企業辦公室基本管理制度總則1.目的為規范企業辦公室的各項工作，提高工作效率，確保辦公室工作的規范化、制度化、科學化，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業辦公室全體工作人員，以及與辦公室工作相關的其他部門和人員。3.基本原則遵守國家法律法規和企業的各項規章制度。以服務企業發展為宗旨，樹立良好的服務意識。堅持實事求是、高效務實的工作作風。嚴格執行崗位責任制，確保各項工作有序進行。辦公室人員職責1.辦公室主任職責全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。協調辦公室與其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利開展。負責辦公室人員的工作安排、考核和培訓，提高團隊整體素質。審核重要文件和報告，組織起草綜合性文件和領導講話。負責企業重要會議的組織安排，做好會議記錄和紀要整理。負責企業對外聯絡和接待工作，維護企業良好形象。完成領導交辦的其他工作任務。2.秘書職責協助辦公室主任處理日常事務，做好文件收發、登記、傳閱、歸檔等工作。負責起草一般性文件、通知、報告等文字材料，保證文稿質量。做好會議安排，包括會議通知、場地布置、會議資料準備等工作。負責企業印章的管理和使用，嚴格按照規定程序進行蓋章登記。協助做好企業對外聯絡和接待工作，安排好接待事宜。完成領導和辦公室主任交辦的其他工作。3.行政專員職責負責企業辦公用品的采購、保管和發放，建立辦公用品臺賬。做好企業辦公設備的日常維護和管理，及時報修故障設備。負責企業辦公區域的環境衛生管理，組織定期清掃和檢查。安排企業車輛的調度和使用，做好車輛的保養和維修工作。負責企業文件資料的印刷、裝訂和分發工作。完成領導交辦的其他行政事務性工作。4.人力資源專員職責協助制定和完善企業人力資源管理制度，負責制度的宣傳和解釋。負責員工招聘、面試、錄用等工作，建立人才儲備庫。組織員工培訓與發展活動，制定培訓計劃并跟蹤實施效果。負責員工考勤管理，統計考勤數據并進行相關處理。辦理員工入職、離職、轉正、調崗等手續，維護員工人事檔案。協助開展員工績效考核工作，匯總考核結果并提出改進建議。完成領導交辦的其他人力資源相關工作。日常辦公管理1.考勤制度員工應嚴格遵守企業規定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。如需請假，應提前按照規定填寫請假申請表，經批準后方可離開工作崗位。請假分為事假、病假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等，具體請假流程和審批權限按照企業相關規定執行。辦公室負責對員工考勤情況進行統計和監督，每月公布考勤結果。對于遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照企業規定進行相應處理。2.辦公秩序保持辦公區域整潔、安靜，不得在辦公區域內大聲喧嘩、打鬧。愛護辦公設備和辦公用品，不得隨意損壞或浪費。如有損壞，應及時報告并照價賠償。嚴禁在辦公時間內從事與工作無關的事情，如玩游戲、看視頻、炒股等。妥善保管個人辦公物品和文件資料，重要文件應及時歸檔，防止丟失或泄露。3.文件管理企業文件分為內部文件和外部文件，按照文件的性質和重要程度進行分類管理。文件的起草、審核、簽發應嚴格按照規定程序進行，確保文件內容準確、規范。文件收發應進行詳細登記，注明文件名稱、文號、來源、日期、份數等信息，并及時傳遞給相關人員。文件傳閱應按照規定的范圍和順序進行，閱文人應在文件傳閱單上簽字確認，不得擅自擴大傳閱范圍或積壓文件。文件辦理完畢后，應及時進行歸檔，歸檔文件應保持齊全、完整，便于查閱和利用。4.印章管理企業印章由辦公室專人負責保管，嚴格按照規定程序使用。使用印章前，應填寫印章使用申請表，注明使用事由、文件名稱、文號等信息，經相關領導批準后方可蓋章。印章使用應進行登記，記錄使用時間、使用人、文件名稱等內容，確保印章使用的可追溯性。印章保管人應妥善保管印章，不得將印章轉借他人或帶出企業使用。如遇印章丟失或被盜，應立即報告并采取相應措施。會議管理1.會議分類企業會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。總經理辦公會由總經理主持，各部門負責人參加，主要討論企業重大決策、重要工作安排等事項。部門例會由各部門自行組織召開，部門全體人員參加，主要總結部門工作進展情況，安排下一階段工作任務。專題會議根據工作需要不定期召開，針對特定問題或專項工作進行研究和討論。臨時會議根據突發情況或緊急工作需要臨時召集召開。2.會議組織會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。