公司行文規范及管理制度一、總則（一）目的為規范公司內部行文，確保文件的準確性、規范性和嚴肅性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工。（三）行文原則1.準確規范原則：行文應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關規定，語言表達準確、邏輯嚴謹、格式規范。2.簡潔明了原則：行文應簡潔扼要，避免冗長復雜的表述，確保閱讀者能夠快速理解文件主旨。3.及時有效原則：行文應根據工作需要及時起草、審核、發布，確保文件能夠及時傳達并發揮作用。4.分級負責原則：根據文件內容和職責范圍，明確各級部門和人員的行文權限，做到分級負責、各司其職。二、行文種類及格式（一）種類1.公司文件：包括公司發布的決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.部門文件：各部門根據工作需要自行發布的文件，如通知、工作安排等。3.會議紀要：記錄公司各類會議主要內容和決議的文件。4.工作匯報：員工向上級領導或部門提交的關于工作進展、成果、問題等情況的報告。5.其他文件：如合同、協議、規章制度等。（二）格式1.頁面設置紙張：一般采用A4紙。頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.54厘米。2.字體字號標題：一般用二號宋體加粗，居中排列。正文：一般用三號仿宋體，行距一般為固定值28磅。一級標題：用三號黑體，序號用“一、”。二級標題：用三號楷體，序號用“（一）”。三級標題：用三號仿宋體加粗，序號用“1.”。3.排版要求段落：首行縮進2個字符。頁碼：位于頁面底端居中，格式為“第X頁共X頁”。4.文件編號公司文件：由公司名稱縮寫、年份、文件類別代碼、順序號組成。例如：[公司簡稱]〔20XX〕[文件類別代碼]第X號。部門文件：由部門名稱縮寫、年份、順序號組成。例如：[部門簡稱]〔20XX〕第X號。三、行文流程（一）文件起草1.由相關部門或人員根據工作需要起草文件，明確文件主題、目的、內容、要求等。2.起草人應確保文件內容真實、準確、完整，語言通順、邏輯清晰，并注明起草日期。（二）部門審核1.文件起草完成后，提交至起草部門負責人進行審核。2.部門負責人應重點審核文件內容是否符合本部門工作實際和公司整體要求，格式是否規范，語言是否準確等，并簽署審核意見。（三）會簽1.涉及多個部門的文件，需進行會簽。2.會簽部門應認真閱讀文件內容，提出修改意見或建議，并在規定時間內完成會簽。3.起草部門根據會簽意見對文件進行修改完善。（四）審核1.重要文件或涉及公司重大事項的文件，需提交公司領導審核。2.公司領導應從公司整體利益出發，對文件內容進行全面審核，提出修改意見或建議。3.起草部門根據公司領導審核意見對文件進行修改完善。（五）簽發1.文件經審核通過后，由公司領導或授權人進行簽發。2.簽發人應認真審閱文件內容，確認無誤后簽署簽發意見和日期。（六）編號與印發1.文件簽發后，由行政部門進行編號，并按照規定格式進行排版。2.行政部門根據文件印發范圍，進行打印、復印或通過電子公文系統發送，并做好文件發放登記工作。（七）存檔1.文件印發后，行政部門應及時將文件原件及相關資料進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可查性。2.電子文件應按照公司電子檔案管理規定進行存儲和備份。四、行文規范要求（一）語言規范1.使用規范的漢字和標點符號，避免使用生僻字、異體字和錯別字。2.語言表達應簡潔明了、通俗易懂，避免使用過于專業或晦澀的詞匯和句子結構。3.表述準確、嚴謹，避免出現模糊不清、歧義或矛盾的內容。（二）格式規范1.嚴格按照本制度規定的格式進行行文，確保文件格式統一、規范。2.文件標題應準確概括文件主旨，一般不超過20個字，必要時可使用副標題。3.正文內容應層次分明，條理清晰，根據內容需要合理分段。4.附件應在正文后注明附件名稱和序號，并按照順序依次排列。（三）內容規范1.文件內容應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關規定，不得與上級文件精神相抵觸。2.明確文件的主送、抄送部門，確保文件傳達范圍準確無誤。3.文件內容應具有針對性和可操作性，避免空洞無物、泛泛而談。4.涉及重要事項、重大決策等文件，應進行充分的調研和論證，確保文件內容科學合理。五、行文審批權限（一）公司文件1.公司發布的決定、通知、通報等重要文件，由公司總經理簽發。2.公司向政府部門、上級單位報送的報告、請示等文件，由公司總經理簽發。3.公司內部規章制度、管理辦法等文件，經公司分管領導審核后，由公司總經理簽發。（二）部門文件1.各部門發布的一般性通知、工作安排等文件，由部門負責人簽發。2.涉及公司重要事項或需公司協調解決的問題的部門文件，經部門負責人審核后，提交公司分管領導簽發。（三）會議紀要1.公司級會議紀要，由會議主持人審核后，提交公司總經理簽發。2.部門級會議紀要，由部門負責人簽發。（四）工作匯報1.員工向部門負責人提交的工作匯報，由部門負責人審核。2.部門負責人向公司領導提交的工作匯報，經公司分管領導審核后，提交公司總經理審閱。六、行文保密規定（一）保密原則公司行文應遵循保密原則，嚴格控制文件的知悉范圍，確保公司機密信息不泄露。（二）保密措施1.涉及公司機密的文件，應標明密級，并按照公司保密制度進行管理。2.文件起草、審核、印發等環節的工作人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自將文件內容透露給無關人員。3.電子文件應設置相應的訪問權限和密碼，防止文件被非法獲取或篡改。4.文件傳閱應在規定的范圍內進行，傳閱完畢后及時收回，不得隨意轉借他人。5.不再使用的涉密文件應按照公司保密制度進行銷毀，不得隨意丟棄。七、行文監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司行文規范及管理制度的執行情況進行定期監督檢查。2.監督檢查內容包括文件起草、審核、簽發、編號、印發、存檔等環節是否符合本制度規定，文件格式、語言表達、內容等是否規范。（二）考核處理1.對違反本制度規定的行文行為，行政部門應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。2.對違反行文規范及管理制度情節較輕的，給予批評教育；情節較重的，按照公司相關規定進行處罰。