煤場購銷煤管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司煤場購銷煤業務流程，確保煤炭采購、銷售活動的順利進行，保障公司利益，提高運營效率，促進公司可持續發展。2.適用范圍本制度適用于公司煤場所有涉及煤炭采購、銷售及相關管理活動的部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定開展煤場購銷煤業務。效益性原則：以實現公司經濟效益最大化為目標，優化采購成本，合理制定銷售價格，確保利潤最大化。規范性原則：明確各環節操作流程和標準，規范業務行為，確保各項工作有序進行。風險防控原則：對購銷煤業務中可能存在的市場風險、質量風險、資金風險等進行有效識別、評估和防控。二、職責分工1.采購部門負責市場調研，收集煤炭供應商信息，建立供應商檔案。根據公司生產需求和庫存情況，制定科學合理的采購計劃，并組織實施采購工作。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購煤炭的質量、價格、交貨期等符合公司要求。協調解決采購過程中的問題，跟蹤采購合同執行情況，及時處理合同變更、違約等事宜。2.銷售部門負責市場調研，分析煤炭市場動態和客戶需求，制定銷售策略和計劃。開拓煤炭銷售市場，尋找潛在客戶，建立客戶關系，組織煤炭銷售業務。與客戶進行商務談判，簽訂銷售合同，確保銷售煤炭的質量、價格、交貨期等符合公司要求和客戶需求。協調解決銷售過程中的問題，跟蹤銷售合同執行情況，及時處理合同變更、違約等事宜。負責客戶反饋信息的收集和整理，及時向相關部門傳遞，為公司決策提供依據。3.質量檢驗部門制定煤炭質量檢驗標準和流程，負責對采購和銷售的煤炭進行質量檢驗。確保檢驗設備的正常運行和維護，保證檢驗結果的準確性和可靠性。對煤炭質量問題進行分析和判定，提出處理建議，并跟蹤處理結果。定期向上級匯報煤炭質量情況，為公司決策提供質量數據支持。4.倉儲部門負責煤場的日常管理，包括煤炭的存儲、保管、裝卸、運輸等工作。建立煤炭庫存臺賬，準確記錄煤炭的出入庫數量、質量、存放位置等信息，定期進行盤點，確保賬實相符。做好煤場的安全管理工作，制定安全管理制度和應急預案，防止煤炭丟失、損壞、自燃等事故發生。按照采購和銷售部門的要求，及時組織煤炭的裝卸和發運工作，確保業務流程順暢。5.財務部門負責煤場購銷煤業務的財務管理和核算工作，制定財務管理制度和流程。審核采購合同和銷售合同中的財務條款，確保公司利益不受損失。負責資金的收付管理，根據合同約定及時支付采購款項，及時回收銷售貨款，確保資金安全。定期對煤場購銷煤業務進行財務分析，為公司決策提供財務數據支持。6.法務部門參與煤場購銷煤業務合同的起草、審核和修訂工作，確保合同的合法性和有效性。為公司購銷煤業務提供法律咨詢和服務，處理相關法律事務，防范法律風險。協助處理合同糾紛和法律訴訟案件，維護公司合法權益。三、采購管理1.采購計劃制定采購部門應每月末根據公司生產計劃、設備運行狀況、煤炭庫存情況等因素，綜合考慮市場供應和價格波動趨勢，制定次月采購計劃。采購計劃應明確采購煤炭的品種、數量、質量要求、預計到貨時間等內容。采購計劃制定后，應提交給相關部門進行審核。生產部門負責審核采購計劃是否滿足生產需求，倉儲部門負責審核庫存情況是否合理，財務部門負責審核資金預算是否可行。審核通過后的采購計劃報公司領導審批后實施。2.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道收集煤炭供應商信息，包括市場調研、行業推薦、網絡搜索等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，建立供應商檔案，內容包括供應商基本情況、資質證書、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。根據采購計劃和供應商檔案，采購部門組織對潛在供應商進行評估和篩選。評估內容包括供應商的信譽、實力、產品質量、價格競爭力、交貨期保障能力等。選擇至少三家符合要求的供應商作為候選供應商，并與之進行初步溝通和洽談。采購部門應定期對供應商進行考核評價，考核內容包括產品質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等。根據考核評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商進行商務談判，就煤炭的品種、數量、質量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等條款達成一致意見后，起草采購合同。