注塑廠采購管理制度一、總則1.目的為規范注塑廠采購工作流程，確保采購活動的高效、有序進行，保障生產所需物資的及時供應，同時控制采購成本，保證物資質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于注塑廠所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據生產計劃、庫存狀況等實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優先原則：在滿足需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合生產要求。成本控制原則：通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守職業道德，廉潔奉公，杜絕收受供應商賄賂等不正當行為。二、采購組織與職責1.采購部門設置設立采購部，負責注塑廠的采購工作。采購部設采購經理一名，采購專員若干。2.采購經理職責全面負責采購部的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。建立和維護供應商管理體系，評估、選擇和管理供應商，確保供應商的供貨能力和質量。審核采購訂單，控制采購進度和成本，協調解決采購過程中的問題。定期向上級領導匯報采購工作情況，提供采購數據分析和建議。3.采購專員職責根據采購計劃和需求，尋找、篩選和聯系供應商，收集供應商信息和報價。協助采購經理進行供應商評估和選擇，參與采購合同的談判和簽訂。負責采購訂單的下達、跟蹤和執行，確保物資按時、按質、按量供應。與倉庫、生產等部門溝通協調，及時處理物資到貨、驗收、退貨等事宜。整理和歸檔采購相關文件和資料，建立采購檔案。三、采購流程1.需求計劃生產部門根據生產計劃和庫存狀況，每月[具體時間]前制定次月的物資需求計劃，明確物資名稱、規格、型號、數量等詳細信息，并提交給采購部。其他部門（如設備部、行政部等）根據工作需要，提前[具體時間]向采購部提交物資需求申請，注明需求原因、預計使用時間等。2.采購申請審批采購專員收到需求計劃或申請后，進行初步審核，核實需求的合理性和準確性。將審核后的需求計劃或申請提交采購經理審批，采購經理根據實際情況進行審批，對于金額較大或重要的采購項目，需報上級領導批準。3.供應商選擇與評估根據采購需求，采購專員通過多種渠道（如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等）尋找潛在供應商，并收集其相關信息，包括公司概況、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。采購專員對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出若干家符合要求的供應商，并邀請其提供報價和樣品。采購部組織相關人員（如質量部門、技術部門等）對供應商提供的樣品進行檢驗和評估，同時對供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮質量、價格、交貨期等因素，選擇合適的供應商。采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等，定期對供應商進行評估和更新，對于表現不佳的供應商，及時采取措施進行調整或淘汰。4.采購合同簽訂采購專員與選定的供應商就采購物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判，達成一致后起草采購合同。采購合同經采購經理審核后，提交法務部門進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求。采購合同經法務部門審查通過后，由采購經理與供應商簽訂合同，并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購專員將合同副本分發給相關部門（如倉庫、財務等），以便跟蹤和執行。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，在[具體時間]前下達采購訂單給供應商，明確訂單編號、物資名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等詳細信息。采購訂單下達后，采購專員及時與供應商溝通確認訂單接收情況，確保供應商已收到訂單并能夠按時、按質、按量生產和供應物資。6.采購進度跟蹤采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解物資生產進度、運輸情況等。對于可能影響交貨期的問題，采購專員及時與供應商協商解決，并向采購經理匯報。采購經理根據情況采取相應措施，確保物資按時供應。采購專員每周[具體時間]向采購經理提交采購進度報告，匯報本周采購訂單的執行情況、存在的問題及解決方案等。7.物資驗收物資到貨前，采購專員通知倉庫做好驗收準備工作，并將到貨信息告知質量部門。物資到貨后，倉庫管理人員會同質量檢驗人員按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，倉庫管理人員辦理入庫手續，并在采購訂單上簽字確認；對于驗收不合格的物資，質量檢驗人員出具不合格報告，采購專員及時與供應商聯系，協商退貨、換貨或補貨等事宜。8.付款管理采購專員根據采購合同和物資驗收情況，在規定的付款期限前整理好付款申請資料，包括發票、驗收單、采購合同等，并提交給財務部門。財務部門對付款申請資料進行審核，核實發票的真實性、合法性和準確性，以及物資驗收情況和合同執行情況等。財務部門審核通過后，按照公司財務制度和采購合同約定的付款方式進行付款，并在付款后及時登記入賬。四、采購成本控制1.采購預算管理采購部根據公司年度經營計劃和生產需求，編制年度采購預算，明確各類物資的采購金額、采購數量等指標，并報上級領導審批。采購部每月對采購預算的執行情況進行分析和總結，及時發現偏差并采取措施進行調整，確保采購預算的嚴格執行。2.價格談判采購專員在采購過程中，應充分了解市場行情，與供應商進行價格談判，爭取最優惠的采購價格。對于金額較大或重要的采購項目，采購部可組織相關部門（如生產部門、財務部門等）進行聯合談判，共同制定采購策略，降低采購成本。3.采購成本分析采購部定期對采購成本進行分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，評估采購成本的合理性和效益性。采購部根據采購成本分析結果，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，不斷優化采購工作流程，降低采購成本。五、供應商管理1.供應商開發采購部根據公司業務發展和采購需求，制定供應商開發計劃，積極尋找新的供應商。采購專員通過多種渠道收集供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選和評估，確定符合要求的供應商名單，并進行實地考察。采購部組織相關人員（如質量部門、技術部門等）對實地考察合格的供應商進行評審，評審通過后納入供應商管理體系。2.供應商評估采購部定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、環保等方面。采購部根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，并采取相應的管理措施。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時進行淘汰。3.供應商激勵與約束采購部建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、增加采購份額、提供培訓機會等。采購部建立供應商約束機制，對于違反采購合同、產品質量不合格、交貨期延誤等問題的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等措施進行處罰。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。采購部根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動、供應短缺等情況，合理安排采購計劃，適當儲備物資，以應對市場變化。供應商風險應對：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，同時建立供應商應急管理機制，確保在供應商出現問題時能夠及時找到替代供應商。質量風險應對：加強質量檢驗和驗收工作，嚴格按照采購合同和相關標準對物資進行檢驗，確保物資質量符合要求。對于質量不合格的物資，及時與供應商協商解決，要求其采取整改措施或退換貨。合同風險應對：加強合同管理，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。在簽訂合同前，仔細審查合同條款，避免出現漏洞和風險。同時，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。付款風險應對：加強付款管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款期限進行付款。在付款前，仔細審核付款申請資料，確保發票、驗收單等相關憑證真實、合法、有效。同時，建立付款風險預警機制，及時發現和處理可能存在的付款風險。七、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案包括采購申請、采購訂單、采購合同、供應商報價單、樣品檢驗報告、驗收單、發票、付款憑證等與采購活動相關的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購專員負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照時間順序和類別對采購檔案進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。采購檔案應定期歸檔保存，保存期限按照公司檔案管理制度執行。對于重要的采購檔案，應進行備份保存，防止檔案丟失或損壞。3.檔案查閱與使用公司內部人員因工作需要查閱采購檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到采購部查閱檔案。采購部應指定專人負責檔案查閱工作，按照申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員