景觀綠化采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司景觀綠化采購管理工作，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有景觀綠化采購項(xiàng)目，包括但不限于綠化苗木、花卉、草坪、景觀小品及相關(guān)配套材料的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在滿足景觀綠化需求的前提下，力求降低采購成本，提高資金使用效益。質(zhì)量原則：嚴(yán)格把控采購產(chǎn)品的質(zhì)量，確保符合公司景觀綠化設(shè)計(jì)及使用要求。誠信原則：采購過程中應(yīng)誠實(shí)守信，維護(hù)公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司成立景觀綠化采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。負(fù)責(zé)審議景觀綠化采購的重大決策，包括采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等。2.采購執(zhí)行部門采購部：作為采購執(zhí)行的主要部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。包括編制采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進(jìn)度及驗(yàn)收等工作。景觀綠化管理部門：協(xié)助采購部進(jìn)行采購需求的明確和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，參與供應(yīng)商的考察評(píng)估，負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作，確保產(chǎn)品符合景觀綠化設(shè)計(jì)要求。3.相關(guān)部門職責(zé)財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，確保采購資金的合理支付。法務(wù)部：為采購活動(dòng)提供法律支持，審核采購合同，確保合同的合法性和有效性。三、采購計(jì)劃管理1.采購需求調(diào)研景觀綠化管理部門應(yīng)定期對(duì)公司景觀綠化現(xiàn)狀進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，提出景觀綠化采購需求。采購需求應(yīng)明確產(chǎn)品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購計(jì)劃編制采購部根據(jù)景觀綠化管理部門提出的采購需求，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購計(jì)劃調(diào)整如因公司景觀綠化規(guī)劃變更、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，采購部應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：供應(yīng)商應(yīng)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良經(jīng)營記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：具備穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量，能夠提供符合公司要求的景觀綠化產(chǎn)品及相關(guān)服務(wù)。價(jià)格合理：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，價(jià)格具有競爭力。供應(yīng)能力：具備足夠的生產(chǎn)或供應(yīng)能力，能夠按時(shí)滿足公司的采購需求。售后服務(wù)：能夠提供良好的售后服務(wù)，及時(shí)解決產(chǎn)品質(zhì)量問題及其他相關(guān)問題。2.供應(yīng)商開發(fā)與篩選采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名錄。組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，填寫《供應(yīng)商考察評(píng)估表》。根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后納入公司供應(yīng)商庫。3.供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。景觀綠化管理部門及其他相關(guān)使用部門應(yīng)積極配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)工作，提供相關(guān)反饋信息。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，提出整改要求或取消合作資格。4.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)長期合作、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、服務(wù)良好的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、給予價(jià)格優(yōu)惠等。對(duì)于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)及時(shí)淘汰出公司供應(yīng)商庫。五、采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的景觀綠化采購項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，吸引眾多供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于具有一定技術(shù)專業(yè)性、潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。向已建立的供應(yīng)商庫中符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，邀請(qǐng)其參與投標(biāo)。3.競爭性談判當(dāng)采購項(xiàng)目時(shí)間緊迫、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜或市場競爭不充分時(shí)，可采用競爭性談判方式。與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價(jià)采購適用于采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的景觀綠化采購項(xiàng)目。向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。六、采購流程1.采購申請(qǐng)使用部門根據(jù)景觀綠化需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核通過后報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司采購政策和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后返回采購部執(zhí)行。3.采購實(shí)施采購部根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，按照選定的采購方式組織采購活動(dòng)。對(duì)于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目，采購部應(yīng)編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。對(duì)于競爭性談判、詢價(jià)采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判或詢價(jià)，確定成交供應(yīng)商。采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草本提交法務(wù)部審核，確保合同的合法性和有效性。經(jīng)法務(wù)部審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.采購驗(yàn)收景觀綠化管理部門負(fù)責(zé)組織采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)采購產(chǎn)品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或其他不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。5.采購付款采購產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，采購部應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定進(jìn)行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。七、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同執(zhí)行采購部和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定履行各自的義務(wù)。采購部應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。變更或解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.合同糾紛處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。在糾紛處理期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同中無爭議的部分。八、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部應(yīng)定期對(duì)景觀綠化采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握景觀綠化產(chǎn)品價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，通過簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照采購合同要求進(jìn)行驗(yàn)收，增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：建立完善的供應(yīng)商管理體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考察、評(píng)估和考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，避免合同糾紛的發(fā)生。九、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)景觀綠化