北京公司采購部管理制度總則目的為了規范北京公司采購部的工作流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保障公司生產經營活動的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于北京公司采購部及其相關人員的采購活動管理。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司的各項規定。2.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平競爭、公正選擇供應商的原則，確保所有潛在供應商都有平等的機會參與。3.效益原則：以最低的采購成本獲取滿足公司需求的物資和服務，實現公司效益最大化。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，維護公司的利益和形象，與供應商建立良好的合作關系。采購部職責采購計劃制定根據公司年度經營計劃、生產計劃以及庫存情況，制定采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規格、交付時間等要求。供應商管理1.供應商開發：通過多種渠道尋找、篩選潛在供應商，建立供應商檔案。2.供應商評估：定期對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估，確保供應商的能力和表現符合公司要求。3.供應商關系維護：與優質供應商保持密切溝通，協調解決合作過程中出現的問題，促進雙方合作的持續發展。采購執行1.采購訂單下達：根據采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單，明確訂單條款和要求。2.采購合同簽訂：按照公司合同管理規定，與供應商簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規、明確，保障公司權益。3.采購進度跟蹤：及時掌握采購訂單的執行情況，跟進供應商的生產進度、發貨情況等，確保物資按時、按質、按量交付。4.采購驗收：組織相關部門對采購物資進行驗收，確保物資符合采購要求。對驗收不合格的物資，及時與供應商溝通處理。成本控制1.通過市場調研、供應商談判等方式，優化采購成本，降低采購價格，確保采購成本在預算范圍內。2.分析采購成本的構成，尋找降低成本的機會點，提出改進措施和建議。信息管理1.建立采購信息管理系統，及時記錄和更新采購訂單、供應商信息、采購合同等相關數據。2.定期對采購數據進行統計分析，為公司決策提供準確的采購信息支持。采購流程采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交采購部。采購審批1.采購部審核：采購部收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，包括物資的規格、型號、數量等是否符合公司實際需求，采購預算是否合理等。2.分管領導審批：對于金額較大或重要的采購申請，經采購部審核后，提交公司分管領導審批。分管領導根據公司整體情況和采購實際需求進行審批。3.總經理審批：對于重大采購項目或超出分管領導審批權限的采購申請，需提交總經理審批。總經理審批通過后，采購申請方可進入采購執行環節。供應商選擇1.采購部篩選：采購部根據采購申請的要求，從已建立的供應商檔案中篩選符合條件的供應商，并向其發送詢價單或招標邀請。2.供應商報價：供應商收到詢價單或招標邀請后，在規定時間內進行報價。采購部對供應商的報價進行整理和比較。3.綜合評估：采購部組織相關部門對供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估，根據評估結果確定選定的供應商。采購合同簽訂1.合同起草：采購部根據與供應商達成的共識，起草采購合同。合同內容應包括雙方的權利和義務、物資規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、付款方式等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交公司法務部門和相關部門進行審核。審核重點包括合同條款的合法性、合規性、完整性以及是否符合公司利益。3.合同簽訂：經審核通過的采購合同，由公司授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件由采購部存檔保管，同時將副本分發給相關部門。采購執行1.采購訂單下達：采購合同簽訂后，采購部根據合同內容，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物資的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求，確保供應商準確理解采購需求。2.采購進度跟蹤：采購部安排專人負責采購訂單的進度跟蹤，定期與供應商溝通，了解物資的生產進度、發貨情況等。如發現問題或有可能影響交貨期的情況，及時與供應商協商解決，并向相關部門反饋。3.到貨通知：物資預計到貨前，采購部提前通知需求部門做好驗收準備，并及時向供應商獲取到貨信息，包括運輸方式、運單號、預計到貨時間等。采購驗收1.驗收準備：需求部門在收到采購部的到貨通知后，組織相關人員成立驗收小組，明確驗收標準和方法，準備好驗收所需的工具和文件。2.物資驗收：驗收小組按照驗收標準對采購物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對和檢驗。對于重要物資或技術含量較高的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。3.驗收結果記錄：驗收過程中，驗收人員應詳細記錄驗收情況，包括物資的實際到貨情況、驗收結果等。