日常維修用料管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常維修用料的管理，規(guī)范用料流程，合理控制成本，確保維修工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有日常維修用料的采購、存儲、領(lǐng)用、使用及核銷等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)維修實際需求，合理確定用料數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.成本控制原則：在保證維修質(zhì)量的前提下，努力降低用料成本，提高資金使用效益。3.規(guī)范管理原則：建立健全各項管理制度和流程，確保維修用料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對在維修用料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）采購部門1.負責(zé)根據(jù)維修需求計劃，選擇合格的供應(yīng)商，進行采購談判，簽訂采購合同。2.確保采購的用料質(zhì)量符合要求，按時到貨，并負責(zé)辦理相關(guān)驗收手續(xù)。3.建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。（二）倉庫管理部門1.負責(zé)維修用料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。2.建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。3.對庫存用料進行分類存放，做好防潮、防火、防盜等工作，保證用料質(zhì)量不受損。（三）維修部門1.負責(zé)編制維修用料需求計劃，明確用料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.在用料領(lǐng)用后，負責(zé)合理使用，確保維修質(zhì)量，并及時辦理用料核銷手續(xù)。3.對維修用料的使用情況進行分析和總結(jié)，提出改進建議。（四）財務(wù)部門1.負責(zé)審核維修用料采購合同、報銷憑證等，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對維修用料成本進行核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和報告。（五）質(zhì)量管理部門1.對采購的維修用料質(zhì)量進行抽檢，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對維修用料的使用質(zhì)量進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。三、采購管理（一）需求計劃編制1.維修部門應(yīng)根據(jù)維修任務(wù)安排，提前[X]個工作日編制維修用料需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出用料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。2.對于緊急維修用料需求，維修部門應(yīng)在提出需求的同時說明緊急原因，并盡快補辦需求計劃審批手續(xù)。（二）采購審批1.維修用料需求計劃提交后，由采購部門進行匯總和審核。采購部門根據(jù)庫存情況和實際需求，對需求計劃進行調(diào)整和優(yōu)化，確保采購的必要性和合理性。2.經(jīng)采購部門審核后的需求計劃，按照公司采購審批流程進行審批。審批權(quán)限根據(jù)用料金額大小設(shè)定，具體如下：用料金額在[X]元以下的，由采購部門負責(zé)人審批。用料金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批。用料金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商作為合作對象。2.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行實地考察和評估，收集相關(guān)資質(zhì)證明文件，經(jīng)審核合格后納入合格供應(yīng)商名錄。3.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行整改或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審批后的需求計劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確用料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便做好后續(xù)的收貨、付款等工作。（五）采購執(zhí)行與到貨驗收1.采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨情況，確保用料按時到貨。2.用料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨清單，對用料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行仔細核對。3.驗收合格的用料，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在送貨清單上簽字確認。驗收不合格的用料，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到驗收合格的維修用料后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨清單和實際到貨情況，填寫入庫單，注明用料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。（二）存儲管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)維修用料的性質(zhì)和特點，對庫存用料進行分類存放。不同規(guī)格、型號、用途的用料應(yīng)分開存放，并做好標(biāo)識，便于查找和管理。2.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，做好防潮、防火、防盜等工作。對于易受潮、易變質(zhì)的用料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，確保用料質(zhì)量不受損。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存用料進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[X]月/季/年，盤點結(jié)束后應(yīng)編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行說明，并提出處理意見。（三）發(fā)放管理1.維修部門領(lǐng)用維修用料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明用料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審批。2.領(lǐng)料單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為發(fā)放用料的依據(jù)；一聯(lián)交維修部門，作為用料使用記錄；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為成本核算依據(jù)。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放用料，并在領(lǐng)料單上簽字確認。發(fā)放用料時，應(yīng)遵循先進先出的原則，確保用料的時效性。4.對于貴重或限量使用的維修用料，倉庫管理部門應(yīng)建立領(lǐng)用臺賬，詳細記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、用途等信息，以便進行跟蹤和管理。五、領(lǐng)用與使用管理（一）領(lǐng)用管理1.維修人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)取維修用料，不得私自挪用或超領(lǐng)。2.領(lǐng)料時，維修人員應(yīng)仔細核對用料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)料單一致。如發(fā)現(xiàn)用料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通解決。3.維修部門因特殊原因需要臨時增加用料需求的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的需求計劃編制和審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。（二）使用管理1.維修人員在使用維修用料時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行，確保用料的合理使用和維修質(zhì)量。2.對于剩余的維修用料，維修人員應(yīng)及時交回倉庫，不得隨意丟棄或留存。倉庫管理人員應(yīng)對交回的剩余用料進行清點和驗收，辦理退庫手續(xù)。3.維修部門應(yīng)定期對維修用料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，提高用料利用率，降低維修成本。六、核銷管理（一）核銷流程1.維修工作完成后，維修人員應(yīng)及時填寫用料核銷單，注明維修項目名稱、用料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、實際使用情況等信息，并附上領(lǐng)料單、維修記錄等相關(guān)憑證。2.用料核銷單經(jīng)維修部門負責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門進行核對。倉庫管理部門根據(jù)庫存臺賬和實際發(fā)放情況，對用料核銷單進行審核，并簽字確認。3.經(jīng)倉庫管理部門審核后的用料核銷單，提交給財務(wù)部門進行核銷。財務(wù)部門根據(jù)用料核銷單和相關(guān)憑證，對維修用料成本進行核算和核銷，并在財務(wù)賬目中進行記錄。（二）核銷期限維修用料核銷應(yīng)在維修工作完成后的[X]個工作日內(nèi)完成。對于逾期未核銷的，財務(wù)部門應(yīng)及時督促相關(guān)部門辦理核銷手續(xù)。（三）差異處理1.在核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)用料實際使用數(shù)量與領(lǐng)料數(shù)量存在差異，倉庫管理部門和維修部門應(yīng)共同查找原因。如因合理損耗、維修變更等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)在核銷單上注明原因，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認。2.如因人為原因?qū)е掠昧蟻G失、浪費等情況，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對日常維修用料管理情況進行審計，檢查采購、庫存、領(lǐng)用、核銷等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查采購部門、倉庫管理部門、維修部門等應(yīng)定期對本部門的維修用料管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，公司應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合檢查，對維修用料管理情況進行全面評估。（三）違規(guī)處理對于在日常維修用料管理過程中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