原材料樣品接收管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司原材料樣品的接收管理工作，確保原材料樣品接收過程的準(zhǔn)確、高效、有序，保證所接收的原材料樣品能夠真實反映其質(zhì)量特性，滿足公司生產(chǎn)、研發(fā)等相關(guān)工作的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有原材料樣品的接收管理活動，包括但不限于供應(yīng)商提供的原材料樣品、內(nèi)部送檢的原材料樣品以及其他渠道獲取的原材料樣品。3.職責(zé)分工采購部門負責(zé)與供應(yīng)商溝通原材料樣品的提供事宜，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、交付時間等要求。跟蹤供應(yīng)商樣品的交付情況，確保按時、準(zhǔn)確送達公司。質(zhì)量檢驗部門制定原材料樣品接收的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程。負責(zé)對接收的原材料樣品進行檢驗和判定，確保樣品質(zhì)量符合要求。對檢驗不合格的原材料樣品進行標(biāo)識、隔離，并及時通知相關(guān)部門處理。倉庫管理部門負責(zé)提供接收原材料樣品的場地和存儲條件。按照規(guī)定對接收的原材料樣品進行入庫、存儲和保管，確保樣品的安全和完整。使用部門根據(jù)生產(chǎn)、研發(fā)等工作需要，提出原材料樣品的需求申請。配合質(zhì)量檢驗部門對原材料樣品進行檢驗和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和反饋意見。二、原材料樣品接收流程（一）樣品需求申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、研發(fā)項目等工作安排，提前填寫《原材料樣品需求申請表》，詳細說明所需原材料樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、質(zhì)量要求以及預(yù)計接收時間等信息。2.《原材料樣品需求申請表》經(jīng)使用部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購溝通與安排1.采購部門收到《原材料樣品需求申請表》后，及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系，向其傳達公司對原材料樣品的具體要求，并協(xié)商確定樣品的交付方式、交付時間等細節(jié)。2.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品的相關(guān)質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等，確保樣品的質(zhì)量信息可追溯。3.采購部門根據(jù)與供應(yīng)商溝通的結(jié)果，填寫《原材料樣品采購安排表》，明確樣品的供應(yīng)商、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間、交付方式等內(nèi)容，并將其發(fā)送給質(zhì)量檢驗部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好接收準(zhǔn)備工作。（三）樣品接收準(zhǔn)備1.質(zhì)量檢驗部門根據(jù)采購部門提供的《原材料樣品采購安排表》，制定相應(yīng)的檢驗計劃，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗標(biāo)準(zhǔn)以及檢驗人員等信息。準(zhǔn)備好檢驗所需的儀器設(shè)備、量具、試劑等，并確保其精度和準(zhǔn)確性符合要求。安排檢驗人員熟悉樣品的質(zhì)量要求和檢驗流程，做好檢驗前的各項準(zhǔn)備工作。2.倉庫管理部門根據(jù)《原材料樣品采購安排表》，清理出合適的存儲空間，確保接收的原材料樣品有安全、整潔的存放環(huán)境。準(zhǔn)備好樣品接收所需的工具和設(shè)備，如托盤、貨架、標(biāo)識牌等。安排專人負責(zé)樣品的接收和入庫工作，確保接收過程的順暢。（四）樣品接收1.倉庫管理部門在收到供應(yīng)商交付的原材料樣品時，首先核對樣品的外包裝是否完好，標(biāo)識是否清晰。如發(fā)現(xiàn)外包裝破損、標(biāo)識不清等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系并做好記錄。2.倉庫管理人員根據(jù)送貨單或其他交付憑證，核對樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否與《原材料樣品采購安排表》一致。核對無誤后，在送貨單上簽字確認，并將樣品搬運至指定的接收區(qū)域。3.倉庫管理人員對接收的原材料樣品進行初步清點和登記，填寫《原材料樣品接收登記表》，記錄樣品的供應(yīng)商、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交付時間、包裝情況等信息。4.倉庫管理人員在完成樣品的初步接收工作后，及時通知質(zhì)量檢驗部門對樣品進行檢驗。（五）樣品檢驗1.質(zhì)量檢驗部門接到倉庫管理部門的通知后，按照預(yù)先制定的檢驗計劃對原材料樣品進行檢驗。2.檢驗人員依據(jù)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，對樣品的各項質(zhì)量指標(biāo)進行逐一檢測。在檢驗過程中，應(yīng)如實記錄檢驗數(shù)據(jù)和結(jié)果，填寫《原材料樣品檢驗報告》。3.對于需要進行多項檢驗的樣品，檢驗人員應(yīng)按照規(guī)定的順序和方法進行操作，確保檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。4.檢驗過程中如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題，檢驗人員應(yīng)立即停止檢驗，并對不合格樣品進行標(biāo)識、隔離，防止其與合格樣品混淆。同時，及時通知采購部門和使用部門，說明樣品不合格的情況及原因。（六）檢驗結(jié)果判定與處理1.質(zhì)量檢驗部門根據(jù)檢驗數(shù)據(jù)和結(jié)果，按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)對原材料樣品進行判定。判定結(jié)果分為合格和不合格兩種。2.如果樣品檢驗結(jié)果合格，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)在《原材料樣品檢驗報告》上出具合格結(jié)論，并加蓋檢驗專用章。同時，將檢驗報告副本發(fā)送給采購部門、倉庫管理部門和使用部門。3.如果樣品檢驗結(jié)果不合格，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)在《原材料樣品檢驗報告》上出具不合格結(jié)論，并詳細說明不合格項目和原因。同時，對不合格樣品進行標(biāo)識、隔離，并填寫《不合格原材料樣品處理通知單》，通知采購部門與供應(yīng)商溝通處理事宜。4.采購部門收到《不合格原材料樣品處理通知單》后，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，向其反饋樣品不合格的情況，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)作出解釋或提供解決方案。