材料采購及管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需材料的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部是公司材料采購的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、組織采購活動(dòng)、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同等工作。采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，負(fù)責(zé)全面管理采購部工作，制定采購策略和計(jì)劃，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。采購部根據(jù)采購業(yè)務(wù)的需要，設(shè)若干采購專員，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商開發(fā)、采購訂單下達(dá)、合同執(zhí)行跟蹤等。2.其他部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出材料需求計(jì)劃，明確材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在采購過程中，需求部門應(yīng)積極配合采購部，提供必要的技術(shù)支持和信息反饋。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保所采購材料符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求。參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的意見和建議。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和控制，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。倉儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)采購材料的入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，建立庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保庫存物資的安全和完整。及時(shí)向采購部反饋庫存信息，協(xié)助采購部做好采購計(jì)劃的調(diào)整。三、采購流程1.需求計(jì)劃提出每月末，各需求部門根據(jù)次月生產(chǎn)、經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，填寫《材料需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交給采購部。需求部門應(yīng)確保需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性，如有特殊情況需要臨時(shí)調(diào)整需求計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)書面通知采購部。2.采購計(jì)劃制定采購部收到各需求部門提交的《材料需求計(jì)劃表》后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)采購經(jīng)理審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)評價(jià)等。采購部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、技術(shù)部等）對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。采購部定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。4.采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》。《采購訂單》應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息。采購訂單經(jīng)采購經(jīng)理審核后加蓋公司公章或合同專用章，并傳真或郵寄給供應(yīng)商。采購部應(yīng)及時(shí)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同由采購部起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同，并確保合同的有效履行。6.材料驗(yàn)收材料到貨前，采購部應(yīng)提前通知質(zhì)量部和倉儲(chǔ)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。材料到貨時(shí)，倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)核對到貨材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝等信息是否與采購訂單一致，并對材料的外觀質(zhì)量進(jìn)行檢查。質(zhì)量部按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對到貨材料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，確保材料質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。同時(shí)，質(zhì)量部應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，作為處理問題的依據(jù)。7.采購付款采購材料驗(yàn)收合格后，采購部應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、采購訂單等資料，填寫《付款申請單》，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對《付款申請單》進(jìn)行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)。采購部應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對采購付款情況，確保付款信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、采購成本控制1.價(jià)格管理采購部應(yīng)定期收集市場價(jià)格信息，了解材料價(jià)格動(dòng)態(tài)。通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。對于常用材料，采購部應(yīng)建立價(jià)格檔案，記錄不同時(shí)期的采購價(jià)格，并進(jìn)行分析比較。根據(jù)價(jià)格變化趨勢，適時(shí)調(diào)整采購策略，降低采購成本。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，運(yùn)用合理的談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，要注意維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，避免因價(jià)格過低而影響材料質(zhì)量和交貨期。2.采購批量控制采購部應(yīng)根據(jù)材料的需求情況、采購周期、存儲(chǔ)成本等因素，合理確定采購批量。通過批量采購，爭取獲得供應(yīng)商的數(shù)量折扣，降低采購單價(jià)。同時(shí)，要避免因采購批量過大而導(dǎo)致庫存積壓，增加庫存成本和資金占用。采購部應(yīng)定期對庫存進(jìn)行分析，根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率和市場需求變化，及時(shí)調(diào)整采購批量。3.成本分析與考核采購部應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，對比采購預(yù)算與實(shí)際采購成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。公司建立采購成本考核制度，對采購部及采購人員的采購成本控制情況進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括采購成本節(jié)約率、采購價(jià)格合理性、采購成本降低額等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對未完成成本控制目標(biāo)的進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解材料價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等市場風(fēng)險(xiǎn)因素。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對公司采購業(yè)務(wù)的影響。加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，提前做好應(yīng)對市場變化的預(yù)案，確保在市場風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)調(diào)整采購策略，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對供應(yīng)商進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評估，包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)狀況等方面。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于重要材料的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商作為備份，以防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致供應(yīng)中斷。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格把控采購材料的質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系審核和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式。質(zhì)量部應(yīng)加強(qiáng)對采購材料的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保所采購材料符合公司質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，包括退貨、換貨、整改等，避免因質(zhì)量問題給公司帶來損失。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對采購材料的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和追溯，查明原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。4.合同風(fēng)險(xiǎn)采購合同簽訂前，必須由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等內(nèi)容，避免因合同漏洞而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。在合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，同時(shí)加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違反合同約定，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。定期對采購合同進(jìn)行清理和歸檔，妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱和審計(jì)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況、采購風(fēng)險(xiǎn)管理情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，及時(shí)進(jìn)行整改，完善采購管理制度和流程。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期開展廉政教育活動(dòng)，加強(qiáng)對采購人員的廉潔意識(shí)培