公司激光打印機管理制度一、總則1.目的為了規范公司激光打印機的使用與管理，提高設備的使用效率，延長使用壽命，確保打印工作的正常進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有使用激光打印機的部門和個人。3.管理職責行政部門負責激光打印機的采購、選型、配置及一般性維護保養工作。定期檢查打印機的使用狀況，及時處理打印機出現的故障，確保其正常運行。對打印機的耗材進行統一管理與采購。各使用部門負責本部門激光打印機的日常使用及清潔維護工作。督促本部門員工按規定使用打印機，發現問題及時向行政部門反饋。使用人員遵守本管理制度，正確操作和使用激光打印機。愛護打印機設備，保持設備及周邊環境整潔。二、打印機的采購與配置1.采購流程根據公司業務需求及現有打印機使用狀況，各部門提前填寫《打印機采購申請表》，詳細說明申請采購的原因、打印機型號、數量等信息，并提交給行政部門。行政部門接到申請后，對申請內容進行審核，結合公司預算及整體辦公設備規劃，篩選出合適的打印機型號。將選定的打印機型號及采購預算提交給公司領導審批，經批準后由行政部門負責采購。2.配置原則根據各部門的工作性質、業務量及打印需求，合理配置激光打印機。優先考慮配置多功能一體機，以滿足打印、復印、掃描等多種辦公需求，提高設備的使用效率。在滿足工作需求的前提下，盡量選擇性能穩定、性價比高、易于維護的打印機品牌和型號。三、打印機的使用與操作1.開機與預熱使用前，檢查打印機電源線是否連接正常，確保打印機處于可工作狀態。按下打印機電源開關，打印機開始啟動并進行預熱。在預熱過程中，請勿隨意操作打印機，以免影響打印效果。預熱完成后，打印機就緒指示燈亮起，此時方可進行打印操作。2.打印操作打開需要打印的文檔或文件，選擇“打印”選項。在打印設置界面中，設置打印份數、打印范圍、打印質量等參數。若需雙面打印，可在設置中選擇“雙面打印”功能。確認打印設置無誤后，點擊“打印”按鈕，打印機即開始接收打印任務并進行打印。3.暫停與恢復打印在打印機正在打印過程中，若需暫停打印任務，可點擊打印任務窗口中的“暫停”按鈕，打印機將暫停當前任務。若要恢復打印任務，再次點擊“暫停”按鈕，使“暫停”按鈕變為“繼續”狀態，打印機即可繼續完成剩余的打印任務。4.取消打印任務在打印任務未完成前，若要取消某一打印任務，可在打印任務窗口中選中該任務，然后點擊“取消”按鈕。若打印機正在執行打印任務，可按下打印機面板上的“取消”按鈕，以停止當前打印任務。5.特殊紙張打印如果需要使用特殊紙張（如厚紙、光面紙、卡片紙等）進行打印，應先確認打印機是否支持該類型紙張。在打印前，根據紙張類型調整打印機的紙張設置，如紙張大小、紙張來源等。對于較厚或特殊材質的紙張，可適當降低打印速度，以保證打印質量。6.節能模式當打印機在一段時間內無打印任務時，將自動進入節能模式。在節能模式下，打印機的能耗降低，但仍保持隨時可打印的狀態。如需喚醒處于節能模式的打印機，只需按下打印機面板上的任意按鈕或發送一個打印任務，打印機將自動恢復到正常工作狀態。四、打印機的維護與保養1.日常清潔每天工作結束后，使用干凈的軟布擦拭打印機外部，清除表面的灰塵和污漬。定期清理打印機內部的紙屑和雜物，防止堵塞打印通道。清理時，可先打開打印機紙盒，取出硒鼓，然后使用吸塵器或軟毛刷清理紙盒、進紙通道及出紙口附近的紙屑。注意清潔打印機的硒鼓表面，避免灰塵等雜質附著影響打印質量。清潔時，使用專用的硒鼓清潔工具或干凈的軟布輕輕擦拭硒鼓表面。2.定期維護行政部門應定期（至少每月一次）對打印機進行全面維護保養。