公司辦公oa管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公OA（辦公自動化系統(tǒng)）的使用，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源共享，加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：辦公OA的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程為目標(biāo)，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能。3.安全性原則：確保OA系統(tǒng)中信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范使用OA系統(tǒng)。二、OA系統(tǒng)賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門負責(zé)在OA系統(tǒng)中為其創(chuàng)建賬號。賬號信息包括用戶名、初始密碼等，用戶名應(yīng)使用員工真實姓名的拼音全稱，初始密碼由系統(tǒng)自動生成并發(fā)送至員工注冊郵箱，員工需在首次登錄時及時修改密碼。2.員工因工作調(diào)動、崗位變動等原因需要調(diào)整OA系統(tǒng)權(quán)限時，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時向人力資源部門提出申請，人力資源部門根據(jù)實際情況進行賬號權(quán)限調(diào)整。（二）賬號使用1.員工應(yīng)妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即通知人力資源部門進行處理。2.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，人力資源部門在OA系統(tǒng)中對其賬號進行停用處理。（三）賬號安全1.員工應(yīng)定期修改OA系統(tǒng)密碼，密碼應(yīng)具備一定的強度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.嚴(yán)禁在公共場所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用OA系統(tǒng)，避免賬號信息泄露。三、OA系統(tǒng)功能使用規(guī)范（一）公文管理1.發(fā)文管理各部門擬制公文時，應(yīng)按照公司公文格式要求在OA系統(tǒng)中進行起草。公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，語言規(guī)范。公文起草完成后，依次由部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核，審核通過后提交至公司辦公室進行編號、排版、印發(fā)等操作。涉及多個部門的公文，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保公文內(nèi)容的一致性和準(zhǔn)確性。2.收文管理公司辦公室收到外部來文后，應(yīng)及時在OA系統(tǒng)中進行登記，并根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)進行分類、分送。收文承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對公文進行處理，并將處理結(jié)果在OA系統(tǒng)中反饋。如需回復(fù)的公文，應(yīng)按照發(fā)文流程進行擬稿、審核、簽發(fā)后回復(fù)。（二）流程審批1.公司各類審批流程應(yīng)通過OA系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和審批節(jié)點提交審批申請。2.審批人應(yīng)在收到審批申請后的規(guī)定時間內(nèi)進行審批，不得拖延。如因特殊情況無法及時審批，應(yīng)向申請人說明原因。3.對于復(fù)雜或涉及多個部門的審批流程，相關(guān)部門應(yīng)加強溝通協(xié)作，確保流程順利進行。（三）信息發(fā)布1.公司內(nèi)部通知、公告、新聞等信息應(yīng)通過OA系統(tǒng)的信息發(fā)布模塊進行發(fā)布。發(fā)布信息應(yīng)確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、及時。2.各部門如需發(fā)布部門內(nèi)部信息，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核后發(fā)布。重要信息發(fā)布前應(yīng)報公司辦公室備案。（四）知識管理1.鼓勵員工將工作中積累的經(jīng)驗、資料、文檔等上傳至OA系統(tǒng)的知識管理模塊，實現(xiàn)知識共享。2.員工在使用知識管理模塊時，應(yīng)遵守知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)規(guī)定，不得上傳侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容。（五）個人辦公1.員工可通過OA系統(tǒng)進行日程安排、任務(wù)管理、文件存儲等個人辦公操作。2.員工應(yīng)及時更新個人日程安排，確保工作有序進行。對于重要任務(wù)，應(yīng)設(shè)置提醒功能，避免延誤。四、OA系統(tǒng)操作規(guī)范（一）登錄與退出1.員工應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或授權(quán)的VPN網(wǎng)絡(luò)登錄OA系統(tǒng)，登錄時輸入正確的用戶名和密碼。2.使用完畢后，應(yīng)及時退出OA系統(tǒng)，避免賬號長時間處于登錄狀態(tài)造成安全隱患。（二）頁面操作1.在OA系統(tǒng)中進行操作時，應(yīng)使用規(guī)定的瀏覽器，并保持瀏覽器的正常更新。2.操作過程中如遇頁面加載緩慢、報錯等問題，應(yīng)及時檢查網(wǎng)絡(luò)連接或聯(lián)系公司IT部門協(xié)助解決。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.員工在OA系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)及時進行修改。2.對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、OA系統(tǒng)安全管理（一）系統(tǒng)安全防護1.公司IT部門負責(zé)OA系統(tǒng)的安全防護工作，定期對系統(tǒng)進行漏洞掃描、病毒查殺等操作，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。2.安裝必要的防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法入侵。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對OA系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）用戶安全培訓(xùn)1.公司IT部門應(yīng)定期組織員工進行OA系統(tǒng)安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括賬號安全、信息安全、系統(tǒng)操作規(guī)范等方面，確保員工了解并遵守OA系統(tǒng)安全管理制度。六、OA系統(tǒng)使用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司辦公室負責(zé)對OA系統(tǒng)的使用情況進行日常監(jiān)督，檢查員工是否按照規(guī)定使用OA系統(tǒng)，流程是否規(guī)范流轉(zhuǎn)等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時通知相關(guān)部門和人員進行整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將OA系統(tǒng)使用情況納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括賬號管理、功能使用、操作規(guī)范、安全管理等方面。2.對于在OA系統(tǒng)使用中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ谶`反OA系統(tǒng)管理制度的員工，視情節(jié)輕重給