公司先進辦公設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司先進辦公設備的管理，提高設備使用效率，確保設備的正常運行，延長設備使用壽命，降低設備使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有先進辦公設備的采購、使用、維護、保養、報廢等管理活動。先進辦公設備包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、掃描儀等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司所有先進辦公設備由行政部門統一采購、調配和管理。2.合理使用原則：各部門應根據工作需要合理使用辦公設備，提高設備使用效率。3.定期維護原則：定期對辦公設備進行維護保養，確保設備正常運行。4.節約使用原則：提倡節約使用辦公設備，降低設備使用成本。二、采購管理（一）需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、型號、數量、用途、采購預算等信息，并經部門負責人簽字確認后提交行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結合公司實際情況和預算安排，提出采購建議，報公司領導審批。（二）采購流程1.經公司領導審批同意后，行政部門負責組織采購工作。采購人員應根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確設備規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，確保采購過程的合法性和規范性。3.采購人員應及時跟進采購進度，確保設備按時、按質、按量到貨。設備到貨后，采購人員應組織相關人員進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續。（三）采購預算1.公司應根據年度經營計劃和實際工作需要，編制辦公設備采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、時間等內容，并報公司領導審批。2.采購人員應嚴格按照采購預算進行采購，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按規定程序報公司領導審批。三、使用管理（一）設備分配1.行政部門根據各部門的工作需要和人員配置情況，將采購入庫的辦公設備分配到各部門使用。2.各部門應指定專人負責辦公設備的管理和使用，并將設備使用人員名單報行政部門備案。（二）使用培訓1.行政部門應對新采購的辦公設備進行使用培訓，確保設備使用人員熟悉設備性能、操作方法和注意事項。2.設備使用人員應參加行政部門組織的使用培訓，認真學習設備使用知識，掌握設備操作技能。未經培訓不得擅自使用設備。（三）使用規范1.設備使用人員應嚴格按照設備操作規程使用設備，不得違規操作。如因違規操作導致設備損壞，應承擔相應的賠償責任。2.設備使用人員應保持設備清潔、整齊，定期對設備進行擦拭和保養。設備使用完畢后，應及時關閉電源，妥善保管設備。3.設備使用人員應愛護設備，不得隨意拆卸、改裝設備。如發現設備故障或異常情況，應及時報告行政部門，不得擅自維修。（四）設備借用1.因工作需要，員工可向本部門設備管理人員借用辦公設備。借用時應填寫《辦公設備借用申請表》，經部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續。2.行政部門應對借用設備進行登記，明確借用設備名稱、型號、數量、借用時間、預計歸還時間等信息，并要求借用人員簽字確認。3.借用人員應按照借用期限及時歸還設備，如需延長借用期限，應提前向行政部門申請。如借用設備發生損壞或丟失，借用人員應照價賠償。四、維護管理（一）維護計劃1.行政部門應根據辦公設備的使用情況和廠家建議，制定年度維護計劃。維護計劃應明確維護項目、維護時間、維護人員等內容。2.行政部門應按照維護計劃定期對辦公設備進行維護保養，確保設備正常運行。維護保養內容包括設備清潔、檢查、調試、更換零部件等。（二）故障維修1.設備使用人員在使用過程中發現設備故障或異常情況，應及時報告行政部門。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，記錄設備故障現象、維修過程、維修結果等信息。維修記錄應妥善保存，以備查閱。3.對于一些復雜的設備故障，維修人員應及時與設備廠家或專業維修機構聯系，尋求技術支持和幫助，確保設備盡快恢復正常運行。（三）維修費用1.辦公設備的維修費用由行政部門統一管理。維修費用應根據維修項目和實際發生金額進行核算，并報公司領導審批。2.對于因設備老化、自然損壞等原因需要更換零部件的維修項目，行政部門應按照公司相關規定進行采購和更換，確保維修質量和成本控制。五、保養管理（一）日常保養1.設備使用人員應每天對辦公設備進行日常保養，包括設備清潔、檢查設備運行狀態、清理設備周邊環境等。2.日常保養應做到及時、細致、全面，確保設備外觀整潔、運行正常。（二）定期保養1.行政部門應按照維護計劃定期對辦公設備進行全面保養，保養周期根據設備類型和使用情況確定，一般為每季度或每半年進行一次。2.定期保養內容包括設備內部清潔、檢查設備性能指標、更換磨損零部件、進行設備調試等。定期保養應由專業維修人員或廠家技術人員進行操作，確保保養質量。（三）保養記錄1.行政部門應建立辦公設備保養記錄檔案，記錄設備保養時間、保養內容、保養人員等信息。保養記錄應詳細、準確，以便于查詢和統計分析。2.設備保養記錄檔案應妥善保存，保存期限為設備使用壽命結束后至少兩年。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.辦公設備出現下列情況之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的；因技術進步或其他原因，設備已被淘汰，無使用價值的；設備損壞嚴重，無法修復或修復成本過高，不具備維修價值的；因自然災害、意外事故等原因導致設備嚴重損壞，無法正常使用的。2.設備使用部門或行政部門應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上設備照片和相關證明材料，報行政部門審核。3.行政部門接到報廢申請后，應組織相關人員對設備進行鑒定，確認設備是否符合報廢條件。如符合報廢條件，行政部門應簽署審核意見，報公司領導審批。（二）報廢處理1.經公司領導審批同意后，行政部門負責對報廢設備進行處理。報廢設備的處理方式包括出售、捐贈、拆解等，具體處理方式應根據設備實際情況和公司相關規定確定。2.對于出售報廢設備的，行政部門應按照公司相關規定進行招標或詢價，選擇合適的買家，確保設備出售價格合理。出售報廢設備的收入應及時上繳公司財務部門，納入公司統一核算。3.對于捐贈報廢設備的，行政部門應選擇合適的捐贈對象，并辦理相關捐贈手續。捐贈報廢設備應符合國家相關法律法規和公司相關規定，確保捐贈行為合法合規。4.對于拆解報廢設備的，行政部門應按照環保要求進行操作，確保拆解過程不對環境造成污染。拆解后的零部件應進行分類存放，可回收利用的零部件應進行回收處理，不可回收利用的零部件應按照相關規定進行處理。（三）報廢記錄1.行政部門應建立辦公設備報廢記錄檔案，記錄設備報廢時間、報廢原因、報廢處理方式等信息。報廢記錄應詳細、準確，以便于查詢和統計分析。2.設備報廢記錄檔案應妥善保存，保存期限為設備報廢后至少兩年。七、盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期對辦公設備進行盤點，盤點周期一般為每半年或每年進行一次。盤點計劃應明確盤點時間、盤點范圍、盤點人員等內容。2.盤點計劃應提前通知各部門，要求各部門做好盤點準備工作。各部門應指定專人負責本部門辦公設備的盤點工作，并確保盤點數據的準確、完整。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對辦公設備進行逐一清點，核對設備名稱、型號、數量、使用狀態等信息，并填寫《辦公設備盤點表》。2.在盤點過程中，如發現設備賬實不符的情況，盤點人員應及時查明原因，并記錄在《辦公設備盤點表》中。對于盤盈或盤虧的設備，應按照公司相關規定進行處理。（三）盤點報告1.盤點結束后，盤點人員應根據盤點結果編制《辦公設備盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實不符原因及處理建議等內容。2.《辦公設備盤點報告》應經盤點人員簽