iso辦公設施設備管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公設施設備的管理，確保辦公設施設備的正常運行，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有辦公設施設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、辦公家具、空調、照明設備等。3.職責行政部門負責辦公設施設備的采購、驗收、入庫、發放、調配、維修、報廢等管理工作。制定辦公設施設備的年度采購計劃和預算，并報公司領導審批。建立辦公設施設備臺賬，定期對辦公設施設備進行清查盤點，確保賬實相符。使用部門負責本部門辦公設施設備的日常使用、保管和維護，確保設備的正常運行。配合行政部門做好辦公設施設備的采購、驗收、維修、報廢等工作。發現辦公設施設備故障或損壞時，及時向行政部門報告。財務部門負責辦公設施設備采購費用的審核和報銷。配合行政部門做好辦公設施設備的固定資產核算和管理工作。二、辦公設施設備采購1.采購申請使用部門根據工作需要，填寫《辦公設施設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規格、型號、數量、用途等，并經部門負責人簽字后報行政部門。行政部門對采購申請進行審核，審核內容包括采購設備的必要性、合理性、預算等，審核通過后報公司領導審批。2.采購流程經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購管理制度進行采購。采購人員應選擇具有良好信譽和資質的供應商，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括設備的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等條款。3.驗收辦公設施設備到貨后，采購人員應及時通知行政部門和使用部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對設備的數量、規格、型號、外觀、質量等進行檢查，確保設備符合要求。驗收合格后，驗收人員應在《辦公設施設備驗收單》上簽字確認，行政部門辦理入庫手續。如發現設備存在質量問題或與采購合同不符，驗收人員應及時通知采購人員與供應商聯系，協商解決辦法。三、辦公設施設備發放與領用1.發放原則辦公設施設備的發放應遵循按需分配、合理使用的原則，確保設備能夠滿足工作需要。新員工入職時，行政部門根據其工作崗位和職責，發放相應的辦公設施設備。2.領用手續使用部門或個人需要領用辦公設施設備時，應填寫《辦公設施設備領用申請表》，經部門負責人簽字后報行政部門。行政部門根據審批后的領用申請表發放設備，并在《辦公設施設備臺賬》上做好記錄。領用人員應在《辦公設施設備領用登記表》上簽字確認，領取設備后應妥善保管和使用。四、辦公設施設備調配1.調配原則辦公設施設備的調配應遵循資源共享、合理調配的原則，提高設備的使用效率。當公司內部各部門之間辦公設施設備出現閑置或不足時，行政部門應及時進行調配。2.調配流程行政部門根據各部門的需求和設備的閑置情況，提出辦公設施設備調配方案，報公司領導審批。經公司領導審批同意后，行政部門組織實施調配工作，填寫《辦公設施設備調配單》，通知相關部門辦理設備交接手續。調出部門應按照調配單的要求，將設備完好無損地移交調入部門，并在《辦公設施設備臺賬》上做好記錄。五、辦公設施設備日常使用與維護1.使用要求使用人員應嚴格按照辦公設施設備的操作規程進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。保持辦公設施設備的清潔衛生，定期對設備進行擦拭和保養，防止灰塵和污垢對設備造成損壞。在使用辦公設施設備過程中，如發現設備出現異常情況或故障，應立即停止使用，并及時向行政部門報告。2.維護保養行政部門應制定辦公設施設備的維護保養計劃，定期對設備進行維護保養，確保設備的正常運行。對于一些重要的辦公設施設備，如電腦、服務器、打印機等，應安排專人進行維護保養。使用人員在日常使用過程中，應注意觀察設備的運行情況，發現問題及時向行政部門反饋，以便及時進行維修處理。3.維修管理當辦公設施設備出現故障需要維修時，使用人員應填寫《辦公設施設備維修申請表》，詳細說明設備的故障現象、發生時間、使用部門等，并經部門負責人簽字后報行政部門。行政部門接到維修申請后，應及時安排維修人員進行維修。對于一些簡單的故障，維修人員應在現場進行維修；對于一些復雜的故障，維修人員應將設備帶回維修車間進行維修。維修人員在維修過程中，應做好維修記錄，記錄設備的故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。維修完成后，維修人員應填寫《辦公設施設備維修記錄單》，經使用人員簽字確認后交行政部門存檔。六、辦公設施設備盤點與清查1.盤點清查周期行政部門應定期對辦公設施設備進行盤點清查，盤點清查周期為每年一次。遇有公司資產審計、機構調整、人員調動等情況時，應及時進行全面的盤點清查。2.盤點清查內容辦公設施設備的數量、規格、型號、使用狀況等。辦公設施設備的存放地點、保管責任人等。辦公設施設備的維修、保養、報廢等情況。3.盤點清查方法行政部門組織各部門相關人員組成盤點清查小組，對辦公設施設備進行實地盤點清查。盤點清查小組應根據《辦公設施設備臺賬》逐一核對設備的數量和狀態，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的辦公設施設備，應查明原因，填寫《辦公設施設備盤點清查報告表》，報公司領導審批后進行相應的處理。七、辦公設施設備報廢管理1.報廢條件辦公設施設備已超過規定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。辦公設施設備因技術進步或其他原因，已被淘汰或不再適用。辦公設施設備因自然災害、意外事故等原因，已損壞且無法修復。2.報廢申請使用部門或個人發現辦公設施設備符合報廢條件時，應填寫《辦公設施設備報廢申請表》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等，并經部門負責人簽字后報行政部門。行政部門對報廢申請進行審核，審核內容包括設備的實際使用情況、報廢原因、相關證明材料等，審核通過后報公司領導審批。3.報廢處理經公司領導審批同意后，行政部門負責對報廢的辦公設施設備進行處理。對于一些有價值的零部件，可進行拆卸后留存備用；對于一些無價值的報廢設備，可聯系專業的廢品回收公司進行回收處理。行政部門應在《辦公設施設備臺賬》上對報廢設備進行核銷，并將報廢處理情況報財務部門進行相應的財務處理。八、辦公設施設備檔案管理1.檔案內容辦公設施設備的采購合同、發票、驗收單等相關資料。辦公設施設備的使用說明書、操作規程、維護保養記錄等技術資料。辦公設施設備的維修申請、維修記錄、更換零部件清單等維修資料。辦公設施設備的盤點清查報告、報廢申請、報廢處理記錄等管理資料。2.檔案建立與保管行政部門應建立辦公設施設備檔案，對辦公設施設備的相關資料進行分類整理、歸檔保存。辦公設施設備檔案應妥善保管，保管期限為設備報廢后[X]年。辦公設施設備檔案應指定專人負責管理，確保檔案的安全與完整。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱辦公設施設備檔案時，查閱或借閱人員應填寫《辦公設施設備檔案查閱（借閱）申請表》，經行政部門負責人簽字同意后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應在指定地點查閱或借閱檔案，不得擅自將檔案帶