材料與工具管理制度一、總則1.目的為加強公司材料與工具的管理，規范材料與工具的采購、使用、保管、核算等行為，確保材料與工具的合理使用和有效管理，降低公司成本，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及材料與工具的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產部門、研發部門、項目部門等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產、經營、項目等實際需求，合理安排材料與工具的采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。成本控制原則：在保證材料與工具質量的前提下，通過優化采購渠道、合理定價、加強庫存管理等措施，降低采購成本和使用成本。歸口管理原則：明確各部門在材料與工具管理中的職責和權限，實行歸口管理，確保管理工作的統一協調和高效運行。責任追究原則：對在材料與工具管理過程中出現的違規行為和造成的損失，追究相關責任人的責任。二、職責分工1.采購部門負責制定材料與工具的采購計劃，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進度和到貨情況。負責收集市場信息，掌握材料與工具的價格動態，進行采購成本分析和控制，爭取最優采購價格。負責與供應商溝通協調，處理采購過程中的質量問題、交貨期問題等，并及時反饋給相關部門。2.倉庫管理部門負責材料與工具的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作，確保庫存物資的安全、完整和賬實相符。建立健全庫存管理制度，定期對庫存物資進行盤點清查，及時發現和處理庫存積壓、短缺等問題。負責庫存物資的標識管理，確保物資分類存放、標識清晰，便于識別和查找。3.生產部門根據生產計劃和實際需求，合理領用材料與工具，并按照規定的操作規程使用，確保生產的順利進行。負責對生產過程中使用的材料與工具進行現場管理，及時清理和回收廢舊物資，提高材料與工具的利用率。配合倉庫管理部門做好庫存盤點工作，提供相關的生產數據和信息。4.研發部門在新產品研發和項目實施過程中，負責提出材料與工具的需求計劃，并對所需材料與工具的技術要求、質量標準等進行明確和規范。參與材料與工具的選型和采購評審工作，提供技術支持和建議。負責對研發過程中使用的材料與工具進行跟蹤和評估，及時反饋使用效果和改進意見。5.項目部門根據項目預算和進度要求，合理安排項目所需材料與工具的采購和使用計劃，并負責項目現場材料與工具的管理和監督。負責項目結束后剩余材料與工具的清理、回收和移交工作，確保項目物資的妥善處理。配合采購部門、倉庫管理部門等做好項目物資的核算和結算工作。6.財務部門負責制定材料與工具的核算辦法，建立健全財務賬目，對材料與工具的采購、入庫、領用、消耗等進行準確的核算和記錄。負責審核材料與工具的采購合同、發票等相關憑證，辦理付款手續，并對材料與工具的成本進行分析和控制。定期與采購部門、倉庫管理部門等核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。三、采購管理1.采購計劃各部門應根據生產計劃、項目進度、設備維護等實際需求，提前編制材料與工具的采購計劃，并提交給采購部門。采購計劃應明確材料與工具的名稱、規格、型號、數量、需求時間等詳細信息。采購部門收到各部門的采購計劃后，應進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，制定年度、季度、月度采購計劃，并報公司領導審批。采購計劃一經批準，應嚴格執行。如因生產計劃調整、項目變更等原因需要變更采購計劃，應及時通知采購部門，并按規定程序辦理變更手續。2.供應商選擇采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等進行綜合評估，選擇合格的供應商建立長期合作關系。采購部門應定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩定和優質。對于重要材料與工具的采購，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式選擇供應商，確保采購過程的公開、公平、公正。3.采購合同采購部門與供應商簽訂采購合同前，應仔細審核合同條款，確保合同內容符合公司要求和法律法規規定。合同應明確材料與工具的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保合同按時履行。如因供應商原因導致合同無法履行或出現違約情況，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，并向公司領導報告。4.采購驗收材料與工具到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門應按照合同要求和相關標準對到貨物資進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。對于驗收不合格的物資，倉庫管理部門應及時通知采購部門與供應商聯系，辦理退貨、換貨等手續。采購部門應跟蹤處理情況，確保不合格物資得到妥善處理。四、庫存管理1.入庫管理倉庫管理部門應根據采購部門提供的采購合同、發票、送貨單等憑證，對到貨物資進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，填寫入庫單，并將入庫單及時傳遞給財務部門。