公司辦公采購(gòu)流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司辦公采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公物資、設(shè)備及服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際工作需要進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品和服務(wù)。成本控制原則：通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會(huì)。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)政策等事項(xiàng)。2.采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司采購(gòu)需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，組織采購(gòu)活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂合同，并跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。3.需求部門各部門作為需求部門，負(fù)責(zé)提出本部門的辦公采購(gòu)需求，并對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)。需求部門應(yīng)配合采購(gòu)部做好采購(gòu)工作，提供必要的信息和協(xié)助。4.其他部門職責(zé)財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。審計(jì)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。法務(wù)部：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同，提供法律意見和支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實(shí)際需求，于每年年底前編制下一年度的辦公采購(gòu)預(yù)算，并提交給采購(gòu)部。采購(gòu)部匯總各部門的采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度辦公采購(gòu)預(yù)算草案，提交給采購(gòu)決策委員會(huì)審議。采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過后，將年度辦公采購(gòu)預(yù)算下達(dá)給各部門執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因工作需要確需調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、金額和內(nèi)容，并提交給采購(gòu)部。采購(gòu)部對(duì)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》進(jìn)行審核后，提交給采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)審批通過后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。3.預(yù)算控制采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要超預(yù)算采購(gòu)的，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)，確保采購(gòu)預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交給采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求是否符合公司規(guī)定、采購(gòu)預(yù)算是否充足、采購(gòu)方式是否合理等。對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），采購(gòu)部可直接審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部應(yīng)提交給采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)部的審核意見，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審議和批準(zhǔn)。采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部方可組織采購(gòu)活動(dòng)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購(gòu)部對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等。采購(gòu)部組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。根據(jù)供應(yīng)商的資格審查和實(shí)地考察情況，采購(gòu)部建立供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。4.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)至少邀請(qǐng)兩家以上供應(yīng)商參與，以確保充分競(jìng)爭(zhēng)。采購(gòu)談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)條件。采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)合同副本提交給財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門備案。5.采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收采購(gòu)部按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將采購(gòu)物資送達(dá)公司指定地點(diǎn)。采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問題或與采購(gòu)合同約定不符的情況，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部應(yīng)填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。《采購(gòu)驗(yàn)收單》作為采購(gòu)付款的依據(jù)之一。6.采購(gòu)付款采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，并提交給財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)物資的驗(yàn)收情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性等。財(cái)務(wù)部審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理采購(gòu)付款手續(xù)。采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，不得提前或延遲付款。五、采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)對(duì)于通用性強(qiáng)、需求量大的辦公物資，如辦公用品、辦公設(shè)備等，公司實(shí)行集中采購(gòu)。集中采購(gòu)由采購(gòu)部統(tǒng)一組織實(shí)施，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并集中配送和結(jié)算。2.分散采購(gòu)對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、個(gè)性化需求較高的辦公物資，如專用設(shè)備、定制服務(wù)等，公司實(shí)行分散采購(gòu)。分散采購(gòu)由需求部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，采購(gòu)部提供必要的指導(dǎo)和協(xié)助。需求部門應(yīng)按照公司采購(gòu)制度的規(guī)定，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收和付款。3.緊急采購(gòu)因工作急需，無法按照正常采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)的物資或服務(wù)，可進(jìn)行緊急采購(gòu)。緊急采購(gòu)由需求部門填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明緊急采購(gòu)的原因、物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交給采購(gòu)部。采購(gòu)部應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)組織采購(gòu)活動(dòng)，確保滿足工作需求。緊急采購(gòu)?fù)瓿珊螅枨蟛块T應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)部應(yīng)建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理檔案，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行跟蹤和評(píng)估。對(duì)于存在較高風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如加強(qiáng)監(jiān)督、減少采購(gòu)量、更換供應(yīng)商等，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，并在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。4.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)部應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析市場(chǎng)價(jià)格信息，為采購(gòu)決策提供參考。在采購(gòu)談判過程中，采購(gòu)部應(yīng)充分利用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)。5.法律風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的法律審查，確保采購(gòu)合同的合法性和有效性。法務(wù)部應(yīng)參與采購(gòu)合同的起草、審核和簽訂過程，提供法律意見和支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)生法律糾紛，法務(wù)部應(yīng)及時(shí)介入，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)物資驗(yàn)收情況等進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)部發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)存在問題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購(gòu)部應(yīng)積極配合審計(jì)部的工作，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少采購(gòu)量或取消合作資格等處理。