公司專項(xiàng)采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司專項(xiàng)采購行為，加強(qiáng)專項(xiàng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有專項(xiàng)采購活動(dòng)，包括但不限于工程項(xiàng)目、設(shè)備采購、服務(wù)采購等專項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及的物資及服務(wù)采購。3.基本原則合法性原則：專項(xiàng)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在滿足專項(xiàng)業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。及時(shí)性原則：確保專項(xiàng)采購活動(dòng)及時(shí)、高效完成，滿足業(yè)務(wù)開展進(jìn)度要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專項(xiàng)采購決策小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)對(duì)重大專項(xiàng)采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，審核采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同等重要事項(xiàng)。2.采購執(zhí)行部門采購部：作為公司采購的主要執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)專項(xiàng)采購活動(dòng)的具體實(shí)施。包括制定采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進(jìn)度及驗(yàn)收等工作。需求部門：提出專項(xiàng)采購需求，參與采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同評(píng)審等工作，并負(fù)責(zé)對(duì)采購物資及服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。3.各部門職責(zé)采購部職責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，定期評(píng)估供應(yīng)商，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量。根據(jù)需求部門提交的采購申請(qǐng)，編制詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。按照采購流程，組織開展采購活動(dòng)，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇合適的供應(yīng)商。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂及執(zhí)行跟蹤，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)解決采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質(zhì)量糾紛等，保障采購任務(wù)順利完成。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)采購流程和方法的建議。需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出專項(xiàng)采購需求，詳細(xì)描述所需物資或服務(wù)的功能、性能、技術(shù)參數(shù)等要求。配合采購部進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供相關(guān)市場(chǎng)信息和技術(shù)資料，協(xié)助采購部制定合理的采購計(jì)劃。參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，提供意見和建議，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)對(duì)采購物資及服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。對(duì)采購物資及服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，為后續(xù)采購提供參考依據(jù)。三、采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)專項(xiàng)業(yè)務(wù)開展需要，填寫《專項(xiàng)采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部收到經(jīng)審批的采購申請(qǐng)后，結(jié)合公司庫存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定專項(xiàng)采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購方式、采購時(shí)間安排、采購責(zé)任人等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，采購計(jì)劃需提交專項(xiàng)采購決策小組審議通過。3.供應(yīng)商選擇與采購方式確定根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)、采購金額等因素，采購部選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商庫篩選、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等方面的審核。對(duì)于符合要求的供應(yīng)商，采購部組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察或邀請(qǐng)其參加采購談判。采購談判應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保雙方達(dá)成一致意見。根據(jù)采購談判結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.采購合同執(zhí)行與跟蹤采購部負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。采購部定期向需求部門反饋采購進(jìn)度，對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取措施解決，如協(xié)商變更合同條款、催促供應(yīng)商加快交貨等。需求部門應(yīng)密切關(guān)注采購合同執(zhí)行情況，配合采購部做好相關(guān)工作，如提供必要的協(xié)助、及時(shí)驗(yàn)收等。5.驗(yàn)收與付款采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《專項(xiàng)采購驗(yàn)收單》，由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。采購部根據(jù)驗(yàn)收情況和合同約定，辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財(cái)務(wù)部門付款。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制需求部門在提交采購申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)專項(xiàng)業(yè)務(wù)需求、市場(chǎng)價(jià)格行情等因素進(jìn)行合理估算，明確采購物資或服務(wù)的預(yù)算金額。采購部結(jié)合需求部門的采購預(yù)算，綜合考慮采購數(shù)量、采購周期、市場(chǎng)波動(dòng)等因素，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司專項(xiàng)采購預(yù)算草案。專項(xiàng)采購預(yù)算草案經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，專項(xiàng)采購預(yù)算需提交公司董事會(huì)審議通過。2.預(yù)算執(zhí)行采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.預(yù)算控制采購部在采購過程中應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變化，采取有效的價(jià)格控制措施，確保采購成本不超過預(yù)算。如發(fā)現(xiàn)采購價(jià)格可能超過預(yù)算，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)或調(diào)整采購方案。需求部門應(yīng)配合采購部做好預(yù)算控制工作，不得隨意增加采購需求或提高采購標(biāo)準(zhǔn)，確因業(yè)務(wù)需要調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等內(nèi)容。通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)協(xié)會(huì)等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合公司要求的潛在供應(yīng)商。采購部組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、售后服務(wù)能力等方面的情況。考察結(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。根據(jù)供應(yīng)商考察結(jié)果，采購部將符合要求的潛在供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況、合作記錄等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部通過與供應(yīng)商溝通、查閱相關(guān)資料、收集客戶反饋等方式獲取供應(yīng)商評(píng)估信息，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。同時(shí)，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延遲等問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購份額、暫停合作、解除合同等。通過約束機(jī)制，促使供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)，保障公司利益。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部應(yīng)定期對(duì)專項(xiàng)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)級(jí)別，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：采購部密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變化，通過簽訂長期合同、套期保值、與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整機(jī)制等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在選擇供應(yīng)商時(shí)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資格審查和信譽(yù)評(píng)估，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)及違約責(zé)任。同時(shí)，建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商違約行為。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購物資及服務(wù)的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。采購過程中，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量不合格的物資或服務(wù)，及時(shí)采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施。交貨期風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的交貨計(jì)劃。采購部定期跟蹤供應(yīng)商交貨進(jìn)度，對(duì)于可能出現(xiàn)交貨延遲的情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取催促、調(diào)整采購計(jì)劃等措施，確保采購物資及服務(wù)按時(shí)到貨。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)變化情況。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)上升或出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，采購部及時(shí)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，調(diào)整采購策略和方法，降低風(fēng)險(xiǎn)損失，確保采購活動(dòng)順利進(jìn)行。七、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)專項(xiàng)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。審計(jì)部門通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收記錄等資料，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談等方式開展審計(jì)工作，并出具審計(jì)報(bào)告。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門及時(shí)整改。2.采購部門自查采購部應(yīng)定期對(duì)自身采購工作進(jìn)行自查，檢查采購流程執(zhí)行情況、采購合同履行情況、供應(yīng)商管理情況等。采購部通過內(nèi)部會(huì)議、工作匯報(bào)、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行自查，并形成自查報(bào)告。對(duì)于自查發(fā)現(xiàn)的問題