公司內部資料管理制度總則目的為加強公司內部資料的管理，確保公司資料的完整性、準確性、保密性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中所涉及的各類內部資料的管理，包括但不限于文件、檔案、報表、數據、圖表、合同、協議等。職責分工1.行政管理部門負責公司內部資料管理制度的制定、修訂和完善，并監督執行。統籌公司各類資料的收集、整理、歸檔和保管工作，建立公司資料總庫。定期對公司資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。負責公司資料的借閱、查閱、歸還等日常管理工作，辦理相關手續。對違反資料管理制度的行為進行調查和處理。2.各部門負責本部門資料的收集、整理、分類和保管工作，并定期向行政管理部門移交歸檔。明確本部門資料管理負責人，負責本部門資料管理工作的具體實施。嚴格按照公司資料管理制度的要求，規范本部門員工在資料使用過程中的行為。根據工作需要，向行政管理部門提出資料借閱、查閱申請，并配合做好相關登記和歸還工作。3.員工個人嚴格遵守公司資料管理制度，妥善保管和使用個人在工作中接觸到的公司資料。在工作中產生的各類資料，應及時整理并提交給所在部門負責人或指定的資料管理人員。未經許可，不得擅自復制、傳播、泄露公司資料。資料分類與編號資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、決定、會議紀要等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、勞動合同、薪資福利記錄、培訓記錄、績效考核資料、獎懲記錄等。3.財務文件類：財務報表、預算文件、成本核算資料、審計報告、稅務資料等。4.業務合同類：采購合同、銷售合同、租賃合同、服務協議、合作協議等。5.技術文檔類：產品研發資料、工藝文件、技術標準、技術方案、項目文檔等。6.市場資料類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料、客戶信息等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他公司內部資料。編號規則為便于資料的管理和查找，對各類資料進行統一編號。編號采用[部門代碼+年份+順序號]的格式，具體說明如下：1.部門代碼：根據公司組織架構，為每個部門分配一個兩位數字的代碼，具體代碼表如下：行政管理部：01人力資源部：02財務部：03市場部：04銷售部：05技術研發部：06生產部：07采購部：08其他部門：992.年份：資料形成年份的后兩位數字，如2023年形成的資料編號中年份部分為“23”。3.順序號：按照資料形成的先后順序，為每一份資料分配一個三位數的順序號，從001開始依次遞增。例如，行政管理部2023年形成的第5份文件編號為：0123005；人力資源部2022年形成的第12份人事檔案編號為：0222012。資料的收集與整理收集要求1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.對于外部傳來的與公司業務相關的資料，如文件、信函、報表等，接收人員應及時將其轉交給相關部門，并做好交接記錄。3.員工在工作過程中形成的各類資料，應按照規定的時間和要求，主動提交給所在部門的資料管理人員。整理方法1.資料收集后，資料管理人員應按照資料的分類標準進行初步分類，去除重復、無效的資料。2.對每份資料進行編號，并在資料首頁右上角加蓋編號章。3.按照資料的內容和邏輯關系，對資料進行排序，確保資料的系統性和連貫性。4.對于篇幅較長的資料，應編制目錄，以便快速查閱。目錄應包含資料名稱、編號、日期、頁碼等信息。5.將整理好的資料裝入檔案盒或文件夾，并在封面或側面標明資料類別、編號范圍、年度等信息。資料的歸檔與保管歸檔流程1.各部門資料管理人員定期將整理好的資料移交至行政管理部門。移交時，應填寫《資料移交清單》，詳細列出移交資料的類別、編號、名稱、數量等信息，并經雙方簽字確認。2.行政管理部門資料管理人員對接收的資料進行審核，核對資料的完整性和準確性。審核無誤后，將資料按照歸檔要求進行分類存放，并更新公司資料總庫。保管期限1.公司內部資料的保管期限根據資料的性質和重要程度分為永久、長期和短期三種。具體保管期限規定如下：永久保管：涉及公司核心機密、重要權益、歷史沿革等方面的資料，如公司章程、股東會議決議、董事會決議、重大合同協議、財務審計報告等。長期保管：對公司經營管理有重要參考價值、在一定時期內仍需使用的資料，如年度工作總結報告、中長期發展規劃、員工檔案等。保管期限一般為10年至30年。短期保管：僅在短期內有參考價值、使用頻率較低的資料，如一般性的通知、簡報、臨時報表等。保管期限一般為1年至5年。2.