采購合同應符合國家法律法規和公司相關規定，明確雙方的權利和義務。采購合同起草后，應提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、有效性、完整性等方面，確保合同不存在法律風險。審核通過后的采購合同報公司領導審批后簽訂。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，包括倉儲部門、質量檢驗部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。4.采購執行與跟蹤采購部門根據采購合同約定，及時向供應商下達采購訂單，明確采購煤炭的具體要求和交貨時間。采購訂單下達后，應跟蹤供應商的生產進度和發貨情況，確保按時、按質、按量到貨。質量檢驗部門應在煤炭到貨前做好檢驗準備工作，包括檢驗設備調試、檢驗人員安排等。煤炭到貨后，按照規定的檢驗標準和流程進行質量檢驗，確保采購煤炭的質量符合合同要求。倉儲部門負責煤炭的接貨和入庫工作，按照質量檢驗結果辦理入庫手續。對驗收合格的煤炭，應及時安排存放位置，并做好標識和記錄。對驗收不合格的煤炭，應及時與采購部門溝通，協商處理辦法。財務部門根據采購合同約定和到貨驗收情況，及時辦理采購款項的支付手續。在支付采購款項前，應審核相關憑證和手續是否齊全，確保支付的準確性和合法性。四、銷售管理1.銷售計劃制定銷售部門應每月末根據市場調研情況、客戶需求預測、公司生產能力和庫存情況等因素，制定次月銷售計劃。銷售計劃應明確銷售煤炭的品種、數量、價格范圍、目標客戶群體、銷售區域等內容。銷售計劃制定后，應提交給相關部門進行審核。生產部門負責審核銷售計劃是否符合公司生產能力，倉儲部門負責審核庫存情況是否能夠滿足銷售需求，財務部門負責審核銷售價格是否合理、利潤目標是否可行。審核通過后的銷售計劃報公司領導審批后實施。2.客戶開發與管理銷售部門應積極開拓煤炭銷售市場，通過多種渠道尋找潛在客戶，包括參加行業展會、網絡營銷、客戶推薦等。對潛在客戶進行調查和分析，了解其需求特點、購買能力、信譽狀況等，建立客戶檔案，內容包括客戶基本情況、購買歷史、需求偏好、聯系方式等。根據客戶檔案和銷售計劃，銷售部門制定客戶拜訪計劃，定期與客戶進行溝通和洽談，了解客戶需求變化，介紹公司產品和服務優勢，建立良好的客戶關系。對于重點客戶，應安排專人負責跟進和維護。銷售部門應定期對客戶進行評估和分類管理，根據客戶的購買量、購買頻率、忠誠度等指標，將客戶分為重點客戶、一般客戶和潛在客戶。對于重點客戶，給予更多的優惠政策和優質服務，對于一般客戶，保持適度關注和溝通，對于潛在客戶，加大開發力度，提高其轉化率。3.銷售合同簽訂銷售部門與客戶進行商務談判，就煤炭的品種、數量、質量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等條款達成一致意見后，起草銷售合同。銷售合同應符合國家法律法規和公司相關規定，明確雙方的權利和義務。銷售合同起草后，應提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、有效性、完整性等方面，確保合同不存在法律風險。審核通過后的銷售合同報公司領導審批后簽訂。銷售合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本分發給相關部門，包括倉儲部門、質量檢驗部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。4.銷售執行與跟蹤銷售部門根據銷售合同約定，及時向倉儲部門下達發貨通知，明確發貨煤炭的品種、數量、質量要求、交貨時間和地點等。倉儲部門根據發貨通知，組織煤炭的裝卸和發運工作，確保按時、按質、按量發貨。質量檢驗部門應在煤炭發貨前對煤炭質量進行再次檢驗，確保發貨煤炭的質量符合合同要求。對于檢驗合格的煤炭，出具質量檢驗報告，并隨貨同行。財務部門根據銷售合同約定和發貨情況，及時確認銷售收入，并跟蹤銷售貨款的回收情況。對于逾期未付款的客戶，應及時與銷售部門溝通，采取相應的催款措施，確保公司資金安全。銷售部門應及時跟蹤銷售合同執行情況，了解客戶對產品質量、交貨期、售后服務等方面的反饋意見，及時處理客戶投訴和問題，提高客戶滿意度。五、質量檢驗管理1.檢驗標準制定質量檢驗部門應根據國家相關標準和行業規范，結合公司實際情況，制定煤炭質量檢驗標準和流程。檢驗標準應明確煤炭的各項質量指標要求，包括發熱量、灰分、揮發分、硫分、水分等。質量檢驗標準和流程制定后，應報公司領導審批后實施。