公司內(nèi)部文書(shū)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部文書(shū)管理，提高文書(shū)處理效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成、傳遞、使用和保管的各類文書(shū)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：文書(shū)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合國(guó)家法律法規(guī)、公司政策及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效：遵循文書(shū)處理的時(shí)效性要求，確保信息及時(shí)傳遞，工作不延誤。3.安全保密：保障文書(shū)信息的安全，防止泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文書(shū)要嚴(yán)格保密。4.精簡(jiǎn)實(shí)用：文書(shū)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，注重實(shí)際效果，切實(shí)解決問(wèn)題。二、文書(shū)分類及定義（一）行政公文1.定義：公司依據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定制發(fā)的各類公文，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.適用范圍：用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通協(xié)調(diào)、請(qǐng)示匯報(bào)等重要事項(xiàng)。（二）公司文件1.定義：公司內(nèi)部自行制定的具有特定效力和規(guī)范格式的文件，如公司章程、制度、辦法、規(guī)定、通知、通報(bào)等。2.適用范圍：規(guī)范公司內(nèi)部管理、明確工作流程、指導(dǎo)業(yè)務(wù)開(kāi)展等。（三）部門(mén)文件1.定義：各部門(mén)在其職責(zé)范圍內(nèi)制定和發(fā)布的文件，用于本部門(mén)工作的安排、執(zhí)行和記錄等。2.適用范圍：限于本部門(mén)內(nèi)部使用和傳達(dá)，指導(dǎo)部門(mén)具體業(yè)務(wù)工作。（四）會(huì)議文件1.定義：在公司各類會(huì)議中形成的文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.適用范圍：記錄會(huì)議內(nèi)容、決策事項(xiàng)及工作安排，供參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)執(zhí)行和參考。（五）合同協(xié)議1.定義：公司與外部單位或個(gè)人簽訂的具有法律效力的各類合同、協(xié)議、契約等文件。2.適用范圍：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司合法權(quán)益，規(guī)范業(yè)務(wù)合作行為。（六）工作報(bào)告1.定義：?jiǎn)T工個(gè)人、部門(mén)或項(xiàng)目組向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或管理層提交的工作進(jìn)展、成果、問(wèn)題及建議等方面的書(shū)面報(bào)告。2.適用范圍：用于工作階段性總結(jié)、項(xiàng)目匯報(bào)、計(jì)劃執(zhí)行情況反饋等。（七）其他文書(shū)1.定義：除上述類別之外的其他各類文書(shū)，如介紹信、證明信、便函、備忘錄、簡(jiǎn)報(bào)等。2.適用范圍：滿足公司日常工作中的各種臨時(shí)性或特定需求。三、文書(shū)起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容要求明確主題，圍繞發(fā)文目的組織材料，做到觀點(diǎn)明確、條理清晰、邏輯嚴(yán)密。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用資料可靠，涉及的事實(shí)和情況應(yīng)真實(shí)無(wú)誤。法規(guī)政策依據(jù)充分，符合公司整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略。2.格式要求按照公司規(guī)定的公文格式或文書(shū)樣式進(jìn)行起草，確保字體、字號(hào)、排版、頁(yè)面設(shè)置等符合標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)注發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、標(biāo)題、主送部門(mén)、正文、附件、抄送部門(mén)等必要信息。3.語(yǔ)言要求語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，通俗易懂，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式。用詞恰當(dāng)準(zhǔn)確，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述。（二）審核流程1.部門(mén)內(nèi)部審核文書(shū)起草完成后，由起草人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否通順，是否符合部門(mén)工作職責(zé)和公司相關(guān)政策要求。審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在文書(shū)上簽署審核意見(jiàn)并簽名。2.跨部門(mén)會(huì)簽（如有需要）涉及多個(gè)部門(mén)的文書(shū)，需進(jìn)行跨部門(mén)會(huì)簽。起草部門(mén)將文書(shū)送交相關(guān)部門(mén)依次會(huì)簽，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核并簽署意見(jiàn)。會(huì)簽過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)如有不同意見(jiàn)，應(yīng)與起草部門(mén)充分溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再簽署意見(jiàn)。如無(wú)法達(dá)成一致，應(yīng)將分歧意見(jiàn)及理由上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)過(guò)部門(mén)內(nèi)部審核和跨部門(mén)會(huì)簽后的文書(shū)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文書(shū)性質(zhì)和內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)并簽名。重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文書(shū)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體研究決策后審批。四、文書(shū)編號(hào)與印發(fā)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政公文：按照公司規(guī)定的行政公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，一般采用年份+發(fā)文順序號(hào)的形式，如“[公司簡(jiǎn)稱][年份]第[X]號(hào)”。2.公司文件：由公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)格式為“[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][X]號(hào)”，其中文件類別代碼根據(jù)文件性質(zhì)設(shè)定。3.部門(mén)文件：各部門(mén)自行編號(hào)，但應(yīng)保證編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，同時(shí)報(bào)公司辦公室備案。編號(hào)格式可自行確定，但應(yīng)包含年份、部門(mén)代碼和文件順序號(hào)等要素。4.會(huì)議文件：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和級(jí)別進(jìn)行編號(hào)，如年度工作會(huì)議文件編號(hào)為“[公司簡(jiǎn)稱][年份][會(huì)議名稱簡(jiǎn)稱][X]號(hào)”。（二）印發(fā)管理1.印發(fā)權(quán)限行政公文、公司文件由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制。部門(mén)文件由各部門(mén)自行印發(fā)，但需在印發(fā)前將文件電子版及印發(fā)清單報(bào)公司辦公室備案。會(huì)議文件由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)，印發(fā)范圍和份數(shù)根據(jù)會(huì)議要求確定。2.印發(fā)份數(shù)根據(jù)文書(shū)的發(fā)送范圍和實(shí)際需要確定印發(fā)份數(shù)，避免浪費(fèi)。重要文件應(yīng)適當(dāng)增加備份，以備查閱和存檔。文書(shū)印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)至主送部門(mén)、抄送部門(mén)及相關(guān)人員。發(fā)放記錄應(yīng)詳細(xì)記載發(fā)放時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、接收部門(mén)或人員等信息。3.印發(fā)格式嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行印發(fā)，確保文書(shū)格式規(guī)范統(tǒng)一。