樣品室流程管理制度一、總則（一）目的為加強樣品室的管理，規范樣品的接收、存儲、使用、發放及歸還流程，確保樣品的質量、安全與完整，滿足公司業務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司樣品室的所有樣品管理活動，包括但不限于各類產品樣品、原材料樣品、研發樣品等。（三）職責分工1.樣品室管理員負責樣品的日常管理工作，包括樣品的接收、驗收、存儲、標識、盤點等。按照規定的流程發放和歸還樣品，確保樣品的去向清晰、記錄準確。維護樣品室的環境安全，定期檢查樣品的存儲狀態，及時處理異常情況。2.相關業務部門負責提交樣品需求申請，明確樣品的名稱、規格、數量、用途等信息。在使用樣品過程中，遵守相關規定，確保樣品的合理使用和安全歸還。協助樣品室管理員進行樣品的盤點和清查工作。3.質量部門參與樣品的驗收工作，對樣品的質量進行檢驗和判定。對樣品使用過程中的質量問題進行跟蹤和處理，提供質量技術支持。二、樣品接收流程（一）外部樣品接收1.業務部門收到外部樣品業務人員在收到外部送來的樣品后，應及時填寫《外部樣品接收登記表》，詳細記錄樣品的名稱、規格、型號、數量、來源、寄送日期等信息。將樣品及《外部樣品接收登記表》一并交至樣品室管理員。2.樣品室管理員驗收樣品室管理員依據業務人員提交的《外部樣品接收登記表》對樣品進行核對驗收。檢查樣品的包裝是否完好，有無破損、變形、污漬等情況。對照樣品清單，核對樣品的數量、規格、型號等是否一致。對于有質量要求的樣品，及時通知質量部門進行檢驗。質量部門檢驗合格后，樣品室管理員在《外部樣品接收登記表》上簽字確認，并將樣品妥善存放于樣品室。若驗收發現樣品存在問題，樣品室管理員應及時與業務人員溝通，要求對方補充或更換樣品，并記錄相關情況。（二）內部樣品接收1.各部門提交樣品公司內部各部門如需將自制或收集的樣品存入樣品室，應填寫《內部樣品提交申請表》，注明樣品的名稱、規格、型號、數量、用途、提交部門等信息。將申請表及樣品一并提交至樣品室管理員。2.樣品室管理員審核與接收樣品室管理員對《內部樣品提交申請表》進行審核，確認申請信息完整、合理。按照外部樣品接收的驗收流程對內部樣品進行驗收。驗收合格后，在《內部樣品提交申請表》上簽字，將樣品存入樣品室，并更新樣品庫存記錄。三、樣品存儲管理（一）存儲環境要求1.根據樣品的特性，設置適宜的存儲環境，包括溫度、濕度、通風、照明等條件。例如，對于一些易受潮的樣品，應存放在干燥通風的區域；對于對溫度敏感的樣品，需配備相應的溫控設備。2.定期對樣品室的環境條件進行監測和記錄，確保存儲環境符合要求。如發現環境條件異常，應及時采取措施進行調整。（二）存儲區域劃分1.按照樣品的類別、用途、規格等進行分類存儲，設置不同的存儲區域，并明確標識。例如，可以分為產品樣品區、原材料樣品區、研發樣品區等。2.在每個存儲區域內，根據樣品的具體情況，進一步劃分貨位或貨架，確保樣品存放整齊、有序，便于查找和管理。（三）樣品標識1.對每個樣品或每組樣品進行唯一標識，標識信息應包括樣品名稱、規格、型號、批次、入庫日期等。2.標識應清晰、牢固，易于識別。可采用標簽、標識牌等方式進行標識，確保標識不脫落、不模糊。3.在樣品存放位置附近設置標識牌，標明該區域存放樣品的類別、范圍等信息，方便快速定位樣品。（四）庫存盤點1.定期對樣品室的庫存進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況設定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、時間等。盤點人員應認真核對樣品的數量、規格、狀態等信息，并做好記錄。3.對于盤點中發現的差異，應及時查找原因，并進行調整。如因丟失、損壞等原因造成的差異，應追究相關責任人的責任，并按照規定進行處理。4.