商務合約部管理制度一、總則（一）目的為加強公司商務合約部的管理，規范部門工作流程，提高工作效率，有效控制成本，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商務合約部全體員工。（三）基本原則1.依法合規原則：商務合約活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.誠實守信原則：在商務合約往來中，應秉持誠實信用，履行承諾。3.風險防控原則：對合約風險進行全面評估和有效防控，確保公司利益。4.效率效益原則：在保證合約質量的前提下，提高工作效率，追求經濟效益最大化。二、部門職責（一）商務合約策劃1.參與公司項目前期商務調研，收集、分析市場信息和競爭對手情況，為項目商務決策提供依據。2.根據項目特點和要求，制定商務合約策略和目標，明確商務談判要點和底線。（二）合約起草與審核1.負責起草各類商務合約文本，確保合約條款完整、準確、清晰，符合公司利益和法律法規要求。2.對業務部門提交的合約草稿進行審核，提出修改意見，防范合約風險。（三）商務談判1.代表公司與合作方進行商務談判，爭取有利的合約條件，維護公司利益。2.記錄談判過程和結果，及時向公司領導匯報談判進展情況。（四）合約執行與監控1.負責合約的簽訂、歸檔和保管工作，確保合約執行過程中的文件資料完整。2.跟蹤合約執行情況，及時協調解決合約執行過程中出現的問題，對重大問題及時向公司領導報告。3.定期對合約執行情況進行評估和分析，總結經驗教訓，提出改進措施。（五）結算與支付管理1.負責合約款項的結算工作，審核結算資料，確保結算金額準確無誤。2.根據合約約定和公司財務制度，辦理款項支付手續，監控支付進度。（六）法務支持與風險防范1.與公司法務部門保持密切溝通，及時咨詢法律問題，確保合約合法合規。2.識別、評估合約風險，制定風險應對措施，防范法律風險和經濟損失。三、人員管理（一）人員招聘1.根據部門工作需要，提出人員招聘需求，配合人力資源部門制定招聘計劃。2.參與招聘面試，對應聘人員的專業知識、業務能力和綜合素質進行評估。（二）培訓與發展1.制定部門內部培訓計劃，組織員工參加各類業務培訓，提高員工專業技能和業務水平。2.鼓勵員工自我學習和提升，為員工提供必要的學習資源和支持。3.建立員工培訓檔案，記錄員工培訓情況和學習成果。（三）績效考核1.建立科學合理的績效考核體系，明確考核指標和標準。2.定期對員工進行績效考核，考核結果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。3.根據績效考核結果，對表現優秀的員工進行表彰和獎勵，對績效不達標員工進行輔導和改進，必要時進行崗位調整。（四）職業發展規劃1.協助員工制定個人職業發展規劃，為員工提供職業發展指導和建議。2.根據公司發展戰略和員工個人能力，為員工提供晉升機會和崗位輪換機會，促進員工全面發展。四、工作流程（一）商務合約策劃流程1.項目信息收集：業務部門提供項目基本信息，商務合約部收集市場信息、競爭對手情況等相關資料。2.商務合約策略制定：商務合約部根據項目信息和公司目標，制定商務合約策略和目標。3.策略審核與批準：商務合約策略提交公司領導審核批準。（二）合約起草與審核流程1.合約起草：商務合約部根據商務合約策略和項目要求，起草合約文本。2.初稿審核：商務合約部內部對合約初稿進行審核，提出修改意見。3.部門會簽：合約初稿提交業務部門、財務部門、法務部門等相關部門會簽，各部門提出審核意見。4.修改完善：商務合約部根據各部門審核意見，對合約進行修改完善。5.終審與簽署：合約修改稿提交公司領導終審，終審通過后由授權代表簽署合約。（三）商務談判流程1.談判準備：商務合約部根據合約條款和談判目標，制定談判方案，收集談判資料。2.談判組織：商務合約部組織與合作方進行談判，明確談判人員分工和職責。3.談判過程：按照談判方案進行談判，記錄談判要點和雙方意見。4.談判結果匯報：談判結束后，商務合約部向公司領導匯報談判結果，提出合約簽訂建議。5.合約簽訂：根據公司領導意見，辦理合約簽訂手續。（四）合約執行與監控流程1.合約交底：商務合約部將合約主要內容向業務部門和相關人員進行交底。2.執行跟蹤：業務部門負責合約的具體執行，商務合約部跟蹤合約執行情況，定期收集執行進度信息。3.問題協調解決：對合約執行過程中出現的問題，商務合約部及時協調相關部門進行解決，重大問題及時向公司領導報告。4.執行情況評估：定期對合約執行情況進行評估，總結經驗教訓，提出改進措施。（五）結算與支付管理流程1.結算申請：業務部門在合約執行完畢后，提交結算申請及相關結算資料。2.結算審核：商務合約部對結算申請和資料進行審核，核對結算金額和條款。3.財務審核：財務部門對結算金額進行財務審核。4.支付審批：結算審核通過后，按照公司財務制度進行支付審批。5.款項支付：財務部門根據支付審批結果辦理款項支付手續。五、檔案管理（一）檔案分類1.商務合約檔案：包括各類商務合約文本、談判記錄、補充協議等。2.結算檔案：包括結算申請、結算審核資料、支付憑證等。3.項目商務資料檔案：包括項目前期商務調研資料、商務合約策劃文件等。（二）檔案歸檔1.商務合約簽訂后，商務合約部負責將合約文本及相關資料及時歸檔。2.結算工作完成后，結算資料由商務合約部整理歸檔。3.項目結束后，項目商務資料檔案由商務合約部統一歸檔保管。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案安全。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案借閱范圍和程序，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，在檔案管理人員陪同下查閱。2.查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。（五）檔案銷毀1.對已過保管期限或無保存價值的檔案，由商務合約部提出銷毀申請，經公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。六、保密制度（一）保密范圍1.公司商務合約涉及的商業秘密，如合約條款、價格、合作方信息等。2.公司在商務活動中獲取的第三方商業秘密。3.公司內部商務合約管理工作中的敏感信息，如談判策略、財務數據等。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.加強對辦公場所的管理，限制無關人員進入商務合約部辦公區域。3.對涉及保密信息的文件、資料等進行加密存儲和傳輸，設置訪問權限。4.嚴禁在私人通訊工具和公開場合談論公司保密信息。（三）保密監督與檢查1.定期對保密制度執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，視情節輕重給予相應處罰，造成公司損失的，依法追究法律責任。七、廉潔制度（一）廉潔自律要求1.商務合約部員工應遵守國家法律法規和公司廉潔制度，廉潔奉公，不得接受合作方的賄賂、回扣、禮品等不正當利益。2.在商務活動中，應秉持公正、公平、公開的原則，不得利用職務之便謀取私利。（二）廉潔風險防控1.對商務合約業務流程中的廉潔風險點進行識別和評估，制定防控措施。2.加強對員工的廉潔教育，提高員工廉潔意識和風險防范能力。（三）監督與問責1.設立廉潔監督舉報渠道，接受公司內部