根據(jù)與供應(yīng)商溝通的結(jié)果，協(xié)商確定對不合格樣品的處理方式，如退貨、換貨、補貨等。將與供應(yīng)商溝通的情況和處理結(jié)果及時反饋給質(zhì)量檢驗部門和使用部門。5.倉庫管理部門根據(jù)質(zhì)量檢驗部門的要求，對不合格原材料樣品進行妥善保管，防止其丟失或誤用。在不合格樣品處理完畢后，按照規(guī)定對存儲區(qū)域進行清理和整理。6.使用部門根據(jù)采購部門反饋的不合格樣品處理結(jié)果，評估其對生產(chǎn)、研發(fā)等工作的影響，并及時調(diào)整工作計劃和安排。如因不合格樣品導(dǎo)致生產(chǎn)延誤或研發(fā)受阻，使用部門應(yīng)與相關(guān)部門共同協(xié)商解決方案，確保工作的順利進行。（七）樣品入庫與存儲1.對于檢驗合格的原材料樣品，倉庫管理部門按照規(guī)定辦理入庫手續(xù)。將樣品存放在指定的倉庫區(qū)域，并按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，確保樣品易于查找和取用。2.倉庫管理人員對入庫的原材料樣品進行詳細的標(biāo)識，標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫時間等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、牢固，便于識別和追溯。3.在樣品存儲過程中，倉庫管理部門應(yīng)定期對樣品進行檢查和盤點，確保樣品的質(zhì)量不受影響，數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。（八）樣品使用與發(fā)放1.使用部門因工作需要使用原材料樣品時，應(yīng)填寫《原材料樣品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)《原材料樣品領(lǐng)用申請表》，對庫存樣品進行核對，確認有足夠數(shù)量且樣品質(zhì)量符合要求后，辦理樣品發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時，倉庫管理人員應(yīng)在《原材料樣品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認。3.使用部門在使用原材料樣品過程中，應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程進行操作，確保樣品的正確使用和安全。使用完畢后，如有剩余樣品，應(yīng)及時歸還倉庫管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（九）樣品處置1.對于已使用完畢、不再需要的原材料樣品，使用部門應(yīng)填寫《原材料樣品處置申請表》，說明樣品的處置原因和方式，如報廢、銷毀等，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)《原材料樣品處置申請表》，對申請?zhí)幹玫臉悠愤M行核實和確認。如樣品確實已無使用價值，且符合處置要求，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)悠愤M行處置。3.對于需要報廢的原材料樣品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《原材料樣品報廢清單》，記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，按照環(huán)保要求進行妥善處理，如委托有資質(zhì)的單位進行銷毀等，確保不對環(huán)境造成污染。4.對于需要銷毀的原材料樣品，倉庫管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保樣品被徹底銷毀。銷毀完成后，填寫《原材料樣品銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。三、原材料樣品接收相關(guān)記錄管理1.公司應(yīng)建立完善的原材料樣品接收相關(guān)記錄檔案，包括《原材料樣品需求申請表》、《原材料樣品采購安排表》、《原材料樣品接收登記表》、《原材料樣品檢驗報告》、《不合格原材料樣品處理通知單》、《原材料樣品領(lǐng)用申請表》、《原材料樣品領(lǐng)用登記表》、《原材料樣品處置申請表》、《原材料樣品報廢清單》、《原材料樣品銷毀記錄》等。2.各項記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整、清晰。記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆等不易褪色的書寫工具填寫，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.質(zhì)量檢驗部門負責(zé)對原材料樣品接收相關(guān)記錄進行收集、整理和歸檔。記錄應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便于追溯和查詢。4.在需要查閱原材料樣品接收相關(guān)記錄時，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管記錄，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。四、原材料樣品接收過程中的保密管理1.參與原材料樣品接收管理工作的所有人員，包括采購人員、質(zhì)量檢驗人員、倉庫管理人員、使用部門人員等，均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對在工作過程中知悉的原材料樣品相關(guān)信息予以保密。2.原材料樣品的質(zhì)量信息、供應(yīng)商信息、技術(shù)資料等屬于公司的商業(yè)秘密，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得向外部泄露。3.在原材料樣品接收過程中，涉及樣品檢驗、評估等工作的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)嚴(yán)格限制在工作需要的范圍內(nèi)使用，不得用于其他非工作目的。4.對于因工作需要接觸原材料樣品相關(guān)信息的人員，公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)有違反保密制度的行為，公司將依法追究其責(zé)任。五、原材料樣品接收管理的監(jiān)督與考核1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負責(zé)對原材料樣品接收管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司高層管理人員、質(zhì)量部門負責(zé)人、采購部門負責(zé)人等組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)按照本制度及相關(guān)規(guī)定，對原材料樣品接收流程的執(zhí)行情況、記錄管理情況、保密管理情況等進行全面檢查。檢查內(nèi)容包括但不限于樣品需求申請的規(guī)范性、采購溝通的及時性、檢驗標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、記錄填寫的準(zhǔn)確性、樣品存儲的安全性等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解