如驗收合格，填寫《采購驗收單》，由驗收人員簽字確認；如驗收不合格，應注明不合格原因，并及時與供應商聯系處理。付款結算1.發票審核：供應商交貨并驗收合格后，采購部收到供應商提交的發票及相關結算憑證。采購人員應對發票的真實性、合法性、準確性進行審核，確保發票內容與采購合同、采購訂單一致。2.付款申請：采購人員根據合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請表》，附上發票、驗收單、采購合同等相關憑證，提交部門負責人審核。3.財務審核與付款：部門負責人審核通過后，《付款申請表》提交財務部門。財務部門對付款申請進行再次審核，確認無誤后，按照公司財務管理制度和資金安排進行付款操作。供應商管理供應商開發1.信息收集：采購部通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括行業展會、網絡平臺、供應商推薦、客戶反饋等。2.初步篩選：對收集到的供應商信息進行初步篩選，根據公司的采購需求和供應商的基本情況，確定符合基本條件的供應商名單。3.實地考察：對于重要的或擬長期合作的供應商，采購部組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、管理水平、信譽情況等。4.供應商建檔：經過實地考察合格的供應商，采購部建立供應商檔案，詳細記錄其基本信息、聯系方式、生產經營情況、合作歷史、評估結果等內容。供應商評估1.定期評估：采購部定期對供應商進行評估，評估周期為[X]個月/年。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、技術支持等方面。2.評估指標設定：根據不同的采購項目和供應商類型，設定相應的評估指標和權重。例如，產品質量占[X]%、交貨期占[X]%、價格占[X]%、售后服務占[X]%等。3.評估方法：采用定量與定性相結合的評估方法，通過數據分析、實地考察、問卷調查、供應商自評等方式獲取評估數據。4.評估結果應用：根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，可給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時采取淘汰或整改措施。供應商關系維護1.溝通協調：采購部與供應商保持定期的溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量狀況以及合作過程中出現的問題。對于供應商提出的合理訴求，積極協調解決。2.合作培訓：針對重要供應商，采購部組織相關人員對其進行合作培訓，介紹公司的采購政策、質量要求、交貨期要求等，確保供應商準確理解公司需求，提高合作效率和質量。3.激勵措施：對表現優秀的供應商給予一定的激勵措施，如增加訂單量、優先付款、頒發榮譽證書等，增強供應商與公司合作的積極性和忠誠度。采購風險管理風險識別1.市場風險：關注市場價格波動、供應短缺等因素，可能導致采購成本增加或物資供應中斷。2.質量風險：供應商提供的物資質量不符合要求，可能影響公司產品質量和生產經營活動。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理或存在漏洞，可能導致公司權益受損。4.供應商風險：供應商經營不善、破產倒閉等情況，可能導致物資供應中斷或無法履行合同。風險評估1.可能性評估：對識別出的風險進行可能性評估，判斷風險發生的概率大小，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風險發生后對公司造成的影響程度，包括對生產經營、財務狀況、公司聲譽等方面的影響，分為嚴重、較大、一般三個等級。3.風險矩陣繪制：根據可能性評估和影響程度評估結果，繪制風險矩陣，直觀展示各種風險的等級和分布情況。風險應對1.風險規避：對于高風險且無法有效控制的情況，采取風險規避措施，如更換供應商、調整采購計劃等。2.風險降低：通過加強供應商管理、簽訂詳細的合同條款、增加備用供應商等方式，降低風險發生的可能性和影響程度。3.風險轉移：對于一些可通過保險、擔保等方式轉移的風險，采取風險轉移措施，將部分風險轉移給第三方。4.風險接受：對于風險發生可能性較低且影響程度較小的情況，在做好應對準備的前提下，可選擇接受風險。采購績效評估評估指標設定1.采購成本：衡量采購物資的實際采購價格與預算價格的差異，評估采購成本控制效果。2.采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估采購物資的質量情況。3.采購交貨期：考核采購訂單的按時交貨率，反映采購部對供應商交貨期的控制能力。4.供應商管理：包括供應商開發數量、供應商評估得分、供應商滿意度等指標，評估采購部在供應商管理方面的工作成效。5.內部客戶滿意度：收集需求部門對采購部工作的滿意度評價，評估采購部與內部客戶的溝通協作情況。評估方法1.定期統計分析：采購部每月/季/年對各項評估指標進行數據統計和分析，形成采購績效報告。2.對比分析：將采購績效數據與歷史數據、同行業數據進行對比分析，找出差距和改進方向。3.問卷調查與面談：向需求部門發放問卷調查，了解其對采購工作的滿意度和意見建議；同時與相關人員進行面談，深入了解采購工作中存在的問題。評估結果應用1.績效改進：根據評估結果，采購部針對存在的問題制定改進措施和計劃，明確責任人和時間節點，持續改進采購工作績效。2.激勵與懲罰：將采購績效評估結果與采購人員的績效考核、薪酬調整、晉升等掛鉤。對績效優秀的采購人員給予表彰和獎勵；對績效不佳的采購人員進行督促改進，如多次績效不達標，采取相應的懲罰措施。監督與審計內部監督1.采購部自查：采購部定期對自身的采購工作進行自查，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購記錄是否完整等。2.內部審計部門審計：公司內部審計部門定期或不定期對采購部進行審計，重點審計采購合同簽訂、