資料保管期限屆滿后，由行政管理部門提出銷毀意見，報公司分管領導審批后，按照規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、資料名稱、編號、數量等信息。保管環境1.行政管理部門應設置專門的資料檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保資料的安全存放。2.資料檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。3.資料應分類存放于檔案架或文件柜中，標識清晰，便于查找。不同類別的資料應分開存放，避免混淆。4.對于電子資料，應定期進行備份，并存儲在安全的存儲介質上。備份存儲地點應與資料原件存儲地點分離，以防止數據丟失。資料的借閱與查閱借閱規定1.因工作需要借閱公司資料的，借閱人應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.行政管理部門資料管理人員對借閱申請進行審核，審核通過后，按照規定辦理借閱手續，向借閱人發放資料，并在《資料借閱登記簿》上進行登記。3.借閱人應妥善保管所借閱的資料，不得轉借他人或用于非工作目的。如因工作需要延長借閱期限的，應提前向行政管理部門提出續借申請，經批準后方可續借。4.借閱人應在規定的歸還日期內歸還所借閱的資料。如逾期未還，行政管理部門應及時催還，并視情節輕重給予相應的處理。5.借閱人歸還資料時，資料管理人員應認真檢查資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人照價賠償。查閱規定1.因工作需要查閱公司資料的，查閱人應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.行政管理部門資料管理人員根據查閱申請，在確保資料安全和不影響正常使用的前提下，安排查閱地點和時間，并提供必要的協助。3.查閱人應在資料管理人員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。查閱過程中，應保持資料的整潔和完好，不得在資料上涂改、標記、污損。4.查閱結束后，查閱人應及時將資料歸還資料管理人員，并在《資料查閱登記簿》上簽字確認。資料的保密與安全保密措施1.公司所有員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要資料予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.對于接觸公司重要資料的員工，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在資料的存儲、傳輸、使用過程中，應采取必要的技術手段和管理措施，確保資料的保密性。如對電子資料進行加密存儲和傳輸，對重要資料進行專人專管等。4.嚴禁在連接互聯網的計算機上存儲、處理公司敏感資料。如需在外部設備上存儲公司資料，應進行加密處理，并妥善保管外部設備。安全防范1.加強資料檔案室的安全管理，安裝監控設備、門禁系統等安全設施，確保資料檔案室的安全。2.定期對資料檔案室進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。如發現資料檔案室存在安全問題，應立即采取措施進行整改，并向上級報告。3.在發生自然災害、事故災難等緊急情況時，應立即啟動應急預案，采取有效的措施保護公司資料的安全。如對資料進行轉移、備份、封存等，確保資料不受損失。資料的清理與銷毀清理原則1.定期對公司資料進行清理，及時清除過期、無用、重復的資料，提高資料的管理效率和質量。2.清理資料應遵循客觀、公正、謹慎的原則，確保清理工作的準確性和嚴肅性。清理流程1.行政管理部門資料管理人員每年定期對公司資料進行清查，根據資料的保管期限和實際使用情況，列出需要清理的資料清單。2.對需要清理的資料清單進行審核，報公司分管領導審批。審批通過后，按照規定的程序進行清理。3.清理過程中，應指定專人負責，確保清理工作的順利進行。清理結束后，對清理情況進行記錄，包括清理日期、資料名稱、編號、數量等信息。銷毀程序1.對于經批準需要銷毀的資料，應采用適當的方式進行銷毀，確保資料無法恢復和再利用。如對紙質資料進行粉碎處理，對電子資料進行徹底刪除或格式化處理等。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、資料名稱、編號、數量、銷毀方式等信息。記錄應由銷毀人、監銷人簽字確認。3.監銷人應由行政管理部門指定的人員擔任，負責監督銷毀過程，確保銷毀工作符合規定要求。銷毀結束后，監銷人應在銷毀記錄上簽字確認。違規處理1.對于違反本制度規定，擅自復制、傳播、泄露公司資料的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并依法追究其法律責任。2.因保管不善導致公司資料損壞、丟失的員工，