pmp項目采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司PMP項目采購管理工作，確保采購活動的順利進行，提高采購效率，降低采購成本，保證項目所需物資和服務的質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有PMP項目的采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：在滿足項目需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合項目要求。5.全程監督原則：對采購活動全過程進行監督，確保采購活動的合規性和透明度。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目的采購策略、預算、供應商選擇等重要事項，做出最終決策。（二）采購執行部門1.采購部門負責制定采購計劃，組織實施采購活動，包括供應商的尋找、篩選、詢價、談判、合同簽訂等工作。建立和維護供應商檔案，評估供應商的信譽、資質、產品質量等情況。跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題。2.需求部門提出項目采購需求，明確物資和服務的規格、數量、質量要求等。參與供應商的選擇和評估工作，提供專業意見和建議。協助采購部門進行采購合同的驗收工作。（三）監督部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購成本的合理性、采購合同的執行情況等，對發現的問題提出整改意見并跟蹤落實。三、采購流程（一）采購需求提出1.項目啟動階段，需求部門應根據項目計劃和實際需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.《采購需求申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總分析，結合項目進度安排，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、采購內容、采購預算、采購時間節點、采購方式等內容。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找與篩選采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。根據采購需求和供應商評價標準，對潛在供應商進行初步篩選，確定入圍供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察或問卷調查，評估供應商的生產能力、質量控制水平、售后服務能力、信譽狀況等。收集供應商的資質證明文件、業績案例、產品樣本等資料，進行綜合評估。3.供應商確定根據供應商評估結果，采購部門選擇合適的供應商，并與其進行商務談判，確定采購價格、交貨期、付款方式等條款。采購部門將擬選定的供應商名單及采購合同條款報采購決策委員會審批，經批準后簽訂采購合同。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等情況。定期對供應商進行評價和考核，根據考核結果調整供應商合作策略，如增加或減少采購份額、暫停合作等。（四）采購實施1.采購訂單下達采購部門根據采購合同，向選定的供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的詳細要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單經采購部門負責人審核后發送給供應商。2.采購合同執行跟蹤采購部門定期跟蹤采購合同的執行情況，與供應商保持溝通，及時了解物資生產進度、運輸情況等。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如催促交貨、要求換貨、索賠等。（五）采購驗收1.物資或服務到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同和相關標準對到貨物資或服務進行驗收，填寫《采購驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括物資名稱、規格、數量、質量狀況、驗收結論等。3.如驗收合格，需求部門負責人在《采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商解決，協商不成的，按照合同約定進行處理。（六）采購付款1.采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《采購付款申請表》，附上相關發票、合同復印件等資料，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務管理制度對《采購付款申請表》進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門辦理付款手續，將款項支付給供應商。四、采購方式（一）招標采購適用于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目。采購部門應按照國家相關法律法規和公司內部招標管理規定，組織招標活動，包括發布招標公告、發售招標文件、開標、評標、定標等環節。（二）競爭性談判采購適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部門與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。（三）詢價采購適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向不少于三家供應商發出詢價單，要求供應商報價，根據報價情況確定成交供應商。（四）單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部門與單一供應商進行協商，確定采購價格和相關條款。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門在制定采購計劃時，應同時編制采購預算。采購預算應根據項目需求、市場價格行情等因素進行合理估算，明確采購項目的預算金額。2.采購預算經采購部門負責人審核后，報財務部門審核，最終報采購決策委員會審批。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控，定期向采購決策委員會匯報采購預算的執行情況。（三）預算調整1.在采購過程中，如遇市場價格波動、項目需求變更等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，經采購部門負責人審核后，報財務部門審核，最終報采購決策委員會審批。六、采購風險管理（一）風險識別采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、合同風險等。（二）風險評估根據風險識別結果，對風險發生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。（三）風險應對措施1.供應商違約風險加強對供應商的管理和監督，在采購合同中明確違約責任和賠償條款。要求供應商提供履約保證金或銀行保函，以降低違約風險。建立供應商違約預警機制，及時發現供應商的違約跡象，采取相應的措施。2.質量風險嚴格控制供應商的選擇和評估環節，確保供應商具備良好的質量控制能力。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資或服務的質量檢驗。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、質量認證證書等。3.價格波動風險關注市場價格動態，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。在采購合同中合理約定價格調整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式。與供應商協商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格。4.合同風險加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規、明確清晰。建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同執行過程中的問題。定期對合同進行清理和歸檔，妥善保管合同文件。七、采購信息管理（一）采購文件管理采購部門應妥善保管采購活動中產生的各類文件，包括采購需求申請表、采購計劃、采購合同、供應商報價單、驗收報告等。采購文件應按照公司檔案管理規定進行分類、編號、歸檔，以便查閱和追溯。（二）采購信息統計與分析采購部門應定期對采購信息進行統計和分析，如采購金額、采購數量、采購項目分布、供應商情況等。通過統計分析，總結采購活動的規律和存在的問題，為采購決策提供數據支持。（三）采購信息共享