入庫物資應按照類別、規格、型號等進行分類存放，并做好標識管理。標識應注明物資的名稱、規格、型號、批次、入庫日期等信息，便于識別和查找。倉庫管理部門應建立庫存物資臺賬，詳細記錄物資的入庫、出庫、庫存數量等信息，并定期與財務部門核對賬目，確保賬賬相符。2.存儲保管倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保庫存物資的安全和完整。對于有特殊存儲要求的物資，應按照規定的條件進行存儲。倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點清查應包括物資的數量、質量、存儲狀況等方面。對于盤點中發現的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。倉庫管理部門應建立庫存預警機制，根據庫存物資的消耗情況、采購周期等因素，設定合理的庫存預警線。當庫存物資低于預警線時，應及時通知采購部門進行補貨。3.發放領用各部門因生產、經營、項目等需要領用材料與工具時，應填寫領用申請表，注明領用物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審批后，到倉庫管理部門辦理領用手續。倉庫管理部門應根據審批后的領用申請表，按照先進先出、限額領料等原則發放物資，并填寫出庫單。出庫單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、領用部門等信息。對于貴重材料與工具、易燃易爆物品等，應實行限量領用、專人保管制度，并嚴格按照相關規定進行發放和使用。4.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點清查應包括物資的數量、質量、存儲狀況等方面。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次。盤點結束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括盤點日期、盤點范圍、盤點結果、差異原因分析等。對于盤點中發現的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。財務部門應根據倉庫管理部門提供的盤點報告，對庫存物資的賬面價值進行調整，確保財務賬目的準確性。五、使用管理1.使用計劃各部門應根據生產計劃、項目進度等實際需求，合理制定材料與工具的使用計劃，并提交給倉庫管理部門。使用計劃應明確材料與工具的名稱、規格、型號、數量、使用時間等詳細信息。倉庫管理部門應根據各部門的使用計劃，結合庫存情況，合理安排物資的發放，確保生產和項目的順利進行。2.使用規范各部門應按照規定的操作規程使用材料與工具，確保使用安全和質量。對于貴重材料與工具、易燃易爆物品等，應制定專門的使用管理制度，并嚴格按照制度執行。各部門應加強對材料與工具的現場管理，及時清理和回收廢舊物資，提高材料與工具的利用率。對于閑置不用的物資，應及時辦理退庫手續，交倉庫管理部門統一保管。各部門應建立材料與工具使用臺賬，詳細記錄物資的領用、使用、消耗等情況，并定期與倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符。3.維護保養各部門應負責對本部門使用的材料與工具進行日常維護保養，確保其性能良好、正常使用。對于大型設備、精密儀器等關鍵物資，應制定專門的維護保養計劃，并安排專人負責。倉庫管理部門應定期對庫存物資進行檢查和維護，確保物資的質量和性能。對于有保質期要求的物資，應按照規定的期限進行檢查和處理，確保物資在保質期內使用。六、核算管理1.成本核算財務部門應按照規定的成本核算方法，對材料與工具的采購成本、使用成本等進行核算。采購成本包括物資的購買價格、運輸費用、裝卸費用等；使用成本包括物資的消耗費用、維修費用、折舊費用等。財務部門應定期對材料與工具的成本進行分析和控制，找出成本變動的原因，采取相應的措施降低成本。如通過優化采購渠道、合理安排庫存、提高物資利用率等方式，降低采購成本和使用成本。2.賬目管理財務部門應建立健全材料與工具的財務賬目，詳細記錄物資的采購、入庫、領用、消耗、庫存等情況。賬目應做到賬賬相符、賬實相符。財務部門應定期與采購部門、倉庫管理部門等核對賬目，及時發現和解決賬目差異問題。對于賬目差異較大的情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.報表編制財務部門應定期編制材料與工具的相關報表，如采購報表、庫存報表、成本報表等。報表應真實、準確、完整地反映材料與工具的管理情況和成本情況。財務部門應及時向公司領導和相關部門提供報表，為公司決策提供依據。同時，應根據報表分析結果，提出改進材料與工具管理的建議和措施。七、監督檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對材料與工具的管理情況進行審計，檢查采購計劃的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、庫存管理情況、使用管理情況、核算管理情況等是否符合規定。內部審計部門應根據審計結果，提出審計意見和建議，督促相關部門整改存在的問題，確保材料與工具的管理工作規范、有效。2.定期檢查公司應定期組織對材料與工具的管理情況進行檢查，檢查內容包括采購管理、庫存管理、使用管理、核算管理等方面。檢查可采取現場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.違規處理對于在材料與工具管理過程中出現的違規行為，如違規采購、浪費物資、賬