研究生學籍檔案轉遞辦法?

一、總則1.為規范我校研究生學籍檔案的轉遞工作，確保檔案的安全、準確、及時傳遞，依據國家相關檔案管理規定及學校實際情況，特制定本辦法。2.研究生學籍檔案是研究生在校學習、生活等情況的真實記錄，對于研究生個人發展及學校人才培養具有重要意義。學籍檔案轉遞工作必須嚴格遵循規定流程，保障檔案信息的完整性與保密性。二、檔案轉出（一）轉出情形1.畢業離校：研究生完成學業，達到畢業要求，學校頒發畢業證書后，根據就業單位或深造學校的要求，轉出學籍檔案。2.退學：研究生因各種原因申請退學，經學校批準后，需將學籍檔案轉出。3.轉學：研究生因特殊原因申請轉學，經學校及相關教育部門批準后，其學籍檔案應轉至接收學校。（二）轉出流程1.畢業離校檔案轉出-信息核對：畢業季前，研究生院協同各培養單位對畢業生學籍檔案進行全面整理和信息核對。內容包括研究生個人基本信息、學習成績、獎懲記錄、學位論文答辯材料等，確保檔案信息準確無誤。-接收單位信息確認：畢業生應及時向研究生院或培養單位提供準確的檔案接收單位信息，包括單位名稱、詳細地址、聯系人及聯系電話等。若就業單位有檔案管理權限，檔案將直接轉至單位；若就業單位無檔案管理權限，檔案將轉至單位所在地的人才服務機構。-檔案封裝與寄送：經核對無誤后，研究生院按照規定對畢業生學籍檔案進行統一封裝，并根據接收單位信息，通過機要通信或專人送取的方式進行轉遞。嚴禁畢業生個人自帶檔案轉遞。-轉遞記錄與查詢：檔案轉出后，研究生院負責做好檔案轉遞記錄，包括檔案轉出日期、接收單位、轉遞方式等信息。畢業生可通過研究生院網站或相關查詢渠道，查詢檔案轉遞狀態。2.退學檔案轉出-退學手續辦理：研究生提出退學申請并獲學校批準后，需在規定時間內到研究生院辦理退學手續，提交退學相關證明材料。-檔案整理與審核：研究生院對退學研究生的學籍檔案進行整理，審核檔案材料的完整性。重點審核退學審批文件、個人基本信息及學習期間的重要材料。-檔案轉出：根據退學研究生提供的檔案接收地址，通過機要通信或專人送取的方式將檔案轉出。若退學研究生未提供接收地址，檔案將暫存學校檔案館，待其確定接收地址后再行轉遞。3.轉學檔案轉出-轉學審批：研究生轉學需按照學校及教育部門的規定，完成轉學申請、審批等手續。轉學申請獲批后，研究生需向研究生院提交轉學相關文件及接收學校的調檔函。-檔案整理與審核：研究生院根據轉學審批文件，對研究生學籍檔案進行整理和審核，確保檔案材料符合接收學校要求。重點審核轉學原因、學習成績、綜合素質評價等材料。-檔案轉出：經審核無誤后，研究生院通過機要通信或專人送取的方式，將學籍檔案轉至接收學校。同時，向接收學校提供轉學相關文件的復印件，作為檔案交接的重要依據。三、檔案轉入（一）轉入情形1.新生入學：被我校錄取的研究生，需將原就讀學校或單位的學籍檔案轉至我校。2.復學：休學的研究生申請復學，經學校批準后，需將休學期間的檔案材料轉至我校。（二）轉入流程1.新生入學檔案轉入-調檔通知：研究生錄取工作結束后，研究生院向被錄取研究生發放調檔通知，明確檔案接收單位、地址、聯系人及注意事項等信息。-檔案郵寄：被錄取研究生按照調檔通知要求，將個人學籍檔案通過機要通信或專人送取的方式寄至我校。檔案寄出后，研究生應及時向研究生院反饋檔案郵寄信息，以便查詢。-檔案接收與審核：研究生院指定專人負責新生檔案的接收工作，對收到的檔案進行認真核對，包括檔案數量、材料完整性等。如發現檔案材料不完整或有疑問，及時與研究生本人或原檔案管理單位聯系核實。-檔案入庫：經審核無誤的新生學籍檔案，按照學校檔案管理規定進行分類、編號，統一入庫保存。2.復學檔案轉入-復學申請：休學研究生申請復學，需向研究生院提交復學申請及休學期間的相關證明材料，如病歷、休學審批文件等。-檔案調閱與審核：研究生院對復學申請進行審核，同時調閱研究生休學期間的檔案材料，了解其休學期間的情況。如發現問題，及時與研究生本人溝通核實。-檔案接收與整理：經審核同意復學的研究生，需將休學期間的檔案材料轉至我校。研究生院對新接收的檔案材料進行整理，與原學籍檔案合并保存。四、檔案轉遞的特殊情況處理1.檔案遺失：在檔案轉遞過程中，如發現檔案遺失，轉出單位應及時查找原因，并出具檔案遺失證明。研究生本人需配合學校及相關部門進行調查處理，必要時重新補辦檔案材料。2.檔案退回：如檔案接收單位因各種原因將檔案退回，研究生院應及時與接收單位溝通，了解退回原因，并根據具體情況進行處理。如因檔案材料不完整或不符合要求被退回，研究生院應通知研究生本人在規定時間內補充或完善檔案材料，重新進行轉遞。3.涉密檔案：對于涉及國家秘密或學校機密的研究生學籍檔案，轉遞工作應嚴格遵循國家保密法規和學校保密制度。檔案轉出時，需進行加密處理，并通過專門的保密渠道進行傳遞；檔案接收時，需進行嚴格的保密審查，確保檔案信息安全。五、監督與管理1.研究生院負責對研究生學籍檔案轉遞工作進行全程監督，定期檢查檔案轉遞情況，確保檔案轉遞工作規范、有序進行。2.各培養單位應指定專人負責本單位研究生學籍檔案的整理、審核和轉遞工作，嚴格按照學校規定的流程和要求操作，確保檔案信息的準確性和完整