公司分管內勤管理制度一、總則（一）目的為加強公司分管內勤工作的規范化管理，提高工作效率和服務質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司分管內勤崗位的所有工作人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優化工作流程，減少不必要的環節，確保各項工作及時、準確完成。2.規范原則：嚴格按照規定的程序和標準開展工作，做到有章可循、有據可依，保證工作的規范性和一致性。3.服務原則：牢固樹立服務意識，為公司領導、各部門及員工提供優質、高效的服務，滿足工作需求。4.保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管各類文件、資料和信息，防止泄露公司機密。二、崗位職責（一）內勤主管職責1.負責制定和完善分管內勤工作的各項規章制度、工作流程，并監督執行。2.統籌安排分管內勤的日常工作，合理分配工作任務，確保各項工作有序進行。3.協調與公司其他部門之間的工作關系，及時溝通信息，解決工作中出現的問題。4.負責對分管內勤人員的工作進行指導、培訓和考核，提高團隊整體業務水平。5.定期向上級領導匯報分管內勤工作情況，提出工作建議和改進措施。6.負責處理分管內勤工作中的突發事件和重要事項，及時向領導匯報并協調解決。（二）文件管理崗職責1.負責公司各類文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.對文件進行分類整理，建立電子和紙質檔案，便于查詢和使用。3.按照文件規定的流程和時間要求，及時傳遞文件，確保文件流轉順暢。4.定期對檔案進行清理和盤點，確保檔案的完整性和準確性。5.嚴格遵守文件保密制度，防止文件丟失、泄露。6.協助其他部門查找和提供相關文件資料。（三）辦公用品管理崗職責1.制定辦公用品采購計劃，根據庫存情況和實際需求，合理采購辦公用品。2.負責辦公用品的驗收、入庫、保管和發放工作，建立辦公用品臺賬。3.定期對辦公用品進行盤點，掌握庫存數量和使用情況，及時補充短缺物品。4.做好辦公用品的成本控制工作，合理節約使用辦公用品，避免浪費。5.負責辦公設備的日常維護和管理，及時報修故障設備，確保設備正常運行。6.制定辦公設備采購計劃，按照規定流程進行采購和更新。（四）會議組織崗職責1.根據公司安排，負責組織各類會議，包括會議通知的起草、發送，會議場地的預訂和布置。2.準備會議所需的資料、文件、文具等，確保會議順利進行。3.負責會議記錄，準確記錄會議內容、決議和要求，會后及時整理會議紀要并發送給相關人員。4.跟蹤會議決議的執行情況，及時向領導匯報。5.協助其他部門組織專項會議和活動。（五）接待服務崗職責1.負責公司來訪客人的接待工作，包括迎接、引導、安排座位、倒水等。2.了解來訪客人的目的和需求，及時通知相關部門或人員進行接待。3.協助安排客人的餐飲、住宿等事宜。4.負責公司對外聯絡和溝通工作，維護良好的公共關系。5.妥善處理接待過程中的突發情況，確保接待工作順利進行。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收發人員收到外部文件后，進行初步登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。將文件及時送交文件管理崗，文件管理崗進行詳細登記，并按照文件的緊急程度和性質進行分類。對于緊急文件，立即呈送相關領導批閱；對于一般性文件，按照規定的傳閱范圍進行傳閱。2.發文各部門起草文件后，交部門負責人審核簽字，然后送分管領導審批。審批通過的文件交文件管理崗進行編號、排版、打印。文件管理崗對打印好的文件進行校對，無誤后加蓋公司印章，并進行登記。文件管理崗按照文件發送清單，通過郵寄、專人送達或電子郵件等方式將文件發送給收件單位或個人，并做好發送記錄。3.傳閱文件管理崗根據文件的傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關人員。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，以示負責。文件管理崗及時跟蹤文件傳閱情況，對于傳閱時間較長的文件，提醒傳閱人員盡快處理。4.歸檔文件辦理完畢后，文件管理崗按照檔案管理規定，將文件進行分類整理。編制檔案目錄，將文件裝訂成冊，存入檔案柜或電子檔案系統。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。（二）辦公用品管理流程1.采購計劃辦公用品管理崗每月末根據各部門的辦公用品使用情況和庫存數量，制定下月度辦公用品采購計劃。采購計劃經內勤主管審核后，報公司領導審批。2.采購根據審批后的采購計劃，辦公用品管理崗選擇合格的供應商進行采購。采購過程中要嚴格按照公司的采購制度，簽訂采購合同，確保采購物品的質量和價格合理。辦公用品到貨后，辦公用品管理崗進行驗收，核對物品的規格、數量、質量等是否與采購合同一致。3.入庫驗收合格的辦公用品辦理入庫手續，辦公用品管理崗在辦公用品臺賬上記錄入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。將辦公用品存放在指定的倉庫或儲物間，按照類別和用途進行擺放，便于管理和發放。4.發放各部門根據工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人簽字后交辦公用品管理崗。辦公用品管理崗根據申請表發放辦公用品，并在臺賬上記錄發放日期、部門、名稱、規格、數量等信息。對于限量使用的辦公用品，要嚴格控制發放數量，確保合理使用。5.盤點辦公用品管理崗每月定期對辦公用品進行盤點，核對實際庫存數量與臺賬記錄是否一致。