日常物資儲備管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司日常物資儲備管理，確保物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和安全性，滿足公司正常運(yùn)營和發(fā)展的需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門日常物資的儲備管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料等。3.基本原則合理儲備原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，合理確定各類物資的儲備數(shù)量和品種，避免過度儲備或儲備不足。分類管理原則：按照物資的性質(zhì)、用途、價值等因素進(jìn)行分類，采取不同的管理方式，提高管理效率。安全第一原則：確保物資的存儲安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。動態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)變化、市場供應(yīng)情況等因素，及時調(diào)整物資儲備計劃和庫存水平。二、物資分類與編碼1.物資分類辦公用品：如紙張、筆、文件夾、筆記本等。辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。勞保用品：如安全帽、手套、工作服、防護(hù)鞋等。維修材料：如螺絲、螺母、電線、管道等。其他物資：如清潔用品、消防器材、綠植等。2.物資編碼為便于物資管理，對每類物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：編碼結(jié)構(gòu)：采用[大類代碼（2位）+中類代碼（2位）+小類代碼（2位）+順序號（4位）]的結(jié)構(gòu)。大類代碼：根據(jù)物資分類確定，如辦公用品為01，辦公設(shè)備為02等。中類代碼：在大類代碼基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分，如辦公用品中的紙張為0101，筆為0102等。小類代碼：在中類代碼基礎(chǔ)上再細(xì)分，如紙張中的A4紙為010101，B5紙為010102等。順序號：按照物資在該小類中的順序進(jìn)行編號。三、物資儲備計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、工作任務(wù)安排等因素，定期（每月/每季度）對所需物資進(jìn)行需求預(yù)測，并填寫《物資需求預(yù)測表》。需求預(yù)測應(yīng)考慮歷史數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)變化趨勢、市場供應(yīng)情況等因素，確保預(yù)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合理性。2.儲備計劃制定物資管理部門根據(jù)各部門提交的《物資需求預(yù)測表》，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定公司年度、季度和月度物資儲備計劃。儲備計劃應(yīng)明確物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、儲備時間、采購時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.計劃調(diào)整在物資儲備計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)變化、市場供應(yīng)情況等因素導(dǎo)致原計劃需要調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫《物資儲備計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并按規(guī)定程序?qū)徟Ｎ镔Y管理部門根據(jù)審批后的《物資儲備計劃調(diào)整申請表》，及時調(diào)整物資儲備計劃和庫存水平。四、物資采購管理1.采購申請各部門根據(jù)物資儲備計劃和實際需求，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交物資管理部門。緊急采購需求應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購審批物資管理部門收到各部門提交的《物資采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括物資需求的合理性、庫存情況、采購渠道等。對于金額較大的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的采購申請，物資管理部門方可安排采購。3.采購實施物資管理部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的采購渠道進(jìn)行采購。采購渠道包括供應(yīng)商采購、集中采購、網(wǎng)上采購等。在采購過程中，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。對于緊急采購需求，物資管理部門應(yīng)采取特事特辦的方式，盡快組織采購，確保物資及時供應(yīng)。4.采購驗收物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗收合格的物資，物資管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資入庫單》。驗收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等手續(xù)。五、物資庫存管理1.入庫管理物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《物資入庫單》對物資進(jìn)行核對、清點，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。物資入庫后，倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并建立物資庫存臺賬，記錄物資的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。2.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期（每月/每季度）對物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《物資盤點表》，記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物資盤盈盤虧報告表》，報物資管理部門和財務(wù)部門審批。根據(jù)審批后的《物資盤盈盤虧報告表》，倉庫管理人員進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，調(diào)整物資庫存臺賬。3.庫存保管倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資的存儲安全。對于易損、易變質(zhì)、易燃、易爆等特殊物資，倉庫管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊保管，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況。4.庫存控制物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資儲備計劃和實際需求，合理控制物資庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。對于庫存積壓物資，物資管理部門應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)的處理措施，如降價促銷、調(diào)劑使用、報廢處理等。對于庫存短缺物資，物資管理部門應(yīng)及時組織采購，確保物資供應(yīng)。六、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則：根據(jù)各部門的實際需求進(jìn)行物資發(fā)放，不得超需求發(fā)放。先進(jìn)先出原則：按照物資入庫時間先后順序進(jìn)行發(fā)放，確保物資的新鮮度和質(zhì)量。手續(xù)齊全原則：物資發(fā)放必須憑經(jīng)審批的《物資領(lǐng)用申請表》進(jìn)行發(fā)放，嚴(yán)禁無審批手續(xù)發(fā)放物資。2.發(fā)放流程各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交物資管理部門。物資管理部門收到《物資領(lǐng)用申請表》后，對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括物資需求的合理性、庫存情況等。經(jīng)審核合格的領(lǐng)用申請，物資管理部門通知倉庫管理人員進(jìn)行物資發(fā)放。倉庫管理人員根據(jù)《物資領(lǐng)用申請表》發(fā)放物資，并填寫《物資出庫單》。物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新物資庫存臺賬，確保賬實相符。3.特殊物資發(fā)放對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資的發(fā)放，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。七、物資報廢管理1.報廢條件物資已超過使用年限，且無法正常使用或修復(fù)。物資因損壞、變質(zhì)等原因，已無法滿足使用要求，且無修復(fù)價值。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，原使用的物資已不再適用。2.報廢申請各部門發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的物資后，應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交物資管理部門。3.報廢鑒定物資管理部門收到《物資報廢申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員或?qū)＜覍髲U物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。4.報廢審批經(jīng)鑒定符合報廢條件的物資，物資管理部門填寫《物資報廢審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的物資，物資管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、回收、銷毀等。處理過程中應(yīng)做好記錄，并及時更新物資庫存臺賬。八、物資信息化管理1.建立物資管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、庫存、發(fā)放、報廢等全過程的信息化管理。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和完整性。3.信息查詢與統(tǒng)計各部門可通過物資管理信息系統(tǒng)查詢本部門物資的采購、庫存、領(lǐng)用等情況，物資管理部門可通過系統(tǒng)進(jìn)行物資統(tǒng)計分析，為物資儲備計劃制定、采購決策等提供依據(jù)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司成立物資管理監(jiān)督小組，定期對物資儲備管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資儲備計劃執(zhí)行情況、采購管理情況、庫存管理情況、發(fā)放管理情況、報廢管理情況等。監(jiān)督小組應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正物資儲備管理過程中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。2.考核評價物資管理部