外貿公司預收款管理制度總則目的為規范外貿公司預收款的管理，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障公司業務的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及預收款的業務活動及相關部門和人員。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和財務制度，確保預收款管理合法合規。2.安全性原則：保障預收款資金的安全，防止資金損失。3.準確性原則：準確記錄和核算預收款業務，確保財務數據真實可靠。4.及時性原則：及時處理預收款相關業務，提高資金周轉效率。預收款的定義與范圍定義預收款是指客戶在合同簽訂后，按照合同約定提前支付給公司的款項，用于購買公司的產品或服務。范圍包括但不限于以下幾種情況：1.出口訂單中客戶提前支付的貨款。2.進口業務中客戶支付的預付款項。3.其他與公司業務相關的預收性質的款項。職責分工銷售部門1.負責與客戶洽談業務，簽訂銷售合同，明確預收款的金額、支付方式、支付時間等條款。2.及時跟蹤客戶預收款的支付情況，確保客戶按時足額支付預收款。3.將銷售合同及預收款相關信息及時傳遞給財務部門。財務部門1.負責預收款的賬務處理，準確記錄預收款的收入、核銷等情況。2.定期核對預收款賬目，確保賬實相符。3.對預收款的使用情況進行監督和管理，確保資金專款專用。4.配合銷售部門及其他相關部門做好預收款的催收工作。業務部門1.根據銷售合同的約定，負責組織生產或采購，確保按時履行合同義務。2.對預收款的使用情況進行跟蹤和反饋，確保資金合理使用。法務部門1.審核銷售合同中關于預收款的條款，確保合同的合法性和有效性。2.協助處理預收款相關的法律事務，防范法律風險。預收款的收取合同簽訂1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時，應明確預收款的金額、支付方式、支付時間等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。2.合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本提交給財務部門備案。支付通知1.銷售部門應在合同約定的預收款支付時間前，向客戶發送支付通知，明確告知客戶預收款的金額、支付方式、收款賬戶等信息。2.支付通知可以通過郵件、傳真、電話等方式發送給客戶。款項收取1.財務部門應密切關注預收款的到賬情況，及時核對收款金額與合同約定是否一致。2.如發現收款金額與合同約定不符，財務部門應及時與銷售部門溝通，查明原因，并采取相應措施進行處理。3.對于逾期未支付預收款的客戶，銷售部門應及時與客戶溝通，了解原因，并采取催收措施。預收款的核算與管理賬務處理1.財務部門收到預收款后，應及時進行賬務處理，按照會計準則的要求，將預收款確認為負債，并進行明細核算。2.預收款的核算應按照客戶、項目等進行分類，確保賬目清晰，便于查詢和核對。資金管理1.預收款應存入公司指定的銀行賬戶，實行專戶管理，不得與其他資金混同使用。2.財務部門應定期對預收款賬戶進行清查，確保資金安全。3.預收款的使用應按照公司的資金使用審批流程進行，確保資金專款專用。臺賬管理1.銷售部門應建立預收款臺賬，詳細記錄每個客戶的預收款金額、支付時間、收款時間、核銷情況等信息。2.財務部門應定期與銷售部門核對預收款臺賬，確保賬賬相符。3.預收款臺賬應妥善保管，以備查詢和審計。預收款的核銷核銷條件1.當公司按照銷售合同的約定履行了相應的義務，如交付貨物、提供服務等，且客戶已確認收貨或接受服務后，預收款可以進行核銷。2.核銷預收款時，應確保相關業務已經完成，且不存在任何爭議或糾紛。核銷流程1.業務部門在完成相關業務后，應及時填寫預收款核銷申請單，注明核銷的客戶名稱、合同編號、預收款金額、核銷原因等信息，并提交給財務部門審核。2.財務部門收到預收款核銷申請單后，應核對相關業務的完成情況及財務記錄，確認無誤后進行核銷處理。3.預收款核銷后，財務部門應及時更新預收款臺賬和賬務記錄。預收款的催收催收責任1.銷售部門負責對逾期未支付預收款的客戶進行催收工作。2.銷售部門應指定專人負責催收工作，并及時向部門負責人匯報催收進展情況。催收措施1.對于逾期未支付預收款的客戶，銷售部門應首先通過電話、郵件、傳真等方式與客戶溝通，了解客戶未支付的原因，并要求客戶盡快支付預收款。2.如客戶仍未支付，銷售部門可以采取上門催收、發函催收等方式，加強催收力度。3.對于長期拖欠預收款且經多次催收仍不支付的客戶，銷售部門應及時將情況報告給公司管理層，并考慮采取法律手段追討預收款。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門應定期對預收款的管理情況進行審計，檢查預收款的收取、核算、管理、核銷等環節是否符合本制度的規定。2.內部審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。定期檢查1.財務部門應定期對預收款賬目進行核對，確保賬實相符。2.銷售部門應定期對預收款臺賬進行更新和核對，確保臺賬信息準確無誤。3.公司管理層應定期對預收款的管理情況進行檢查，及時發現和解決存在的問題。風險防范與控制信用評估1.在與客戶簽訂銷售合同前，銷售部門應會同信用管理部門對客戶進行信用評估，了解客戶的信用狀況、經營情況、財務狀況等信息。2.根據客戶的信用評估結果，合理確定預收款的金額和支付方式，降低信用風險。合同管理1.銷售部門應加強銷售合同的管理，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同糾紛導致預收款無法收回。2.在合同履行過程中，銷售部門應密切關注客戶的履約情況，及時發現和解決問題，確保合同順利履行。法律風險防范1.法務部門應參與銷售合同的審核，對合同中關于預收款的條款進行法律審查，防范法律風險。2.在處理預收款相關的法律事務時，法務部門應及時提供法律意見和建議，維護公司的合法權益。信息溝通與報告溝通機制1.建立銷售部門、財務部門、業務部門、法務部門等相關部門之間的信息溝通機制，確保預收款管理工作的順利開展。2.各部門應定期召開預收款管理工作會議，通報預收款的收取、核算、管理、核銷等情況，協調解決存在的問題。報告制度1.銷售部門應定期向財務部門報送預收款催收情況報告，及時反饋客戶未支付預收款的原因及催收進展情況。2.財務部門應定期向公司管理層報送預收款管理情況報告，包括預收款的金額、分布、使用情況、核銷情況等信息。3.公司管理層應根據預收款管理情況報告，及時了解公司預收款管理工作的開展情況，做出決策和部署。培訓與宣傳培訓1.定期組織相關部門和人員參加預收款管理制度培訓，提高員工對預收款管理的認識和業務水平。2.培訓內容包括預收款管理制度、業務流程、風險防范等方面的知識和技能。宣傳1.通過內部宣傳欄、公司網站、郵件等方式，宣傳預