盤點結束后，編制《樣品室盤點報告》，總結盤點情況，包括庫存數量、差異情況及處理結果等，報送相關領導和部門。四、樣品使用流程（一）使用申請1.公司內部各部門因業務需要使用樣品時，應填寫《樣品使用申請表》，注明樣品名稱、規格、型號、數量、使用目的、預計使用期限、使用部門及使用人等信息。2.將申請表提交至樣品室管理員審核。樣品室管理員根據庫存情況及申請的合理性進行審核，對于庫存不足或申請不合理的情況，及時與申請部門溝通并說明原因。3.審核通過后，樣品室管理員在申請表上簽字確認，并根據申請發放樣品。（二）樣品發放1.樣品室管理員依據審核通過的《樣品使用申請表》，從樣品室取出相應樣品，并與使用人進行當面交接。2.在《樣品發放登記表》上詳細記錄樣品的發放時間、名稱、規格、數量、使用部門、使用人等信息，并由使用人簽字確認。3.對于貴重或關鍵樣品，可要求使用人提供必要的擔保或承諾，確保樣品的安全和正確使用。（三）樣品使用過程監督1.使用部門應確保樣品在規定的使用范圍內合理使用，不得擅自更改樣品用途或轉借他人。2.樣品室管理員定期對樣品的使用情況進行跟蹤檢查，了解樣品的使用進度和狀態，發現問題及時與使用部門溝通并協調解決。3.質量部門在必要時可對樣品的使用過程進行質量監督，確保樣品使用過程符合質量要求。（四）樣品歸還1.使用完畢后，使用人應及時將樣品歸還至樣品室。歸還時，樣品室管理員應按照《樣品接收登記表》和《樣品發放登記表》對樣品進行核對驗收。2.檢查樣品的外觀、數量、規格等是否完好、一致，有無損壞、丟失等情況。如有問題，應要求使用人說明原因，并按照規定進行處理。3.驗收合格后，樣品室管理員在《樣品歸還登記表》上記錄歸還時間、樣品狀態等信息，并更新樣品庫存記錄。五、樣品報廢與銷毀流程（一）報廢申請1.對于因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢的樣品，使用部門或相關責任人應填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品報廢的原因、名稱、規格、型號、數量等信息。2.提交申請表至樣品室管理員，樣品室管理員核實樣品庫存情況后簽字確認，并提交至質量部門進行技術鑒定。（二）報廢鑒定1.質量部門根據樣品的特性和相關標準，對申請報廢的樣品進行技術鑒定，判斷是否符合報廢條件。2.如鑒定通過，質量部門在《樣品報廢申請表》上簽署意見，并提交至相關領導審批。（三）報廢審批1.相關領導根據質量部門的鑒定意見和公司的相關規定，對樣品報廢申請進行審批。2.審批通過后，在申請表上簽字確認，同意樣品報廢處理。（四）報廢處理1.樣品室管理員根據審批通過的《樣品報廢申請表》，對報廢樣品進行登記造冊，并按照公司規定的方式進行銷毀處理。2.對于有環保要求的樣品，應按照相關環保法規進行處理，確保不對環境造成污染。3.在銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監督人等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。六、樣品室安全管理（一）安全制度1.建立健全樣品室安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.制定安全操作規程，規范樣品的接收、存儲、使用、發放及歸還等環節的操作行為，防止安全事故的發生。（二）安全設施配備1.在樣品室內配備必要的安全設施，如消防器材、通風設備、防盜報警裝置等，并確保其性能良好、正常運行。2.定期對安全設施進行檢查、維護和更新，確保其可靠性和有效性。（三）安全檢查1.樣品室管理員定期對樣品室進行安全檢查，重點檢查樣品的存儲狀態、環境條件、安全設施等情況。2.對檢查中發現的安全隱患，應及時采取措施進行整改，確保樣品室的安全。3.對于重大安全隱患，應立即報告相關領導，并采取緊急措施，防止事故擴大。（四）應急處理1.