客戶禮品費管理制度總則1.目的為規范公司客戶禮品費的管理，確保禮品的合理使用，維護公司利益，增強客戶關系，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及客戶禮品費支出的部門和員工。3.基本原則合規性原則：禮品費支出必須符合國家法律法規及公司相關規定。必要性原則：禮品的贈送應基于維護客戶關系、促進業務合作等必要目的。適度性原則：禮品價值應與公司業務規模、客戶重要程度相匹配，避免過度浪費。真實性原則：禮品費支出應真實、準確記錄，嚴禁虛報、冒領。禮品的分類與標準1.禮品分類節日禮品：如春節、中秋節等傳統節日贈送的禮品。商務禮品：用于商務活動、拜訪客戶等場合的禮品。促銷禮品：在公司產品促銷活動中向客戶贈送的禮品。2.禮品標準節日禮品：根據不同節日，結合公司實際情況，設定禮品預算范圍。例如，春節禮品預算人均不超過[X]元，可選擇包含食品、生活用品等的禮品套裝。商務禮品：依據客戶重要程度和業務往來規模確定禮品價值。對于重要客戶，禮品價值可控制在人均[X]元左右；一般客戶，人均禮品價值不超過[X]元。商務禮品應注重品質和實用性，體現公司品牌形象。促銷禮品：以吸引客戶參與促銷活動為目的，禮品價值應適中。促銷禮品可選擇與公司產品相關的小禮品，如定制的文具、小飾品等，每件禮品成本不超過[X]元。禮品的采購與審批1.采購流程需求提報：各部門根據業務需要，提前填寫《客戶禮品采購申請表》，詳細說明禮品的種類、數量、預計采購時間等信息。審核：申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對禮品的必要性、預算合理性等進行審核，審核通過后報分管領導審批。采購執行：行政部門根據審批后的申請表進行禮品采購。采購過程中應遵循貨比三家的原則，選擇質量可靠、價格合理的供應商。采購完成后，及時辦理入庫手續，并將發票等相關憑證交財務部門。2.審批權限禮品預算在[X]元以下的：由部門負責人審批，報行政部門備案。禮品預算在[X]元至[X]元之間的：經部門負責人審核后，由分管領導審批。禮品預算超過[X]元的：需經部門負責人、分管領導審核，報公司總經理審批。禮品的發放與登記1.發放流程禮品發放前：行政部門根據審批后的采購清單，組織禮品發放工作。發放前，應對禮品進行核對，確保禮品數量、質量與采購清單一致。客戶通知：對于需要直接發放給客戶的禮品，由相關業務人員提前與客戶溝通，確定禮品發放時間、地點等信息。禮品發放：禮品發放時，應要求客戶在《客戶禮品發放登記表》上簽字確認。如客戶本人無法簽收，可由其授權的人員代為簽收。特殊情況處理：如因客戶拒收、地址變更等原因導致禮品無法正常發放，業務人員應及時反饋給行政部門，并說明原因。行政部門根據實際情況進行處理，如重新安排發放、將禮品收回入庫等。2.登記管理行政部門負責建立《客戶禮品發放臺賬》：詳細記錄禮品的采購日期、名稱、數量、發放時間、發放對象、簽收人等信息。臺賬應定期更新，確保數據準確、完整。財務部門負責對禮品費支出進行賬務處理：根據《客戶禮品采購申請表》、發票、《客戶禮品發放登記表》等相關憑證，及時、準確記錄禮品費的支出情況。每月末，財務部門應與行政部門核對禮品發放臺賬，確保賬賬相符。禮品費的預算與控制1.預算編制每年年底：各部門根據下一年度業務計劃，預估客戶禮品費需求，填寫《客戶禮品費預算申請表》，詳細說明禮品類型、預計發放數量、預算金額等。行政部門匯總審核：行政部門對各部門提交的預算申請表進行匯總審核，結合公司整體經營狀況和市場行情，提出禮品費預算建議方案。預算審批：禮品費預算建議方案經公司管理層審批后確定。預算一經確定，應嚴格執行，不得隨意突破。2.預算控制月度監控：財務部門每月對禮品費支出情況進行監控，及時統計各部門禮品費實際支出金額，并與預算進行對比分析。如發現某部門禮品費支出超出預算，應及時向該部門發出預警通知。季度調整：每季度末，行政部門會同財務部門對禮品費預算執行情況進行全面分析。如因業務發展需要等原因導致禮品費預算確需調整，各部門應填寫《客戶禮品費預算調整申請表》，說明調整原因、調整金額等。預算調整申請表經部門負責人、分管領導審核，報公司總經理審批后執行。禮品費的報銷與核算1.報銷流程報銷申請：業務人員或行政人員在禮品發放完成后，應及時整理相關報銷憑證，填寫《客戶禮品費報銷單》。報銷單應注明禮品名稱、數量、金額、發放對象、發放時間等信息，并附上《客戶禮品采購申請表》、發票、《客戶禮品發放登記表》等相關證明材料。部門審核：報銷單經部門負責人審核簽字，確認禮品發放的真實性、必要性及費用合理性。財務審核：財務部門對報銷單及相關憑證進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、完整性，禮品費支出是否符合預算及公司規定等。審核無誤后，報分管領導審批。報銷支付：分管領導審批通過后，財務部門按照公司財務制度進行報銷支付。2.核算管理財務部門應按照會計準則和公司財務制度：對禮品費進行準確核算，將禮品費計入相應的會計科目。禮品費應單獨核算，不得與其他費用混淆。年度終了：財務部門應對全年禮品費支出情況進行匯總分析，編制禮品費年度報告。報告內容應包括禮品費支出總額、各部門支出情況、禮品類型分布、預算執行情況等，為公司管理層提供決策依據。監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對客戶禮品費管理情況進行審計：檢查禮品費支出是否符合本制度規定，采購流程是否規范，審批手續是否齊全，禮品發放是否真實、準確等。對于審計中發現的問題：內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規定的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理。2.違規處理對于虛報、冒領禮品費的行為：一經查實，除追回違規款項外，公司將視情節輕重給予相關責任人警告、罰款、降職、辭退等處分。對于因禮