機關電子檔管理制度一、總則（一）目的為加強機關電子文檔的管理，確保電子文檔的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高工作效率，結合本機關實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在工作過程中形成的電子文檔的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則機關電子文檔由專門的管理部門或崗位進行集中管理，確保文檔的一致性和規范性。2.分類分級管理原則根據電子文檔的內容、性質和用途進行分類分級，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，防止電子文檔的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則建立便捷的檢索和利用機制，滿足機關工作人員對電子文檔的查閱需求。二、電子文檔的定義與分類（一）定義本制度所稱電子文檔，是指機關工作人員在履行職責過程中形成的，以數字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件、數據、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。（二）分類1.按內容性質分類行政公文類：包括上級來文、本級發文、平行文等各類行政公文。業務資料類：與機關業務工作相關的政策法規、業務流程、統計報表、項目資料等。會議資料類：會議通知、議程、紀要、決議等會議相關文件。人事檔案類：干部職工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲等人事資料。財務檔案類：財務報表、憑證、合同等財務相關文件。其他類：除上述類別以外的電子文檔，如工作計劃、總結、調研報告等。2.按存儲介質分類硬盤存儲文檔光盤存儲文檔磁帶存儲文檔移動存儲設備存儲文檔（如U盤、移動硬盤等）3.按密級分類絕密級文檔機密級文檔秘密級文檔非涉密文檔三、電子文檔的形成與收集（一）形成要求1.機關工作人員在工作中應按照規范的格式和要求生成電子文檔，確保文檔內容準確、完整、清晰。2.電子文檔應使用規范的文件名和文件夾結構進行命名和存儲，文件名應簡潔明了，能夠準確反映文檔的主題和內容。3.對于重要的電子文檔，應同時生成紙質文檔，并確保紙質文檔與電子文檔內容一致。（二）收集職責1.各部門負責本部門電子文檔的收集工作，指定專人負責定期收集、整理本部門形成的電子文檔，并按照規定的分類和存儲要求進行保管。2.對于跨部門形成的電子文檔，由牽頭部門負責收集，并及時分發給相關部門。3.辦公室負責對機關各部門收集的電子文檔進行匯總和審核，確保電子文檔的完整性和準確性。四、電子文檔的存儲與保管（一）存儲設備1.機關應配備專用的電子文檔存儲設備，如服務器、磁盤陣列、磁帶庫等，確保存儲設備的可靠性和安全性。2.存儲設備應定期進行維護和檢查，及時清理存儲設備中的垃圾文件和無用數據，確保存儲設備的存儲空間充足。3.對于重要的電子文檔，應采用異地備份的方式進行存儲，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。（二）存儲方式1.電子文檔應按照分類分級的原則進行存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。2.對于涉密電子文檔，應按照國家有關保密規定進行存儲，采取加密、訪問控制等安全措施，確保文檔的保密性。3.電子文檔的存儲應遵循便于長期保存的原則，選擇合適的存儲格式和介質，確保文檔的可讀性和可利用性。（三）保管期限1.電子文檔的保管期限應根據國家有關規定和機關實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管的電子文檔保管期限為15年，中期保管的電子文檔保管期限為510年，長期保管的電子文檔保管期限為10年以上。3.對于具有重要歷史價值和查考利用價值的電子文檔，應永久保管。（四）保管措施1.建立電子文檔保管臺賬，詳細記錄電子文檔的名稱、類別、存儲位置、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.定期對電子文檔進行清查和核對，確保文檔的完整性和準確性。對于發現的問題，應及時進行處理。3.加強對電子文檔存儲環境的管理，保持存儲設備的清潔、干燥和通風，防止因環境因素導致文檔損壞。4.對保管期滿的電子文檔，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀，確保文檔的安全性。五、電子文檔的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子文檔檢索系統，采用先進的檢索技術和方法，提高檢索效率和準確性。2.檢索系統應具備全文檢索、分類檢索、關鍵詞檢索等多種檢索功能，滿足不同用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統進行維護和更新，確保檢索系統的正常運行和數據的準確性。（二）利用權限1.機關工作人員因工作需要查閱電子文檔的，應按照規定的權限進行申請和審批。2.對于非涉密電子文檔，一般工作人員可直接查閱；對于涉密電子文檔，應按照涉密文件管理規定進行審批，經批準后方可查閱。3.查閱電子文檔應在指定的場所進行，不得擅自將電子文檔帶出機關或泄露給無關人員。（三）利用登記1.建立電子文檔利用登記制度，對查閱、借閱、復制等利用電子文檔的情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應包括利用時間、利用人、文檔名稱、利用目的、歸還時間等信息，便于跟蹤和管理。3.對于借閱的電子文檔，借閱人應按時歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應辦理延期手續。六、電子文檔的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子文檔安全管理制度，明確安全管理責任，加強對電子文檔安全工作的組織領導。2.定期對機關工作人員進行電子文檔安全培訓，提高工作人員的安全意識和操作技能。3.制定電子文檔安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工，確保在發生安全事故時能夠及時、有效地進行處理。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等安全技術手段，對電子文檔存儲設備和網絡進行安全防護，防止外部非法入侵和病毒感染。2.對電子文檔進行加密處理，確保文檔在傳輸和存儲過程中的保密性。3.建立用戶認證和訪問控制機制，對電子文檔的訪問進行嚴格授權，防止未經授權的訪問和操作。（三）安全監督檢查1.定期對電子文檔安全管理情況進行監督檢查，及時發現和消除安全隱患。2.對違反電子文檔安全管理制度的行為，應依法依規進行處理，并追究相關人員的責任。七、電子文檔的備份與恢復（一）備份策略1.制定電子文檔備份策略，明確備份的時間間隔、備份方式和備份存儲介質。2.對于重要的電子文檔，應采用實時備份或定期備份的方式進行備份，確保數據的及時性和完整性。3.備份存儲介質應定期進行更換和檢查，確保備份數據的可讀性和可恢復性。（二）恢復測試1.定期進行電子文檔恢復測試，確保在需要時能夠快速、準確地恢復數據。2.恢復測試應包括硬件恢復測試、軟件恢復測試和數據恢復測試等內容，全面檢驗備份與恢復系統的有效性。3.對恢復測試結果進行記錄和分析，針對發現的問題及時進行整改，不斷完善備份與恢復系統。八、電子文檔的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.制定電子文檔鑒定標準，明確鑒定的依據和方法。2.鑒定標準應包括文檔的內容價值、保管期限、密級等因素，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定程序1.成立電子文檔鑒定小組，負責對電子文檔進行鑒定。2.鑒定小組應按照鑒定標準對電子文檔進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于需要銷毀的電子文檔，應填寫《電子文檔銷毀審批表》，經批準后方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.電子文檔的銷毀應采用安全可靠的方式進行