盤點結束后，編制盤點報告，對于盤盈或盤虧的情況進行說明，并提出處理建議。根據盤點結果，及時調整辦公用品臺賬，確保賬實相符。（三）會議組織流程1.會議籌備會議組織崗根據公司領導的指示或部門的需求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。起草會議通知，明確會議的各項要求，包括會議議程、需準備的資料等，并發送給參會人員。預訂會議場地，根據會議規模和要求進行場地布置，如擺放桌椅、準備音響設備、投影儀等。準備會議所需的資料、文件、文具等，如會議議程表、發言稿、筆記本、筆等。2.會議進行會議組織崗提前到達會議場地，檢查各項準備工作是否就緒。會議開始前，引導參會人員簽到入場，安排座位，并發放會議資料。會議期間，認真做好會議記錄，記錄會議內容、討論要點、決議和要求等。負責會議的服務工作，如為參會人員倒水、處理突發情況等。3.會議結束會議結束后，及時清理會議場地，整理會議資料。會議組織崗對會議記錄進行整理，形成會議紀要。會議紀要應包括會議基本信息、主要內容、決議事項、責任部門和完成時間等。將會議紀要發送給參會人員和相關領導，跟蹤會議決議的執行情況，并及時向領導匯報。（四）接待服務流程1.接待準備接待服務崗接到來訪客人信息后，了解客人的基本情況、來訪目的和行程安排。根據客人的情況，制定接待方案，包括接待規格、接待人員、接待流程、餐飲住宿安排等。提前與相關部門或人員溝通協調，確保接待工作的順利進行。準備好接待所需的物品，如水果、飲料、宣傳資料等。2.迎接客人接待服務崗提前到達指定地點迎接客人，主動打招呼，自我介紹，并引導客人上車或前往公司。在途中，向客人簡要介紹公司的基本情況和本次接待的安排。3.接待過程將客人引導至會議室或接待室，安排座位，倒水，并提供水果、飲料等。及時通知相關部門或人員與客人進行洽談，接待服務崗在旁做好服務工作，如記錄談話要點、提供必要的協助等。根據接待方案，安排客人的餐飲、住宿等事宜，確保客人的生活需求得到滿足。4.送客客人離開時，接待服務崗陪同客人前往門口，與客人握手道別，并感謝客人的來訪。如有需要，為客人安排車輛送行。5.后續跟進接待服務崗對接待工作進行總結，整理相關資料，如客人反饋意見等。將接待情況及時向領導匯報，對于客人提出的問題和建議，協助相關部門進行處理和跟進。四、工作規范（一）文件管理規范1.文件的起草應符合公司的公文格式要求，語言表達準確、簡潔、規范。2.文件的審核要嚴格把關，確保文件內容合法、合規、合理，數據準確無誤。3.文件的傳閱要及時、高效，不得積壓文件，傳閱人員要認真閱讀文件，提出處理意見。4.文件的歸檔要按照檔案管理規定進行分類整理，確保檔案的完整性和系統性。5.嚴格遵守文件保密制度，未經批準，不得擅自復印、傳播、泄露公司文件內容。（二）辦公用品管理規范1.辦公用品的采購要選擇正規、信譽好的供應商，確保采購物品的質量。2.辦公用品的驗收要認真仔細，發現問題及時與供應商溝通解決。3.辦公用品的發放要嚴格按照規定的流程進行，不得隨意發放或超量發放。4.辦公用品的使用要厲行節約，杜絕浪費現象，鼓勵員工合理使用辦公用品。5.定期對辦公用品進行盤點，做到賬實相符，對于盤虧的情況要查明原因，追究責任。（三）會議組織規范1.會議通知要提前發送，確保參會人員有足夠的時間準備。2.會議場地的布置要符合會議主題和要求，營造良好的會議氛圍。3.會議記錄要準確、完整，能夠真實反映會議的主要內容和決議。4.會議紀要要及時整理、發送，跟蹤會議決議的執行情況，確保會議精神得到有效落實。5.會議組織過程中要注意服務細節，為參會人員提供良好的會議體驗。（四）接待服務規范1.接待服務崗要熱情、禮貌、周到地接待來訪客人，展現公司良好的形象。2.接待方案要根據客人的情況制定合理，確保接待工作既符合公司規定，又能滿足客人的需求。3.接待過程中要注意與客人的溝通交流，及時了解客人的意見和需求，提供優質的服務。4.送客時要禮貌得體，表達對客人的感謝和歡迎再次來訪的誠意。5.接待服務結束后要及時總結經驗教訓，不斷提高接待服務水平。五、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業績：包括文件處理的及時性、準確性，辦公用品管理的規范性，會議組織的質量，接待服務的滿意度等。2.工作態度：包括責任心、敬業精神、團隊合作精神等。3.工作能力：包括業務知識水平、溝通協調能力、問題解決能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月由內勤主管對分管內勤人員進行考核，考核結果作為當月績效獎金發放的依據。2.不定期考核：根據工作需要，公司領導或其他部門可對分管內勤人員進行不定期考核，考核結果作為綜合評價和晉升的參考。（三）獎懲措施1.獎勵對于工作表現優秀、成績突出的分管內勤人員，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。在公司內部會議上對優秀人員進行通報表揚，推廣其工作經驗和做法。2.懲罰對于工作失誤、違反制度的分管內勤人員，視情節輕重給予批評教育、扣發績效獎金、降職等處罰。對于因工作失誤給公司造成重大損失的，依法追究其責任。六、培訓與發展（一）培訓計劃1.內勤主管根據分管內勤人員的崗位需求和業務水平，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等。（二）培訓內容1.業務知識培訓：包括文件管理、辦公用品管理、會議組織、接待服務等方面的專業知識和技能。2.溝通技巧培訓：提高與公司內部各部門及外部人員的溝通能力。3.團隊協作培訓：增強團隊合作意識，提高團隊協作能力。4.職業素養培訓：培養敬業精神、責任心、服務意識等職業素養。（三）培訓方式1.內部培訓：由公司內部經驗豐富的