機要與保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要與保密管理，確保公司機密信息的安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的外部人員。（三）基本原則1.預防為主原則：采取有效的預防措施，防止機密信息的泄露。2.誰使用、誰負責原則：各部門及員工對所使用的機密信息負有保密責任。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司的各項規章制度。二、機要與保密工作組織架構及職責（一）機要保密委員會1.組成：由公司高層管理人員組成，設主任一名，副主任若干名。2.職責全面領導公司的機要與保密工作。審批機要與保密工作的重大決策和重要制度。協調解決機要與保密工作中的重大問題。（二）機要保密辦公室1.組成：設在公司行政部，設主任一名，成員若干名。2.職責負責公司機要與保密工作的日常管理。制定和完善機要與保密工作的各項制度和流程。組織開展機要與保密宣傳教育和培訓工作。監督檢查各部門的機要與保密工作落實情況。負責公司機密文件、資料的收發、登記、保管、傳遞、歸檔等工作。協助處理公司機要與保密工作中的突發事件。（三）各部門機要保密員1.設置：各部門指定一名員工擔任機要保密員。2.職責負責本部門機要與保密工作的具體實施。協助機要保密辦公室做好本部門機密文件、資料的管理工作。對本部門員工進行機要與保密宣傳教育和培訓。及時發現和報告本部門機要與保密工作中的問題。三、機要文件管理（一）文件的分類1.絕密文件：涉及公司核心機密，一旦泄露將給公司帶來重大損失的文件。2.機密文件：涉及公司重要機密，泄露后可能對公司造成較大影響的文件。3.秘密文件：涉及公司一般機密，泄露后可能對公司造成一定影響的文件。（二）文件的收發1.收文機要保密辦公室負責接收外部來文，對文件進行初步登記和分類。對于絕密、機密文件，機要保密辦公室應立即通知收件部門的機要保密員領取，并在《機要文件收發登記表》上簽字確認。對于秘密文件，可由收件部門的機要保密員自行到機要保密辦公室領取。2.發文各部門擬制的機要文件，應經部門負責人審核簽字后，交機要保密辦公室登記編號。機要保密辦公室對發文進行排版、印刷，并加蓋公司公章。絕密、機密文件由機要保密辦公室專人送達收件部門，收件部門機要保密員在《機要文件收發登記表》上簽字確認。秘密文件可通過機要交換、專人傳遞或掛號郵寄等方式送達收件部門，收件部門機要保密員應及時簽收。（三）文件的保管1.保管場所：機要文件應存放在專門的機要檔案室或保險柜中，確保安全。2.保管期限：絕密文件長期保管，機密文件保管[X]年，秘密文件保管[X]年。3.定期盤點：機要保密辦公室應定期對機要文件進行盤點，確保文件的完整性和準確性。（四）文件的借閱1.借閱審批：因工作需要借閱機要文件的，應填寫《機要文件借閱申請表》，經部門負責人和機要保密辦公室主任審批后，方可借閱。2.借閱期限：絕密文件原則上不得借閱，確需借閱的，須經公司領導批準，借閱期限不得超過[X]天；機密文件借閱期限不得超過[X]天；秘密文件借閱期限不得超過[X]天。3.借閱歸還：借閱人應按時歸還所借文件，如遇特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理續借手續。歸還時，機要保密員應對文件進行檢查，如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。（五）文件的銷毀1.銷毀審批：對于超過保管期限或已失去保存價值的機要文件，由機要保密辦公室提出銷毀申請，經公司領導批準后，方可銷毀。2.銷毀方式：機要文件的銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。3.銷毀記錄：機要保密辦公室應做好文件銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數量等，以備查考。四、保密信息管理（一）保密信息的范圍1.商業秘密：包括公司的技術秘密、經營秘密、財務秘密等。2.公司內部信息：包括公司的規章制度、業務流程、客戶資料、員工信息等。3.其他需要保密的信息：如公司與外部簽訂的保密協議、合作協議等涉及的信息。（二）保密信息的標識1.對于紙質保密文件，應在文件首頁左上角加蓋“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的印章。2.對于電子保密文件，應在文件標題前標注“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，并設置相應的訪問權限。3.對于涉及保密信息的場所、設備等，應張貼保密標識。（三）保密信息的存儲1.存儲設備：保密信息應存儲在專門的存儲設備中，如加密硬盤、U盤等，并設置密碼保護。2.存儲場所：存儲保密信息的場所應安全可靠，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。3.備份管理：對重要的保密信息應進行備份，并分別存儲在不同的地點。（四）保密信息的傳遞1.傳遞方式：保密信息的傳遞應采用安全可靠的方式，如專人傳遞、加密郵件、機要交換等。2.傳遞過程中的保密措施：在傳遞保密信息時，應采取必要的保密措施，如對信息進行加密處理、限制傳遞范圍等，確保信息在傳遞過程中的安全。（五）保密信息的使用1.使用權限：員工應根據工作需要，在授權范圍內使用保密信息，不得擅自擴大使用范圍。2.使用記錄：對于涉及保密信息的使用情況，應進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等。