包括檢查打印機的機械部件是否正常運轉，如進紙齒輪、出紙滾輪等，如有磨損或松動應及時更換或調整。清潔打印機的光學部件，如激光掃描單元、反光鏡等，確保光路清晰，避免因光學部件污染導致打印質量下降。清潔時，使用專用的清潔液和無塵布進行擦拭。檢查打印機的墨盒或硒鼓狀態，根據耗材的使用情況及時更換墨盒或硒鼓。更換墨盒或硒鼓時，應按照打印機的操作手冊進行正確安裝。3.故障排除當打印機出現故障時，使用人員應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應盡快對故障進行診斷和排除。對于簡單的故障，如卡紙、缺紙等，行政部門可通過電話指導使用人員進行自助解決。對于較為復雜的故障，行政部門應安排專業技術人員進行維修。維修人員在維修打印機時，應做好維修記錄，記錄故障現象、維修過程及更換的零部件等信息。在打印機維修期間，如因工作需要急需使用打印機，可協調其他部門的打印機暫時供其使用，或安排外部打印服務，確保工作不受影響。五、打印機耗材管理1.耗材采購行政部門負責根據打印機的使用情況，定期統計耗材的消耗數量，并提前采購適量的墨盒、硒鼓、紙張等耗材，確保庫存充足，滿足公司日常打印需求。在采購耗材時，應選擇質量可靠、兼容性好的產品，并通過正規渠道進行采購。優先考慮與打印機生產廠家合作，以獲得原廠正品耗材，保證打印質量和打印機的正常使用壽命。建立耗材采購臺賬，詳細記錄采購日期、采購數量、供應商名稱、采購金額等信息，以便于成本核算和管理。2.耗材領用各部門因工作需要領用打印機耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規格、數量及用途，并提交給行政部門。行政部門收到申請表后，對領用申請進行審核，確認無誤后按照審批流程進行審批。審批通過后，由行政部門發放相應的耗材。領用人在領取耗材時，應在《耗材領用登記表》上簽字確認，確保耗材領用數量和實際領取情況一致。3.耗材使用監督行政部門定期檢查各部門打印機耗材的使用情況，分析耗材消耗是否合理。如發現異常消耗情況，應及時與相關部門溝通，了解原因并采取相應措施。使用部門應督促本部門員工合理使用耗材，避免浪費。如發現員工有浪費耗材的行為，應進行批評教育并及時糾正。六、安全與環保1.安全注意事項在使用激光打印機時，應注意防止觸電事故。打印機必須使用獨立的電源插座，且電源插座應接地良好。避免在打印機附近放置易燃、易爆物品，防止因打印機發熱引發火災。如打印機出現冒煙、異味、異常噪音等情況，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行檢查維修，嚴禁私自拆卸或修理打印機，以免發生危險。2.環保要求鼓勵員工雙面打印，減少紙張浪費，降低辦公成本，同時節約資源，保護環境。對于廢棄的墨盒、硒鼓等耗材，應按照環保要求進行分類回收處理，嚴禁隨意丟棄。行政部門應定期收集廢棄耗材，并交由專業的回收公司進行處理。七、違規處理1.若發現使用人員有下列違規行為之一，行政部門將視情節輕重給予相應的處罰：未經允許擅自更改打印機設置，導致打印質量下降或設備損壞的，責令其恢復原狀，并根據造成的損失情況進行賠償，同時給予警告處分。故意損壞打印機設備或惡意破壞打印機配件的，除要求其照價賠償外，視情節嚴重程度給予記過、降職等處分，情節特別嚴重的予以辭退。浪費打印機耗材，如隨意打印大量不必要文件、故意多領用耗材等，責令其改正浪費行為，并根據浪費的耗材價值給予相應的罰款，同時進行批評教育。在打印機上打印與工作無關的文件、資料或圖片，影響正常辦公秩序的，給予警告處分，并沒收違規打印的內容。2.對于因違規操作導致打印