打印排版應(yīng)清晰、工整、美觀，紙張規(guī)格一般為A4紙。對(duì)于需要蓋章的文書(shū)，應(yīng)在規(guī)定位置加蓋公司公章或?qū)Ｓ谜拢≌聭?yīng)清晰、端正，確保文書(shū)的法律效力。五、文書(shū)收發(fā)與傳遞（一）收文管理1.收文登記公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收外來(lái)文書(shū)，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、來(lái)文單位、文號(hào)、日期、份數(shù)、密級(jí)等。對(duì)于緊急文件，應(yīng)立即進(jìn)行標(biāo)注并優(yōu)先處理，確保重要信息及時(shí)傳達(dá)。2.文件分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)將收文分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。屬于一般性文件且涉及多個(gè)部門(mén)的，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印后分別分發(fā)，并在原件上注明分發(fā)情況。對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)立專門(mén)的密件存放柜，由專人負(fù)責(zé)收發(fā)和保管，分發(fā)時(shí)應(yīng)履行簽收手續(xù)，確保文件不泄露。3.文件傳閱重要文件或需多位領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)負(fù)責(zé)人傳閱的文件，辦公室應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要，確定傳閱順序和范圍，組織相關(guān)人員傳閱。傳閱文件應(yīng)填寫(xiě)傳閱單，由傳閱人在傳閱單上簽名并注明傳閱時(shí)間，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞，避免延誤。傳閱完畢后，辦公室應(yīng)及時(shí)收回傳閱單，并對(duì)文件進(jìn)行整理歸檔。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文登記公司辦公室對(duì)已印發(fā)的文書(shū)進(jìn)行發(fā)文登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文日期、主送部門(mén)、抄送部門(mén)、印發(fā)份數(shù)等。定期對(duì)發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便掌握公司發(fā)文動(dòng)態(tài)，為改進(jìn)文書(shū)管理工作提供依據(jù)。2.文件傳遞通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）傳遞的電子文件，發(fā)文部門(mén)應(yīng)確保文件已上傳至系統(tǒng)，并準(zhǔn)確填寫(xiě)文件相關(guān)信息和接收人員名單。需要紙質(zhì)發(fā)文的，應(yīng)采用專人送達(dá)、機(jī)要通信或郵政快遞等方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)收件人。傳遞過(guò)程中應(yīng)做好交接記錄，注明交接時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。（三）文書(shū)傳遞要求1.及時(shí)準(zhǔn)確：收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)處理文書(shū)，確保文件傳遞的時(shí)效性，準(zhǔn)確無(wú)誤地將文件送達(dá)目的地。2.安全保密：在文書(shū)傳遞過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件丟失、被盜或泄露。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密、密封等措施進(jìn)行傳遞。3.責(zé)任明確：明確文書(shū)收發(fā)和傳遞過(guò)程中的各環(huán)節(jié)責(zé)任，出現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)追溯和追究責(zé)任。六、文書(shū)歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類行政公文、公司文件、部門(mén)文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、工作報(bào)告等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料。3.公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類記錄、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.其他與公司工作有關(guān)的重要文書(shū)。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書(shū)，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件，在辦結(jié)后及時(shí)歸檔，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。3.會(huì)議文件在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)完成歸檔。4.合同協(xié)議在履行完畢或終止后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括正本、副本、附件、定稿、簽批意見(jiàn)、會(huì)議記錄等相關(guān)材料。2.對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，按照文書(shū)類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列編號(hào)，便于查找和利用。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，電子檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（四）保管期限1.永久保管：公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、歷史檔案、涉及公司重大權(quán)益的文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)文件的重要程度和時(shí)效性，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（五）保管責(zé)任1.公司辦公室負(fù)責(zé)檔案的集中保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，防止檔案損壞、丟失或霉變。2.各部門(mén)應(yīng)做好本部門(mén)形成文件的收集、整理和移交工作，配合公司辦公室做好檔案管理工作。部門(mén)檔案管理員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。七、文書(shū)查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱文書(shū)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、文件名稱、文號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱人員在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或帶出檔案室外。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，禁止摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。（二）借閱規(guī)定1.因特殊工作需要借閱文書(shū)檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司辦公室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向公司辦公室申請(qǐng)續(xù)借，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、污損檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、文書(shū)保密與銷毀（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)保密工作的教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文書(shū)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密級(jí)別進(jìn)行分類管理，標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)。3.在文書(shū)的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、查閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，防止機(jī)密信息泄露。4.對(duì)接觸機(jī)密文書(shū)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）銷毀管理1.對(duì)保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的文書(shū)，由公司辦公室定期組織鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文書(shū)，應(yīng)采用碎紙、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。