細記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容、歸還時間等信息。2.查閱人應愛護痕跡資料，不得擅自涂改、抽取、損壞或丟失：查閱完畢后，應及時歸還，確保痕跡資料的完整性和安全性。監督與考核監督檢查1.定期檢查：機關辦公室定期對各部門痕跡化管理工作進行檢查，檢查內容包括文件資料管理、會議管理、工作流程執行、日常工作記錄等方面。2.不定期抽查：根據工作需要，對重點工作、關鍵環節進行不定期抽查，及時發現問題并督促整改。考核評價1.建立痕跡化管理考核評價機制：將痕跡化管理工作納入部門和個人績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準。2.考核結果與績效掛鉤：根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰獎勵，對落實不到位的進行通報批評，并責令限期整改。責任追究1.對在痕跡化管理工作中違反本制度規定的行為：如文件資料丟失、記錄造假、未按規定執行工作流程等，視情