學校周轉房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校周轉房檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校周轉房的檔案管理工作，包括周轉房的分配、使用、維護、回收等各個環節所形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統一管理原則學校周轉房檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則檔案內容應如實反映周轉房管理的實際情況，保證檔案信息的真實性和準確性。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校周轉房檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管學校周轉房檔案，建立檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。3.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規范化和標準化。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理工作。6.對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進意見和建議。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在周轉房管理過程中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理和歸檔工作，并按照規定的時間和要求移交檔案管理部門。2.確保檔案內容的真實、準確、完整，對歸檔材料的質量負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業知識和技能，熟悉學校周轉房管理業務。2.嚴格遵守檔案管理規章制度，認真履行崗位職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負責檔案的日常維護和管理，及時發現和處理檔案存在的問題，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.周轉房分配文件，包括分配方案、申請表格、審批文件等。2.住戶入住和退房記錄，如入住通知書、退房手續辦理憑證等。3.房屋租賃合同及相關協議。4.周轉房維修記錄，包括維修申請、維修工單、維修驗收報告等。5.水電費、物業費等費用繳納記錄。6.安全檢查記錄，如消防安全檢查、房屋結構安全檢查等。7.與周轉房管理有關的會議紀要、通知、報告等文件。8.其他與周轉房管理相關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案材料進行初步整理，按照類別和時間順序進行排列，剔除重復、無效的材料。（三）整理方法1.分類根據檔案的內容和性質，將周轉房檔案分為分配管理類、使用管理類、維修管理類、費用管理類、安全管理類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。3.對于重要的檔案資料，可以采取紙質和電子兩種方式同時保存，以確保檔案的安全性和完整性。（二）保管環境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全。（三）保管期限1.周轉房分配文件、房屋租賃合同等重要檔案應長期保管。2.入住和退房記錄、維修記錄、費用繳納記錄等檔案保管期限為[X]年。3.安全檢查記錄等檔案保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過程中發現檔案丟失、損壞等問題，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并記錄在案。五、檔案的利用（一）查閱權限1.學校內部人員因工作需要查閱周轉房檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，查閱人員應經學校主管領導批準，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱周轉房檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，經學校主管領導批準后，方可查閱。（二）借閱手續1.因工作需要借閱周轉房檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應承擔相應的責任。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員、檔案名稱、查閱（借閱）用途、歸還日期等信息，以便跟蹤管理和統計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和現實利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對保管期滿的檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.對于具有重要歷史價值、參考價值或法律憑證作用的檔案，應予以留存；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經學校主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立學校周轉房檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案的內容錄入檔案管理信息系統，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護和更新，保證數據的準確性和完整性。（三）系統安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置