日常檔案材料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司日常檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和移交。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.完整系統(tǒng)原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，保持有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的整體。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案材料的分類與編號(hào)（一）分類公司日常檔案材料分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理等方面的材料。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告等檔案。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涉及市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售合同、客戶資料、項(xiàng)目策劃與實(shí)施等業(yè)務(wù)活動(dòng)的材料。5.技術(shù)研發(fā)類：如研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)等相關(guān)材料。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案材料。（二）編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.行政管理類：編號(hào)為“XZXXXX”，其中“XZ”代表行政管理類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。2.人事管理類：編號(hào)為“RSXXXX”，“RS”為人事管理類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。3.財(cái)務(wù)管理類：編號(hào)為“CWXXXX”，“CW”為財(cái)務(wù)管理類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：編號(hào)為“JYXXXX”，“JY”為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。5.技術(shù)研發(fā)類：編號(hào)為“JFXXXX”，“JF”為技術(shù)研發(fā)類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。6.其他類：編號(hào)為“QTXXXX”，“QT”為其他類，后四位數(shù)字為順序號(hào)。三、檔案材料的收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，收集本部門在日常工作中形成的各類檔案材料，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、錄音錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文檔應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。4.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。（三）收集時(shí)間1.一般性檔案材料應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交綜合管理部。2.重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理，并及時(shí)移交。四、檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.行政管理類：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.人事管理類：按照員工類別、檔案項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案索引。3.財(cái)務(wù)管理類：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類，整理憑證、報(bào)表等檔案材料，編制財(cái)務(wù)檔案目錄。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案文件夾，將相關(guān)材料整理歸檔。5.技術(shù)研發(fā)類：按照研發(fā)項(xiàng)目名稱、階段進(jìn)行分類，整理技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等材料，編制技術(shù)檔案清單。6.其他類：根據(jù)材料的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行合理分類整理。（三）編目整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)打印或電子存儲(chǔ)，便于查詢和利用。五、檔案材料的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門整理好的檔案材料應(yīng)定期移交綜合管理部歸檔，一般每[X]個(gè)月移交一次。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量等信息。2.將檔案材料和《檔案移交清單》一并提交給綜合管理部檔案管理人員。3.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案材料入庫保管。六、檔案材料的保管（一）保管期限檔案材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案材料，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、檔案材料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的編號(hào)、題名、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人到綜合管理部檔案庫房查閱檔案。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）利用反饋查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，并填寫《檔案查閱反饋表》，對(duì)檔案的利用情況、存在問題等進(jìn)行反饋。八、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。九、檔案材料的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守檔案機(jī)密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制查閱等保密措施。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警