同時，應將檢驗標準和流程傳達給采購部門、銷售部門、倉儲部門等相關部門，確保各部門在業務操作中嚴格按照標準執行。2.檢驗流程執行采購煤炭到貨后，質量檢驗部門應按照規定的檢驗標準和流程進行檢驗。首先，對煤炭進行外觀檢查，包括煤炭的粒度、顏色、光澤等。然后，按照規定的采樣方法進行采樣，將采集的樣品送實驗室進行分析檢測。實驗室檢測人員應嚴格按照操作規程進行檢測，確保檢測結果的準確性和可靠性。檢測完成后，出具質量檢驗報告，明確煤炭的各項質量指標檢測結果。銷售煤炭發貨前，質量檢驗部門應再次對煤炭質量進行檢驗，確保發貨煤炭的質量符合合同要求。對于檢驗合格的煤炭，出具質量檢驗報告，并隨貨同行。對于檢驗不合格的煤炭，應及時通知銷售部門，協商處理辦法。3.檢驗結果處理對于采購煤炭檢驗合格的，質量檢驗部門應及時通知倉儲部門辦理入庫手續。對于檢驗不合格的煤炭，質量檢驗部門應出具詳細的檢驗報告，說明不合格原因和指標情況，并及時通知采購部門。采購部門應根據質量檢驗報告，與供應商協商處理辦法。如要求供應商補貨、換貨、降價處理或承擔違約責任等。協商達成一致意見后，簽訂相關協議，并跟蹤處理結果。對于銷售煤炭檢驗不合格的，質量檢驗部門應及時通知銷售部門。銷售部門應立即停止發貨，并與客戶溝通協商處理辦法。如采取補貨、換貨、降價處理或承擔違約責任等措施，以滿足客戶需求，維護公司信譽。六、倉儲管理1.庫存管理倉儲部門應建立煤炭庫存臺賬，詳細記錄煤炭的出入庫數量、質量、存放位置、入庫時間、出庫時間等信息。庫存臺賬應定期進行核對和更新，確保賬實相符。倉儲部門應根據煤炭的品種、質量、規格等因素，對煤場進行合理分區，設置不同的存放區域，并做好標識。對于不同批次、不同質量的煤炭，應分別存放，避免混淆。倉儲部門應定期對煤炭庫存進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結束后，編制庫存盤點報告，對盤點結果進行分析和總結，如發現賬實不符等問題，應及時查明原因，并進行調整處理。2.煤炭保管倉儲部門應做好煤場的日常保管工作，采取有效的防潮、防雨、防曬、防火、防盜等措施，確保煤炭質量不受影響，數量不發生損失。定期對煤場進行巡查，檢查煤炭的存放狀態、有無自燃跡象等情況。如發現煤炭有發熱、冒煙等異常情況，應及時采取措施進行處理，并報告相關部門。對長期存放的煤炭，應根據煤炭特性和存放時間，定期進行翻垛、倒堆等操作，防止煤炭結塊、變質等問題發生。3.裝卸與運輸管理倉儲部門應根據采購和銷售部門的要求，及時組織煤炭的裝卸和發運工作。裝卸過程中，應采取有效的防塵、降塵措施，減少粉塵污染。選擇具備相應資質和良好信譽的運輸單位進行煤炭運輸，簽訂運輸合同，明確運輸責任和義務。運輸過程中，應確保煤炭安全，防止煤炭灑落、丟失等情況發生。對運輸車輛進行定期檢查和維護，確保車輛性能良好，符合運輸要求。同時，要求運輸車輛配備必要的防護設備，如篷布、苫蓋等，防止煤炭在運輸過程中受到污染和損失。七、財務管理1.采購資金管理財務部門應根據采購合同約定和資金預算安排，及時籌集采購資金，確保采購款項的按時支付。在支付采購款項前，應審核采購合同、發票、驗收報告等相關憑證和手續是否齊全，確保支付的準確性和合法性。建立采購資金跟蹤管理制度，定期對采購資金的使用情況進行跟蹤和分析，及時發現和解決資金使用過程中存在的問題。如發現采購資金超預算或支付進度異常等情況，應及時與采購部門溝通，采取相應的措施進行調整和處理。2.銷售資金管理財務部門應根據銷售合同約定和發貨情況，及時確認銷售收入，并跟蹤銷售貨款的回收情況。建立銷售貨款回收臺賬，詳細記錄客戶名稱、銷售合同金額、發貨時間、收款時間、收款金額等信息。制定銷售貨款催款制度，明確催款責任人和催款流程。對于逾期未付款的客戶，應及時發出催款通知，采取電話催款、上門催款、法律訴訟等措施，確保銷售貨款及時足額回收。定期對銷售資金回籠情況進行分析和總結，評估銷售資金回籠風險，為公司決策提供財務數據支持。如發現銷售資金回籠困難或存在重大風險等情況，應及時報告公司領導，并協同相關部門采取有效措施進行應對。3.成本核算與分析財務部門應建立煤場購銷煤業務成本核算制度，對采購成本、銷售成本、倉儲成本等進行詳細核算。采購成本包括煤炭采購價格、運輸費用、裝卸費用、檢驗費用等；銷售成本包括煤炭銷售價格、運輸費用、裝卸費用、售后服務費用等；倉儲成本包括倉儲設施折舊、保管費用、盤點費用等。定期對煤場購銷煤業務成本進行分析，對比不同時期、不同供應商、不同客戶的成本情況，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。通過成本分析，提出降低成本的建議和措施，為公司優化采購、銷