為規范公司訂票管理制度總則目的為了規范公司訂票管理工作，提高訂票效率，確保員工出差、商務活動等出行需求得到及時、合理的安排，同時控制訂票成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務需要進行的機票、火車票、汽車票等票務預訂。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規以及票務銷售機構的規定進行訂票操作。2.高效性原則：以滿足員工出行需求為前提，優化訂票流程，提高訂票效率，確保不影響工作安排。3.成本控制原則：在保證出行便利的情況下，合理選擇訂票渠道和航班車次，降低訂票成本。4.信息安全原則：妥善保管訂票信息，確保員工個人信息和公司訂票數據的安全。訂票申請與審批訂票申請1.員工因公務需要訂票時，應提前填寫《訂票申請表》，詳細注明出行日期、出發地、目的地、出行人數、出行事由等信息。2.如有特殊要求，如指定航班、座位等級等，也需在申請表中明確說明。審批流程1.部門負責人審批：員工所在部門負責人對訂票申請進行審批，重點審核出行事由的合理性和必要性。如申請符合工作需要，部門負責人應簽署同意意見，并注明預計費用額度。2.分管領導審批：對于涉及較高費用或重要商務活動的訂票申請，需經分管領導審批。分管領導應綜合考慮公司業務安排和費用預算等因素，做出審批決定。3.財務審核：財務部門對訂票申請的費用預算進行審核，確保訂票費用符合公司財務規定和預算安排。如費用超支，需說明原因并經相關領導批準后方可訂票。審批時間要求1.員工應在出行前[X]個工作日提交訂票申請，以便有足夠的時間進行審批和訂票操作。2.審批流程各環節應在[X]個工作日內完成，如遇特殊情況需延長審批時間，應及時通知申請人。訂票渠道與選擇訂票渠道1.公司指定票務代理：公司與專業的票務代理機構建立合作關系，通過指定的票務代理進行大部分票務預訂。票務代理應具備良好的信譽和服務質量，能夠提供及時、準確的票務信息和優質的售后服務。2.航空公司/鐵路部門官網：員工可根據實際情況，在航空公司或鐵路部門的官方網站上自行查詢和預訂機票或火車票，但需確保遵守公司關于訂票渠道的規定以及操作流程。3.其他正規渠道：在特殊情況下，如指定票務代理無法提供所需票務或官網訂票出現問題時，經相關領導批準，可通過其他正規的票務銷售渠道訂票。訂票選擇原則1.價格優先原則：在滿足出行時間和其他要求的前提下，優先選擇價格合理的航班、車次或座位等級。通過比較不同渠道、不同時段的票價，選擇性價比最高的訂票方案。2.出行時間匹配原則：根據員工的出行計劃，選擇合適的出發時間和到達時間，避免耽誤工作或造成不必要的等待。盡量選擇直飛或直達的航班、車次，減少中轉時間。3.航空公司/鐵路部門服務質量原則：綜合考慮航空公司或鐵路部門的服務質量，如航班準點率、機上服務、列車設施等因素，優先選擇服務較好的出行方式。訂票操作規范訂票信息確認1.訂票人員在預訂票務前，應仔細核對《訂票申請表》中的信息，確保與出行人的身份信息和實際需求一致。如發現信息有誤，應及時與申請人溝通并更正。2.對于通過票務代理訂票的情況，訂票人員應與票務代理核對訂票信息，包括航班/車次、出行日期、姓名、身份證號碼等，確保準確無誤。票務預訂與支付1.根據審批通過的訂票申請，訂票人員應及時進行票務預訂。如遇票務緊張或特殊情況無法即時預訂成功，應及時向申請人反饋，并說明預計解決時間。2.訂票成功后，應及時獲取訂票憑證，并妥善保管。憑證內容應包括票務信息、訂單號碼、支付金額等。3.按照公司財務制度進行訂票費用支付。如需預付款項，應在支付前向財務部門申請并獲得批準。支付方式應優先選擇公司規定的對公支付方式，確保支付流程合規、可追溯。行程變更與退票1.如因特殊情況需要變更行程，員工應提前[X]個工作日填寫《行程變更申請表》，注明原訂票信息、變更后的行程信息以及變更原因等，按照訂票審批流程進行申請和審批。2.行程變更涉及費用調整的，應根據票務銷售機構的規定和公司財務制度進行處理。如因變更行程產生額外費用，需經相關領導批準后方可支付。3.如需退票，員工應在符合票務銷售機構退票規定的時間內填寫《退票申請表》，說明退票原因。退票申請經審批通過后，訂票人員應及時辦理退票手續，并將退票款項及時退回公司賬戶或按照公司規定處理。退票產生的手續費等費用，按照公司相關規定執行。訂票信息管理信息記錄1.訂票人員應建立詳細的訂票信息臺賬，記錄每次訂票的相關信息，包括訂票日期、訂票人姓名、出行日期、出發地、目的地、航班/車次、座位信息、訂票費用、支付方式、票務狀態（預訂、出票、變更、退票等）等。2.對于通過票務代理訂票的情況，應記錄票務代理名稱、聯系方式以及與票務代理的溝通記錄等信息。信息更新與共享1.訂票信息如有變更，訂票人員應及時在臺賬中更新，并通知相關部門和人員。2.人事部門應定期與其他部門核對訂票信息，確保信息的準確性和一致性。同時，應根據公司管理需要，將訂票信息進行匯總分析，為公司決策提供數據支持。信息安全保護1.嚴格遵守公司信息安全管理制度，保護訂票信息的安全。訂票人員不得將訂票信息泄露給無關人員，嚴禁利用訂票信息謀取私利。2.對于涉及員工個人隱私的訂票信息，應采取加密存儲、訪問控制等措施進行保護，防止信息被竊取或篡改。費用報銷報銷憑證要求1.員工報銷訂票費用時，應提供有效的訂票憑證，包括機票行程單、火車票、汽車票以及支付憑證等。訂票憑證上的信息應與訂票申請表和實際出行情況一致。2.如通過票務代理訂票，還需提供票務代理開具的正規發票，發票內容應涵蓋訂票費用、服務費用等詳細信息。報銷流程1.員工按照公司財務報銷制度填寫《費用報銷單》，并附上訂票憑證和審批通過的《訂票申請表》。2.將報銷單據提交至部門負責人審核，部門負責人應重點審核訂票費用的合理性以及是否符合公司相關規定。審核通過后，部門負責人簽署意見并提交財務部門。3.財務部門對報銷單據進行詳細審核，包括訂票信息的真實性、費用的合規性、報銷憑證的完整性等。如審核無誤，按照公司財務流程進行報銷支付；如發現問題，應及時與員工溝通并要求補充或更正相關信息。報銷時間限制員工應在出行結束后[X]個工作日內提交訂票費用報銷申請，逾期未提交的，需說明合理原因并經相關領導批準后方可報銷。監督與考核監督機制1.公司財務部門定期對訂票費用進行統計和分析，檢查訂票費用是否合理，是否存在異常支出情況。2.審計部門不定期對訂票管理工作進行審計，檢查訂票流程是否合規，訂票信息是否準確、完整，費用報銷是否符合規定等。對于發現的問題，及時提出整改意見并督促相關部門進行整改。考核措施1.將訂票管理工作納入員工績效考核體系，對嚴格遵守訂票管理制度、訂票操作規范、費用控制良好的員工給予適當獎勵。2.對于違反訂票管理制度的行為，如未經審批訂票、虛報訂票費用、泄露訂票信息等，視情節輕重給予批評教育、績效扣分、