公司臨時文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司臨時文件的管理，確保臨時文件的安全、完整和有效利用，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中產生的臨時文件，包括但不限于臨時性報告、通知、方案、會議紀要、工作記錄等。（三）基本原則1.統一管理原則：公司臨時文件由行政部門統一歸口管理，負責文件的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.規范流程原則：明確臨時文件從產生到銷毀的各個環節的操作流程，確保文件管理工作有序進行。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保臨時文件的安全和保密。4.高效利用原則：建立便捷的文件查閱機制，提高文件的利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、臨時文件的定義與分類（一）定義臨時文件是指公司各部門在處理臨時性工作任務過程中形成的、不具備長期保存價值的文件材料。（二）分類1.臨時性報告：如項目進展報告、市場調研分析報告、專項工作匯報等。2.通知：包括內部工作通知、會議通知、活動通知等。3.方案：如工作計劃方案、活動策劃方案、應急預案等。4.會議紀要：記錄公司各類會議主要內容和決議的文件。5.工作記錄：如考勤記錄、工作日志、業務數據記錄等。6.其他臨時性文件：如各類申請表、審批表、函件等。三、臨時文件的產生與收集（一）文件產生1.各部門在開展臨時性工作時，應根據工作需要及時形成相應的臨時文件。文件內容應準確、完整、清晰，符合公司相關規定和業務要求。2.文件起草人應確保文件格式規范，使用公司統一的模板或格式要求。如有特殊情況需使用自定義格式，應經部門負責人同意，并報行政部門備案。（二）文件收集1.各部門指定專人負責本部門臨時文件的收集工作。收集人應定期（至少每周一次）對本部門產生的臨時文件進行整理，確保文件無遺漏。2.對于重要的臨時文件，收集人應及時向部門負責人匯報，并按照負責人的要求進行后續處理。3.在跨部門協作的臨時性工作中，牽頭部門應負責協調各參與部門的文件收集工作，確保所有相關文件及時匯總。四、臨時文件的整理與歸檔（一）整理要求1.收集到的臨時文件應按照分類標準進行初步整理，同一類別的文件應放在一起。2.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于文件的識別和查找。編號規則可采用部門代碼+年份+流水號的形式，例如：HR2023001，表示人力資源部2023年產生的第1份臨時文件。3.檢查文件的完整性，如有缺頁、破損等情況，應及時與文件起草人或相關人員溝通補充或修復。4.對文件的內容進行審核，確保文件表述準確、邏輯清晰、格式規范。對于存在問題的文件，應返回起草人進行修改完善。（二）歸檔流程1.整理好的臨時文件由各部門收集人統一提交至行政部門。提交時應填寫《臨時文件交接清單》，詳細注明文件的名稱、編號、數量、提交部門及提交時間等信息。2.行政部門收到各部門提交的臨時文件后，進行再次審核和整理。審核無誤后，按照文件類別和時間順序進行歸檔存放。3.歸檔文件應存放在專門的文件柜或存儲設備中，并建立相應的電子目錄或索引，以便快速查詢。五、臨時文件的保管（一）保管方式1.臨時文件采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在干燥、通風、防火、防潮的專用文件柜中，按照類別和時間順序排列整齊。2.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應分別存儲在不同的介質和地點，以防止數據丟失。（二）保管期限1.一般臨時文件的保管期限為[X]年，自文件形成之日起計算。保管期限屆滿后，經行政部門審核確認無留存價值的，可按照規定進行銷毀。2.對于涉及公司重要業務、財務、法律等方面的臨時文件，保管期限應適當延長，具體期限由行政部門根據實際情況確定。延長保管期限的文件應單獨標識和存放，以便于管理和查閱。（三）保管責任1.行政部門負責臨時文件保管設施的維護和管理，確保文件存儲環境安全可靠。2.檔案管理人員應定期對臨時文件進行檢查和清點，發現問題及時報告并采取相應措施。如因保管不善導致文件丟失、損壞或泄露，應追究相關人員的責任。六、臨時文件的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱臨時文件的，應填寫《臨時文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人審批。2.涉及公司機密或敏感信息的臨時文件，查閱申請人還需經公司保密管理部門審批同意后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司臨時文件的，須經公司總經理批準，并按照公司相關規定辦理查閱手續。查閱過程中應安排專人陪同，確保文件安全。（二）查閱流程1.申請人將填寫完整并審批通過的《臨時文件查閱申請表》提交至行政部門檔案管理人員。2.檔案管理人員根據申請表內容，在檔案系統或文件柜中查找相應文件，并提供給申請人查閱。3.查閱人應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印或摘錄文件內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。（三）使用要求1.查閱人應妥善保管查閱的臨時文件，不得擅自涂改、轉借、丟失或泄露文件內容。查閱結束后，應及時將文件歸還檔案管理人員，并在《臨時文件查閱登記表》上簽字確認。2.因工作需要對臨時文件進行引用或參考的，應注明文件來源和出處，確保引用內容準確無誤。七、臨時文件的銷毀（一）銷毀條件1.臨時文件保管期限屆滿，且經行政部門審核確認無留存價值的，應及時進行銷毀。2.因公司業務調整、機構變更等原因導致部分臨時文件不再具有使用價值的，可提前進行銷毀。3.對于涉及公司機密或敏感信息的臨時文件，在銷毀前應按照公司保密制度進行嚴格的審批和處理，確保信息安全。（二）銷毀流程1.行政部門檔案管理人員定期對保管期限屆滿或已無留存價值的臨時文件進行清理，編制《臨時文件銷毀清單》，詳細注明文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《臨時文件銷毀清單》經行政部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，由行政部門組織實施文件銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保文件內容無法恢復。4.文件銷毀過程應安排專人監銷，監銷人在《臨時文件銷毀清單》上簽字確認銷毀情況。銷毀完成后，《臨時文件銷毀清單》應作為檔案資料留存，保存期限為[X]年。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對公司各部門臨時文件的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的產生、收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環節。2.監督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查每[季度/半年]進行一次，不定期抽查根據實際工作需要隨時開展。3.檢查過程中發現的問題，行政部門應及時向相關部門發出整改通知，要求限期整改。整改完成后，相關部門應將整改情況書面報告行政部門。（二）考核機制1.將臨時文件管理工作納入公司部門績效考核體系，對在臨時文件管理工作中表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定，導致臨時文件管理出現問題的部門和個人，視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、績效扣分、經濟處罰等。九、附則（一）解釋權本