影視公司供應商管理制度一、總則1.目的為加強公司供應商管理，規范供應商選擇、采購、合作及評價等流程，確保所采購的物資、服務等符合公司要求，保障影視制作項目的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有影視制作項目涉及的各類物資供應商、服務供應商（包括但不限于道具供應商、服裝供應商、后期制作服務商、場地租賃商等）的管理。3.基本原則公平、公正、公開原則：在供應商選擇、評價、合作等環節，遵循公平公正公開的原則，確保所有供應商享有平等機會。優質優價原則：優先選擇產品質量高、服務水平好、價格合理的供應商，實現公司利益最大化。長期合作原則：與優秀供應商建立長期穩定的合作關系，共同發展，實現互利共贏。二、供應商選擇1.供應商信息收集采購部門、項目部門及其他相關部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、展會交流等。收集的信息應包括供應商基本情況（如公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍等）、產品或服務介紹、質量控制情況、價格水平、售后服務等。2.供應商篩選根據收集的供應商信息，由采購部門牽頭，聯合項目部門、財務部門等相關人員組成篩選小組，對供應商進行初步篩選。篩選標準包括但不限于：供應商資質是否齊全、生產或服務能力是否滿足公司需求、產品質量是否可靠、價格是否合理、信譽是否良好等。對于初步篩選合格的供應商，建立供應商名錄，并記錄相關信息。3.供應商實地考察對于重要物資或服務的供應商，在確定合作前，應進行實地考察。考察內容包括供應商生產或服務現場、質量管理體系、人員配備、設備狀況、物流能力等。考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商情況進行綜合評價，作為是否選擇該供應商的重要依據。4.供應商評估與選擇采購部門組織相關部門對通過實地考察的供應商進行綜合評估，評估指標可包括質量、價格、交貨期、服務等方面。采用打分制等方式對供應商進行量化評估，根據評估結果選擇得分較高的供應商作為合作對象。對于新選擇的供應商，應與其簽訂合作協議，明確雙方權利義務。三、采購流程1.采購需求提出項目部門根據影視制作項目需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等信息。采購申請表經項目負責人審核簽字后提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領導進行審批。經審批通過的采購申請表返回采購部門，作為采購操作的依據。3.采購執行采購部門根據采購申請表，在供應商名錄中選擇合適的供應商，向其發送采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細要求、價格、交貨時間、交貨地點等內容。與供應商溝通確認采購訂單內容，確保雙方理解一致。4.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方權利義務、產品或服務規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，作為雙方履行合同的依據。5.采購跟蹤與催貨采購部門應定期跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通，了解生產進度、質量狀況等。對于臨近交貨期仍未完成生產或服務的供應商，采購部門應及時進行催貨，確保按時交貨。6.到貨驗收物資或服務到貨前，采購部門應通知項目部門等相關人員做好驗收準備。驗收人員根據采購合同、采購訂單等要求，對到貨物資或服務進行數量、質量、規格等方面的驗收。對于驗收合格的物資或服務，填寫驗收報告；對于驗收不合格的，應及時與供應商協商處理，要求其更換或整改。四、供應商合作管理1.溝通協調機制建立公司與供應商之間的定期溝通機制，采購部門應定期組織與供應商的會議，交流合作情況、解決問題等。項目部門在制作過程中如發現與供應商相關的問題，應及時與采購部門溝通，由采購部門協調供應商解決。鼓勵雙方建立多種溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等，確保信息傳遞及時準確。2.質量控制要求供應商建立完善的質量管理體系，確保所提供的產品或服務符合公司質量要求。公司采購部門和項目部門應定期對供應商產品或服務質量進行抽檢，對于質量不符合要求的，及時要求供應商整改。如因供應商質量問題給公司造成損失的，供應商應承擔相應賠償責任。3.交貨期管理供應商應嚴格按照采購訂單約定的交貨期交貨，如因特殊原因需要變更交貨期的，應提前通知公司采購部門，并說明原因和預計交貨時間。采購部門應跟蹤供應商交貨期執行情況，對于延遲交貨的供應商，按照合同約定進行處罰。4.價格管理采購部門應定期與供應商協商價格，關注市場價格動態，爭取更有利的采購價格。對于因市場變化等原因需要調整價格的，供應商應提前通知公司采購部門，并提供合理的價格調整依據。公司采購部門應根據成本效益原則，綜合評估價格調整的合理性，決定是否接受價格調整。5.售后服務管理要求供應商提供完善的售后服務，包括產品維修、更換、技術支持等。公司在使用過程中如遇到問題，可向供應商提出售后服務要求，供應商應及時響應并解決問題。建立售后服務評價機制，對供應商售后服務質量進行評價，評價結果作為后續合作的參考依據。五、供應商評價與考核1.評價指標質量指標：主要考核供應商所提供產品或服務的質量符合公司要求的程度，如合格率、退貨率等。價格指標：考核供應商價格水平的合理性，如采購價格與市場平均價格的比較等。交貨期指標：評估供應商按時交貨的情況，如交貨準時率等。服務指標：包括售后服務響應速度、解決問題能力、合作配合度等方面。其他指標：如供應商創新能力、環保表現等可根據公司實際情況納入評價指標體系。2.評價周期定期評價：每季度對供應商進行一次綜合評價，評價結果作為供應商后續合作的重要依據。不定期評價：在合作過程中，如發現供應商出現重大質量問題、交貨延遲等情況，及時進行專項評價。3.評價方法數據統計分析：收集采購、驗收、使用等環節的數據，對供應商各項指標進行量化分析。問卷調查：向公司內部使用部門、項目部門等相關人員發放問卷，了解對供應商產品或服務的滿意度等情況。實地考察：必要時對供應商進行實地考察，直觀了解其運營狀況。4.考核結果應用對于評價結果優秀的供應商，給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優先合作機會等。對于評價結果不合格的供應商，發出書面整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，減少或終止合作。根據考核結果，對供應商名錄進行動態調整，淘汰不合格供應商，引入優質供應商。六、供應商風險管理1.風險識別采購部門、項目部門等相關人員應關注與供應商合作過程中的各類風險，如質量風險、交貨期風險、價格風險、法律風險等。定期對供應商合作情況進行風險排查，及時發現潛在風險。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為后續風險應對提供依據。3.風險應對