3.使用后的管理：員工在使用完保密信息后，應及時將信息歸還或銷毀，不得私自留存。（六）保密信息的披露1.披露審批：未經公司書面授權，任何員工不得向外部披露公司的保密信息。如因工作需要必須披露的，應填寫《保密信息披露申請表》，經部門負責人、機要保密辦公室主任和公司領導審批后，方可披露。2.披露方式：在披露保密信息時，應與接收方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，確保信息得到妥善保護。3.披露后的跟蹤管理：在保密信息披露后，機要保密辦公室應跟蹤了解信息的使用和保管情況，確保信息的安全。五、計算機信息系統安全管理（一）計算機信息系統的分類1.內部辦公系統：用于公司內部辦公的信息系統，如OA系統、ERP系統等。2.業務應用系統：用于公司業務處理的信息系統，如銷售管理系統、財務管理系統等。3.互聯網應用系統：用于公司與外部互聯網連接的信息系統，如公司網站、電子商務平臺等。（二）計算機信息系統的安全防護1.防火墻：在公司網絡邊界部署防火墻，防止外部非法網絡訪問。2.入侵檢測系統：安裝入侵檢測系統，實時監測網絡中的異常流量和行為。3.防病毒軟件：在公司所有計算機上安裝防病毒軟件，并定期更新病毒庫。4.數據加密：對重要的數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全。（三）計算機信息系統的用戶管理1.用戶賬號管理：為員工分配唯一的計算機用戶賬號，并設置強密碼。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。2.用戶權限管理：根據員工的工作職責，為其分配相應的計算機信息系統訪問權限，嚴禁越權操作。3.用戶離職管理：員工離職時，所在部門應及時通知機要保密辦公室，機要保密辦公室應及時刪除該員工的計算機用戶賬號和相關權限。（四）計算機信息系統的維護與更新1.系統維護：定期對計算機信息系統進行維護，確保系統的正常運行。2.系統更新：及時安裝計算機信息系統的安全補丁和軟件更新，修復系統漏洞。3.數據備份：定期對計算機信息系統中的重要數據進行備份，并分別存儲在不同的地點。（五）計算機信息系統的安全審計1.審計制度：建立計算機信息系統安全審計制度，對系統的操作日志進行定期審計。2.審計內容：審計內容包括系統登錄情況、操作記錄、數據訪問情況等。3.審計報告：定期生成計算機信息系統安全審計報告，對發現的問題及時進行整改。六、通信與辦公設備管理（一）固定電話管理1.使用規定：員工應妥善使用公司固定電話，不得撥打與工作無關的電話。2.保密要求：在使用固定電話時，不得談論公司機密信息。3.故障報修：如發現固定電話故障，應及時通知行政部進行維修。（二）移動電話管理1.使用規定：員工應妥善使用公司配備的移動電話，不得將移動電話用于與工作無關的活動。2.保密要求：在使用移動電話時，不得談論公司機密信息。3.數據安全：員工應妥善保管移動電話中的數據，不得將重要數據存儲在移動電話中。如需存儲，應進行加密處理。4.費用管理：公司按照相關規定為員工報銷移動電話費用，員工應嚴格按照報銷標準使用。（三）辦公電腦管理1.使用規定：員工應妥善使用公司配備的辦公電腦，不得將辦公電腦用于與工作無關的活動。2.保密要求：在使用辦公電腦時，不得談論公司機密信息。辦公電腦應設置開機密碼，并定期更換。3.數據安全：員工應定期對辦公電腦中的數據進行備份，并妥善保管。不得在辦公電腦上安裝未經公司批準的軟件。4.維護保養：員工應定期對辦公電腦進行維護保養，如殺毒、清理垃圾文件等。如發現辦公電腦故障，應及時通知行政部進行維修。（四）復印機、打印機等設備管理1.使用規定：員工應按照操作規程使用復印機、打印機等設備，不得擅自拆卸或維修設備。2.保密要求：在使用復印機、打印機等設備時，涉及公司機密信息的文件應進行加密處理，并專人負責操作。3.紙張管理：員工應節約使用紙張，避免浪費。對于廢棄的紙張，應進行粉碎處理。4.設備維護：行政部應定期對復印機、打印機等設備進行維護保養，確保設備的正常運行。七、保密教育培訓與監督檢查（一）保密教育培訓1.培訓計劃：機要保密辦公室應制定年度保密教育培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間等。2.培訓內容：保密教育培訓內容包括國家有關法律法規、公司機要與保密制度、保密意識和技能等。3.培訓方式：保密教育培訓可采用集中培訓、在線培訓、專題講座等方式進行。4.培訓記錄：機要保密辦公室應做好保密教育培訓記錄，包括培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓人員等。（二）監督檢查1.檢查計劃：機要保密辦公室應制定年度機要與保密工作監督檢查計劃，明確檢查內容、檢查對象、檢查時間等。2.檢查方式：監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。3.檢查內容：監督檢查內容包括機要文件管理、保密信息管理、計算機信息系統安全管理、通信與辦公設備管理等方面。4.檢查記錄：機要保密辦公室應做好監督檢查記錄，包括檢查時間、檢查地點、檢查內容、檢查結果等。5.問題整改：對于監督檢查中發現的問題，機要保密辦公室應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，機要保密辦公室應進行復查，確保問題得到徹底解決。八、獎懲措施（一）獎勵1.對于在機要與保密工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。