煤炭采購及管理制度一、總則1.目的為規范公司煤炭采購行為，確保煤炭采購工作的高效、有序進行，保障公司生產經營活動的正常開展，降低采購成本，提高采購質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及煤炭采購的部門和人員。3.基本原則合法性原則：煤炭采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。經濟性原則：在保證煤炭質量的前提下，努力降低采購成本，實現經濟效益最大化。質量優先原則：優先采購符合公司生產需求質量標準的煤炭。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。二、采購計劃管理1.需求預測生產部門應根據公司年度生產計劃、月度生產安排以及設備運行狀況等，提前對煤炭需求進行預測。預測內容包括煤炭品種、數量、質量要求、到貨時間等。定期召開生產、采購等部門參加的煤炭需求分析會議，結合市場動態和公司實際情況，對煤炭需求預測進行評估和調整，確保預測的準確性。2.采購計劃編制采購部門依據生產部門提供的煤炭需求預測，結合庫存情況，編制月度煤炭采購計劃。采購計劃應明確煤炭品種、規格、數量、預計到貨時間等詳細信息。采購計劃需經采購部門負責人審核，報公司分管領導審批后執行。如遇特殊情況需調整采購計劃，應按原審批流程進行變更。三、供應商管理1.供應商選擇建立供應商準入機制，明確供應商應具備的基本條件，包括合法經營資質、良好的商業信譽、穩定的供應能力、產品質量合格等。通過多種渠道收集供應商信息，如市場調研、行業推薦、網絡搜索等，建立供應商信息庫。采購部門會同相關技術、質量等部門對潛在供應商進行實地考察和評估，綜合考慮供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等因素，確定合格供應商名單。合格供應商名單需經公司總經理辦公會審議通過后，納入公司供應商管理體系。2.供應商評估與考核定期對供應商進行評估和考核，評估周期為每季度一次。考核內容包括供應產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購部門負責收集供應商考核相關數據，會同質量、生產等部門進行綜合評價，填寫供應商考核表。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予適當獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對考核不合格的供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應取消其合格供應商資格。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司需求和相關政策，了解供應商的生產經營情況和市場動態。對于重要供應商，可建立高層互訪機制，加強雙方合作與信任。積極協調解決與供應商之間的糾紛和問題，維護良好的合作關系。四、采購流程管理1.采購申請各部門根據生產經營需要，填寫煤炭采購申請表，詳細注明煤炭品種、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。采購申請表經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。如采購金額較大或涉及特殊采購項目，需報公司總經理審批。3.采購實施采購部門依據審批后的采購申請表，在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價、比價。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括煤炭品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量到貨。4.到貨驗收煤炭到貨前，采購部門應及時通知質量、生產等相關部門做好驗收準備工作。到貨后，由質量檢驗部門按照合同約定的質量標準進行檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的煤炭辦理入庫手續；檢驗不合格的煤炭，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。5.付款結算采購部門根據采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單，附上發票、驗收報告等相關憑證。付款申請單經采購部門負責人、財務部門審核后，報公司分管領導審批。財務部門按照審批后的付款申請單進行付款結算，確保資金支付的準確性和及時性。五、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應符合法律法規要求，條款清晰、準確、完整。采購合同簽訂前，必須由公司法律顧問對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，合同原件由采購部門負責保管，同時將合同副本分送財務、質量、生產等相關部門。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息。如發現供應商有違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取措施糾正違約行為，并按照合同約定承擔相應的違約責任。在合同執行過程中，如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，采購部門應及時通知對方，并按照法律法規和合同約定辦理相關手續。3.合同變更與解除如因生產經營需要或其他原因需變更采購合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。在符合法律法規和合同約定的情況下，可解除采購合同。解除合同應簽訂書面解除協議，并妥善處理相關善后事宜。4.合同檔案管理采購部門應建立采購合同檔案，對合同的簽訂、執行、變更、解除等全過程資料進行整理歸檔。合同檔案應包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、付款憑證等相關資料，確保檔案資料的完整性和可追溯性。六、采購風險管理1.市場風險密切關注煤炭市場動態，分析市場價格走勢、供需變化等因素，及時調整采購策略，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。建立市場價格預警機制，設定價格波動閾值，當市場價格波動超過閾值時，及時采取應對措施，如調整采購計劃、與供應商協商價格等。2.質量風險加強對采購煤炭質量的檢驗檢測，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收。對質量不穩定的供應商，增加檢驗頻次和力度。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和違約責任。如因供應商提供的煤炭質量問題給公司造成損失的，應依法追究其責任。3.供應商風險定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商存在的問題，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保煤炭供應的連續性。4.法律風險加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂、執行等過程中，嚴格按照法律法規要求辦理相關手續，避免因法律糾紛給公司造成損失。七、監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對煤炭采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應積極配合內部審計工作，如實提供相關資料和信息。對審計發現的問題，應及時整改落實，并將整改情況反饋給審計部門。2.投訴舉報建立煤炭采購投訴舉報機制，設立專門的