公司內部收文管理制度總則目的為了規范公司內部收文管理工作，確保文件傳遞的及時性、準確性和安全性，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間的文件收文管理工作。基本原則1.及時高效原則：確保文件及時傳遞、處理，不積壓、不延誤。2.準確無誤原則：保證文件內容準確，傳遞過程無差錯。3.保密安全原則：嚴格遵守保密規定，確保文件安全。4.分工負責原則：明確各部門職責，各司其職，協同配合。收文流程來文接收1.公司設立專門的收文崗位，負責接收外部來文和內部部門之間的傳遞文件。收文人員應具備一定的業務知識和工作責任心，熟悉文件處理流程。2.外部來文包括上級機關下發的文件、平行單位的公函、下級單位的請示報告等。收文人員在接收文件時，應認真核對文件的名稱、文號、份數、密級等信息，確保文件齊全、完整。3.內部部門之間傳遞的文件，應由發文部門派人直接送達收文部門，或通過公司內部公文流轉系統進行傳遞。收文部門收到文件后，應及時在系統中確認簽收。來文登記1.收文人員對接收的文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、來文單位、文件名稱、文號、密級、份數、日期、附件、分發部門等信息。登記應準確、清晰，便于查詢和統計。2.登記完成后，收文人員應在文件首頁加蓋“收文登記章”，注明收文日期和登記編號。來文傳閱1.根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領導、相關部門負責人等。2.收文人員將文件按照傳閱范圍依次傳遞給相關人員，并在文件傳閱單上記錄傳閱時間、傳閱人員等信息。傳閱人員應在收到文件后及時閱讀，并簽署姓名和日期。3.如有需要，傳閱人員可在文件上進行批示或提出意見，然后將文件返回收文人員。收文人員應及時整理傳閱意見，報送相關領導或部門。來文辦理1.承辦部門收到傳閱后的文件后，應根據文件要求及時進行辦理。辦理過程中，承辦人員應認真研究文件內容，提出具體的處理意見和措施，并按照規定的程序和時間要求完成辦理任務。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規定的時間內起草回復文件，并按照發文程序進行審核、簽發和印發。回復文件應準確、清晰地表達公司的意見和態度，確保與來文要求相符。3.對于需要協調處理的文件，承辦部門應及時與相關部門進行溝通協調，共同研究解決問題的辦法和措施。在協調過程中，應充分聽取各方意見，達成共識后形成處理意見，并按照規定的程序進行辦理。來文催辦1.收文人員應對文件的傳閱和辦理情況進行跟蹤催辦，確保文件及時得到處理，不延誤工作。2.對于超過規定時間未辦理的文件，收文人員應及時與承辦部門聯系，了解原因，并督促承辦部門盡快辦理。催辦情況應記錄在案，以便日后查詢。3.承辦部門應積極配合收文人員的催辦工作，及時反饋文件辦理進展情況。對于因特殊原因無法按時辦理的文件，承辦部門應提前向收文人員說明情況，并提出延期辦理的申請。來文歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整，包括文件原件、辦理過程中形成的相關材料等。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的規范性和完整性。檔案管理人員應定期對歸檔文件進行檢查和清理，發現問題及時處理。3.查閱檔案應按照公司檔案查閱規定進行申請和審批，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。收文管理職責收文崗位職責1.負責公司內部收文的接收、登記、傳閱、催辦等工作。2.對收文進行初步審核，確保文件符合公司的相關規定和要求。3.及時整理收文相關信息，建立收文臺賬，為文件管理和查詢提供便利。4.協助承辦部門做好文件的辦理工作，跟蹤文件辦理進度，督促承辦部門按時完成任務。5.負責收文文件的歸檔工作，確保文件妥善保管。承辦部門職責1.負責對傳閱到本部門的文件進行認真辦理，按照文件要求和公司規定及時提出處理意見和措施。2.明確專人負責文件的承辦工作，確保文件辦理的質量和效率。3.及時向收文人員反饋文件辦理進展情況，按時完成文件的辦理任務。4.對辦理完畢的文件進行整理歸檔，按照公司檔案管理規定妥善保存。傳閱人員職責1.及時閱讀傳閱文件，認真研究文件內容，提出合理的意見和建議。2.在規定時間內完成文件傳閱，并在傳閱單上簽署姓名和日期。3.嚴格遵守文件保密規定，不得擅自擴大文件傳閱范圍或泄露文件內容。檔案管理人員職責1.負責收文文件的歸檔工作，按照檔案管理規定對文件進行分類、編號、裝訂和保管。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。3.為公司各部門提供檔案查閱服務，按照規定辦理檔案查閱手續。收文保密要求保密制度1.公司員工應嚴格遵守國家有關保密法律法規和公司的保密制度，對收文文件的內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.收文文件應妥善保管，存放在安全可靠的地方，防止文件丟失、被盜或損壞。3.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要文件，應采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保文件安全。保密措施1.收文人員在接收、登記、傳閱、辦理等過程中，應嚴格遵守保密規定，不得在公共場所談論文件內容。2.傳閱文件時，應盡量減少文件的接觸范圍，避免文件在傳遞過程中被無關人員獲取。3.承辦部門在辦理文件過程中，應嚴格控制文件的知悉范圍，對涉及保密內容的文件應標明保密標識，并采取相應的保密措施。4.檔案管理人員在歸檔文件時，應按照保密要求對文件進行分類保管，對涉及保密內容的文件應單獨存放，并嚴格限制查閱權限。收文信息化管理公文流轉系統1.公司應建立完善的內部公文流轉系統，實現文件的電子化接收、登記、傳閱、辦理、催辦、歸檔等功能。2.收文人員應及時將接收的文件錄入公文流轉系統，并按照系統提示進行操作，確保文件流轉的順暢和高效。3.公文流轉系統應具備權限管理功能，根據不同人員的職責和工作需要，設置相應的操作權限，確保文件信息的安全和保密。電子文件管理1.對于電子文件，應按照公司電子文檔管理規定進行分類、存儲和備份，確保文件的完整性和可讀性。2.電子文件應設置合理的文件名和文件夾結構，便于查找和管理。同時，應定期對電子文件進行清理和維護，刪除過期或無用的文件。3.利用公文流轉系統對電子文件進行全程跟蹤和管理，及時掌握文件的流轉狀態和辦理情況。收文監督與考核監督機制1.公司設立收文管理監督小組，負責對公司內部收文管理工作進行監督檢查。監督小組由公司辦公室、人力資源部等相關部門人員組成。2.監督小組定期對收文管理工作進行檢查，重點檢查文件接收、登記、傳閱、辦理、催辦、歸檔等環節的工作情況，發現問題及時督促整改。3.公司員工有權對收文管理工作中的違規行為進行舉報，監督小組應及時受理舉報，并進行調查處理。考核辦法1.建立收文管理考核制度，將收文管理工作納入公司部門和員工績效考核體系。考核內容包括文件處理的及時性、準確性、規范性、保密情況等。2.對于在收文管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于工作不力、出現失誤或違規行為的部門和個人，按照公司績效考