職業技術學院創新創業檔案管理工作細則?

一、總則1.為加強學院創新創業檔案管理，有效保護和利用創新創業檔案資源，推動學院創新創業工作的持續發展，依據國家有關檔案管理的法律法規及學院實際情況，特制定本工作細則。2.創新創業檔案是學院在創新創業教育、實踐、項目孵化等活動中直接形成的，對學院和師生具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.創新創業檔案管理工作遵循集中統一管理、完整準確、安全保密、便于利用的原則，確保檔案資料的真實性、完整性和系統性。二、管理體制與職責1.學院檔案管理部門-負責制定和完善創新創業檔案管理的規章制度，并監督執行。-統籌規劃學院創新創業檔案工作，對各部門、各項目團隊的檔案工作進行業務指導、監督和檢查。-負責接收、整理、保管、統計和利用全院創新創業檔案。-組織開展創新創業檔案信息化建設，推進檔案數字化管理。2.各系（部）及相關職能部門-明確專人負責本部門創新創業檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向學院檔案管理部門移交。-配合學院檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協助。-負責本部門創新創業檔案的日常查閱和利用，并做好登記工作。3.創新創業項目團隊-項目負責人負責本團隊創新創業項目檔案的全程收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料與項目進展同步。-在項目結束后，按照規定及時向學院檔案管理部門或所在系（部）移交完整的項目檔案。三、檔案收集范圍1.創新創業教育教學-創新創業教育教學計劃、大綱、教材、教案等相關資料。-創新創業課程建設資料，包括課程申報、評估、驗收等材料。-創新創業師資培訓資料，如培訓方案、培訓記錄、培訓證書等。-學生創新創業實踐課程作業、報告、設計作品等。2.創新創業競賽-各級各類創新創業競賽的通知、方案、報名材料、參賽項目計劃書等。-競賽過程中的評審記錄、評分標準、獲獎名單及證書等相關材料。-學院組織參賽的總結報告、經驗交流材料等。3.創新創業項目-創新創業項目申報書、可行性研究報告、項目任務書等立項材料。-項目實施過程中的進展報告、實驗數據、技術資料、財務預算與決算等資料。-項目驗收材料，包括驗收申請、驗收報告、成果鑒定證書等。-項目孵化過程中的場地使用記錄、設備使用記錄、合作協議等相關材料。4.創新創業平臺建設-創新創業孵化基地、眾創空間等平臺的建設規劃、設計方案、運營管理制度等資料。-平臺入駐企業或團隊的申請材料、入駐協議、退出記錄等。-平臺開展的各類活動資料，如講座、培訓、路演等活動的通知、照片、視頻等。5.創新創業成果-師生獲得的創新創業相關專利、軟件著作權等知識產權證書及申請材料。-發表的與創新創業相關的學術論文、專著等成果資料。-創新創業項目轉化的產品樣本、宣傳資料、市場推廣方案等。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-歸檔的創新創業檔案應保持文件材料的有機聯系，區分不同年度、項目、類別進行整理。-對每份文件材料應進行編號、編目，注明日期、來源、保管期限等信息。-聲像檔案應標注拍攝時間、地點、內容、人物等關鍵信息，并進行數字化處理，存儲于專門的存儲設備中。2.歸檔流程-各部門、各項目團隊應在每年6月底前完成上一年度創新創業檔案的整理工作，并填寫《創新創業檔案移交清單》。-將整理好的檔案及移交清單一并移交至學院檔案管理部門。檔案管理部門接收后，應進行認真核對，確認無誤后雙方在移交清單上簽字蓋章。-對于重大創新創業項目或緊急需要歸檔的材料，應及時整理并移交，確保檔案的及時性和完整性。五、檔案保管1.保管條件-學院應設立專門的創新創業檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案保管環境符合要求。-檔案庫房應保持清潔、通風，嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。2.保管期限-創新創業檔案的保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（1-10年）三種。具體保管期限根據檔案的重要性和保存價值確定。-檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行銷毀或續存處理。銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀清單》，經學院主管領導批準后，由兩人以上監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。六、檔案利用1.利用申請-學院師生因教學、科研、管理等工作需要查閱創新創業檔案的，應填寫《創新創業檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。-校外單位或個人查閱創新創業檔案的，需持單位介紹信及本人有效身份證件，經學院主管領導批準后，方可查閱。2.利用方式-檔案管理部門根據批準的查閱申請，為查閱者提供檔案查閱服務。查閱者應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。-查閱檔案時，查閱者應遵守檔案管理制度，愛護檔案資料，不得涂改、圈劃、批注、抽取、撕毀檔案。如需復印、摘錄檔案內容，應另行申請，經批準后方可進行。-檔案管理部門應做好檔案利用登記工作，記錄查閱者的姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息，以便追溯和統計。七、檔案信息化建設1.學院應積極推進創新創業檔案信息化建設，建立創新創業檔案管理信息系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索和利用。2.檔案管理部門應按照相關標準和規范，對創新創業檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行分類存儲和備份。3.利用信息化手段，加強檔案信息資源的整合和共享，提高檔案利用效率，為學院創新創業工作提供便捷的信息服務。八、監督與考核1.學院檔案管理部門應定期對各部門、各項目團隊的創新創業檔案管理工作進行檢查和評估，發現問題及時提出整改意見。2.將創新創業檔案管理工作納入學院各部門年度績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部