做好會議資料準備工作，如會議議程、匯報材料、文件資料等，確保參會人員能夠提前了解會議內容。安排好會議場地，保證會議設施齊全、環境舒適。對于重要會議，應做好會議記錄和錄音、錄像工作。3.會議紀律參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。參會人員應認真聽取會議內容，積極發言，不得交頭接耳、玩手機或做與會議無關的事情。會議期間應保持良好的秩序，尊重他人發言，不得隨意打斷或爭吵。4.會議紀要會議結束后，會議組織部門應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后發送給參會人員和相關部門。會議紀要應準確記錄會議主要內容、討論結果、決策事項和工作安排等信息，確保內容完整、表述清晰。參會人員應按照會議紀要要求，認真落實各項工作任務，并及時反饋工作進展情況。辦公用品及設備管理1.辦公用品管理辦公室負責制定辦公用品采購計劃，根據各部門需求合理采購辦公用品。建立辦公用品臺賬，詳細記錄辦公用品的采購、入庫、發放、庫存等情況。辦公用品應按照規定的標準和數量發放給員工，員工應妥善使用，不得浪費。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，應及時進行采購補充。2.辦公設備管理辦公室負責辦公設備的選型、采購、驗收、安裝調試等工作。建立辦公設備檔案，記錄設備型號、購置時間、使用部門、維護保養情況等信息。辦公設備使用部門應指定專人負責設備的日常管理和維護，定期對設備進行清潔、保養和檢查，發現問題及時報告并聯系維修人員進行處理。辦公設備維修應填寫維修申請表，經批準后由辦公室統一安排維修。維修費用應按照企業規定進行報銷。辦公設備如需報廢，應填寫報廢申請表，經相關部門鑒定和領導批準后進行報廢處理。報廢設備應及時清理，妥善保管相關資料。車輛管理1.車輛調度辦公室負責企業車輛的調度和使用安排，根據工作需要合理調配車輛資源。各部門如需使用車輛，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經批準后到辦公室辦理派車手續。辦公室根據用車申請情況，優先安排緊急、重要工作用車，并合理安排車輛行駛路線，提高車輛使用效率。2.車輛使用駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，確保行車安全。駕駛員應按照派車單指定的時間、地點接送乘客，不得擅自改變行駛路線或延誤出車時間。車輛使用過程中，駕駛員應保持車輛整潔，定期對車輛進行清潔和保養。駕駛員不得將車輛轉借他人使用，不得利用車輛從事與工作無關的活動。3.車輛保養與維修辦公室負責制定車輛保養計劃，定期安排車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。車輛出現故障或需要維修時，駕駛員應及時報告辦公室，填寫車輛維修申請表，經批準后到指定的維修廠進行維修。辦公室應建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況和費用支出，定期對車輛維修費用進行統計和分析。4.車輛安全管理加強車輛安全檢查，確保車輛各項安全設施齊全有效。駕駛員應定期參加安全培訓，提高安全意識和駕駛技能。發生交通事故時，駕駛員應立即采取措施保護現場，并及時報告辦公室和相關部門，配合做好事故處理工作。環境衛生管理1.辦公區域衛生各部門負責本部門辦公區域的環境衛生，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。每天上班前和下班后，員工應自覺清理辦公區域內的垃圾和雜物，保持環境整潔。辦公室定期組織對辦公區域環境衛生進行檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。2.公共區域衛生公共區域（如走廊、樓梯、會議室、衛生間等）的環境衛生由辦公室負責安排專人進行清掃和保潔。保潔人員應按照規定的時間和標準進行清掃，確保公共區域干凈衛生、無異味。加強對公共區域設施設備的維護和管理，發現損壞及時報修。保密管理1.保密范圍企業商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息、人事信息等均屬于保密范圍。涉及企業核心業務、重大決策、未公開的文件資料等也應嚴格保密。2.保密措施加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對涉及保密內容的文件、資料、數據等應進行加密存儲和傳輸，嚴格控制知悉范圍。辦公區域應設置必要的保密設施，如文件柜、保險柜等，對保密文件進行妥善保管。嚴禁在互聯網或其他公共網絡上傳輸企業保密信息，嚴禁在非保密場所談