租賃及合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司租賃及合同管理行為，防范租賃及合同風險，維護公司合法權益，提高公司管理效率，確保公司各項業務活動的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經營活動中涉及的各類租賃業務及合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.基本原則依法合規原則：租賃及合同管理應嚴格遵守國家法律法規、政策及相關行業規定。審慎性原則：在簽訂租賃合同及其他合同時，應充分評估風險，確保合同條款公平合理，維護公司利益。全面管理原則：涵蓋租賃合同及各類合同從起草、審核、簽訂到履行、變更、終止等各個環節的全程管理。協作配合原則：各部門應在租賃及合同管理過程中密切協作，共同做好相關工作。二、租賃業務管理1.租賃需求申請各部門因業務需要租賃資產時，應提前填寫《租賃需求申請表》，詳細說明租賃資產的名稱、規格、數量、用途、租賃期限、預計租金等內容，并提交至部門負責人審核。部門負責人應根據業務實際情況對租賃需求進行審核，確認需求的合理性和必要性，審核通過后簽字提交至行政部門。2.租賃市場調研行政部門收到《租賃需求申請表》后，應組織相關人員進行租賃市場調研。調研內容包括但不限于租賃資產的市場價格、租賃公司信譽、租賃條款等。通過多種渠道收集租賃信息，如網絡搜索、咨詢行業協會、實地考察租賃公司等，形成租賃市場調研報告，為租賃決策提供參考依據。3.租賃供應商選擇根據租賃市場調研報告，行政部門會同財務部門、法務部門等相關人員對租賃供應商進行綜合評估。評估指標包括租賃價格、服務質量、信譽狀況、資質條件等。對評估合格的租賃供應商進行篩選，確定意向合作供應商，并與其進行商務談判。談判內容包括租賃價格、租賃期限、租金支付方式、維修保養責任、違約責任等條款。談判達成一致后，填寫《租賃供應商選擇審批表》，詳細記錄談判情況及擬簽訂租賃合同的主要條款，提交公司領導審批。4.租賃合同簽訂經公司領導審批同意后，行政部門負責起草租賃合同文本。租賃合同應明確雙方的權利和義務，包括租賃資產的名稱、規格、數量、租賃期限、租金及支付方式、維修保養責任、違約責任等條款。租賃合同文本起草完成后，應提交法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規，防范法律風險。法務部門審核通過后，行政部門將租賃合同文本提交至公司領導簽字蓋章。簽字蓋章后的租賃合同生效，并由行政部門負責存檔保管。5.租賃資產交付與驗收租賃合同簽訂后，行政部門應及時通知租賃供應商按照合同約定交付租賃資產。租賃供應商交付租賃資產時，應提供資產清單及相關證明文件。公司相關部門負責對租賃資產進行驗收，驗收內容包括資產的數量、質量、規格、性能等是否符合合同約定。驗收合格后，填寫《租賃資產驗收單》，由驗收人員簽字確認。如發現租賃資產存在質量問題或與合同約定不符的情況，應及時與租賃供應商協商解決，要求其限期整改或更換資產。6.租金支付管理財務部門應根據租賃合同約定的租金支付方式和期限，及時安排租金支付工作。租金支付前，財務部門應審核相關支付憑證，確保支付金額準確無誤。財務部門在支付租金時，應按照公司財務管理制度的規定進行操作，確保支付流程合規。支付完成后，應及時記錄租金支付情況，并將相關憑證存檔保管。7.租賃資產使用與維護各部門應按照租賃合同約定的用途合理使用租賃資產，不得擅自改變資產用途或轉租給他人。租賃資產在使用過程中出現故障或損壞的，使用部門應及時通知行政部門。行政部門應根據租賃合同約定，聯系租賃供應商進行維修保養。使用部門應配合租賃供應商的維修保養工作，提供必要的協助和信息。維修保養費用按照租賃合同約定執行。8.租賃期限屆滿與續租租賃期限屆滿前，行政部門應提前通知使用部門及租賃供應商，確認是否續租。如使用部門需要續租，應填寫《租賃續租申請表》，提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后簽字提交至行政部門。行政部門按照本制度規定的租賃業務流程，重新進行租賃市場調研、供應商選擇、合同簽訂等工作。如使用部門不再續租，應在租賃期限屆滿前及時通知租賃供應商辦理資產交接手續。資產交接完成后，填寫《租賃資產交接清單》，由雙方簽字確認。三、合同管理1.合同分類公司合同分為以下幾類：租賃合同：如房屋租賃、設備租賃等。采購合同：包括原材料采購、設備采購、辦公用品采購等。銷售合同：涉及公司產品或服務銷售的合同。服務合同：如咨詢服務、技術服務、外包服務等合同。借款合同：公司與金融機構或其他單位簽訂的借款合同。其他合同：除上述合同類型外的其他合同。2.合同起草合同起草應根據業務實際情況，明確合同雙方的權利和義務，確保合同條款完整、準確、清晰。合同文本應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應在使用前進行審核，確保格式合同符合公司利益和法律法規要求。合同起草部門應在合同起草過程中與相關部門進行溝通協調，充分聽取意見和建議，確保合同內容的合理性和可行性。3.合同審核合同起草完成后，應提交至法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，重點審查合同的合法性、合規性、完整性、風險防范措施等方面。