事業單位檔案庫管理制度總則目的為了加強事業單位檔案庫的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本事業單位全體員工在檔案庫管理工作中的相關行為。基本原則1.集中統一管理原則：事業單位檔案庫實行集中管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性與完整性原則：檔案內容必須真實反映單位工作實際情況，保證檔案的全面、完整收集。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便捷性，提高工作效率。檔案的分類與編號檔案分類1.行政文件類：包括上級機關文件、本單位制發的行政文件等。2.業務工作類：根據單位不同業務領域劃分，如財務業務檔案、科研項目檔案等。3.人事檔案類：涵蓋員工個人基本信息、工作經歷、考核評價等檔案。4.基建檔案類：關于單位基本建設項目的文件、圖紙等資料。5.設備檔案類：單位各類設備的購置、維護、使用記錄等檔案。檔案編號1.按照分類標準為每一類檔案編制固定的編號規則，確保編號的唯一性和系統性。2.編號應便于記憶和查詢，例如行政文件類可按照年份和文件序號依次編號。檔案的收集與整理收集范圍1.各部門應及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表等移交檔案庫。2.員工個人在工作過程中產生的與工作相關的重要材料，應按照規定及時提交。收集要求1.明確收集責任部門和責任人，確保檔案收集工作的及時性和準確性。2.各部門應定期進行檔案清理和移交，避免檔案積壓。整理方法1.對收集到的檔案進行分類、裝訂、編目等整理工作。2.去除重復、無效的文件，確保檔案內容的精煉和準確。檔案的存儲與保管存儲環境1.檔案庫應具備適宜的溫度、濕度條件，安裝溫濕度調節設備，保持溫度在14℃24℃，相對濕度在45%60%。2.檔案庫應保持清潔、通風良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案裝具1.根據檔案類別和數量，選用合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。2.檔案裝具應符合質量標準，確保檔案存放的安全和整齊。保管期限1.根據國家相關規定和單位實際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.定期對到期檔案進行鑒定，及時銷毀不需要繼續保存的檔案。保管措施1.建立嚴格的檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、數量、借閱人等信息。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.對重要檔案采取備份措施，防止檔案損壞或丟失。檔案的利用與借閱利用原則1.檔案利用應遵循服務于單位工作和合法合規的原則。2.優先滿足單位內部工作需要，保障檔案信息的合理利用。利用方式1.設立檔案查閱室，供員工查閱檔案。2.對于特殊情況需要借閱檔案的，應履行相應的借閱手續。借閱手續1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途和歸還時間。2.申請表經部門負責人簽字批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續。3.檔案管理人員對借閱檔案進行登記，發放檔案，并告知借閱人相關的保管要求。歸還要求1.借閱人應按時歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.定期組織檔案鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組根據檔案的保存價值和現實利用情況，提出鑒定意見。銷毀程序1.經鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.銷毀清冊經單位負責人批準后，由檔案管理人員和監銷人員共同在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程中應確保檔案信息徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀記錄1.對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀檔案的名稱和數量、監銷人員等信息。2.銷毀記錄應保存一定期限，以備查考。檔案管理人員職責檔案庫主管職責1.全面負責檔案庫的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規范運行。3.協調與其他部門的關系，保障檔案工作與單位整體工作的有效銜接。4.定期向上級領導匯報檔案管理工作情況，提出改進建議。檔案管理人員職責1.具體負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、借閱登記等。2.維護檔案庫的環境和設施，確保檔案的安全保管。3.對檔案利用情況進行統計和分析，為單位決策提供參考依據。4.協助檔案鑒定小組開展檔案鑒定和銷毀工作。監督與檢查內部監督1.建立內部監督機制，定期對檔案庫管理工作進行檢查，發現問題及時整改。2.設立舉報渠道，鼓勵員工對檔案管理中的違規行為進行舉報。外部檢查1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等的監督檢查工作。2.對于檢查中提出的問題，應認真整改，并及時反饋整改情況。附則解釋權