法務部門審核通過后，合同文本應提交至財務部門進行審核。財務部門應從財務角度對合同條款進行審查，重點審查合同的付款方式、結算周期、資金安排、財務風險等方面。根據合同性質和涉及金額大小，部分合同還需提交至其他相關部門進行審核，如涉及技術條款的合同需提交技術部門審核，涉及業務合作的合同需提交業務部門審核等。各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。4.合同簽訂經各審核部門審核通過的合同，由合同承辦部門負責與合同對方當事人簽訂。簽訂合同前，應確保合同對方當事人具備合法的主體資格和履約能力。合同承辦人員應按照公司授權范圍簽訂合同，不得超越授權簽訂合同。簽訂合同時，應仔細核對合同條款，確保合同內容與審核通過的文本一致。合同簽字蓋章應按照公司規定的流程進行，確保簽字蓋章真實、有效。簽字蓋章后的合同生效，并由合同承辦部門負責存檔保管。5.合同履行合同生效后，合同雙方應按照合同約定履行各自的義務。合同承辦部門應跟蹤合同履行情況，及時掌握合同執行進度。在合同履行過程中，如發現合同對方當事人未按照合同約定履行義務或出現可能影響合同履行的情況，合同承辦部門應及時采取措施，如發函催告、協商解決、追究違約責任等，確保公司合法權益不受侵害。合同履行過程中涉及的各項文件、資料、憑證等應妥善保管，作為合同履行的證明材料。6.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時與合同對方當事人協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應按照本制度規定的合同審核、簽訂流程進行審批和簽訂。變更后的合同應與原合同一并存檔保管。7.合同終止合同履行完畢、合同解除、合同無效等情況下，合同終止。合同承辦部門應及時辦理合同終止手續，如通知合同對方當事人、清理合同債權債務、收回相關文件資料等。合同終止后，合同承辦部門應將合同履行情況及終止情況進行總結，并將相關資料整理歸檔。8.合同糾紛處理在合同履行過程中如發生合同糾紛，合同承辦部門應及時報告公司領導，并會同法務部門等相關人員進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應根據糾紛的具體情況，選擇合適的解決方式，如協商解決、仲裁、訴訟等。在糾紛處理過程中，應注意收集和保存相關證據，維護公司合法權益。糾紛處理完成后，應將糾紛處理情況進行總結，并將相關資料整理歸檔。四、合同檔案管理1.合同檔案的收集合同承辦部門應在合同簽訂生效后及時將合同文本及相關資料收集整理，移交至公司檔案室。合同相關資料包括但不限于合同審批表、審核意見、談判記錄、補充協議、變更協議、履行過程中的文件資料、糾紛處理文件等。2.合同檔案的整理檔案室應按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。合同檔案應裝訂成冊，編制頁碼，并在封面注明合同名稱、合同編號、簽訂時間、合同雙方當事人等信息。3.合同檔案的保管檔案室應設置專門的合同檔案保管區域，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應按照檔案管理規定進行定期保管，保管期限根據合同性質和重要程度確定。一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。在保管期限內，應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。4.合同檔案的查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后簽字提交至檔案室。檔案室根據申請表內容進行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后簽字提交至檔案室。檔案室根據申請表內容進行借閱，并與借閱人簽訂《合同檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責任和義務。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.合同檔案的銷毀合同檔案保管期限屆滿后，檔案室應會同法務部門等相關人員對合同檔案進行鑒定，確定是否可以銷毀。對于確已失去保存價值的合同檔案，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，提交至公司領導審批。經公司領導審批同意后，由檔案室負責組織銷毀合同檔案。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀合同檔案名稱及數量等信息。五、監督與考核1.監督檢查公司設立租賃及合同管理監督小組，定期對公司租賃及合同管理情況進行監督檢查。監督小組由法務部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督檢查內容包括租賃及合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。監督檢查過程中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應將整改情況書面報告監督小組。