廣告設計公司行政管理制度總則目的本制度旨在規范廣告設計公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務的順利開展，為公司的穩定運營和發展提供有力支持。適用范圍本制度適用于廣告設計公司全體員工。基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定應符合國家法律法規及相關政策要求。2.規范性原則：各項行政工作流程應明確、規范，確保工作的標準化和一致性。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優化行政工作流程，減少不必要的環節和延誤。4.服務原則：行政部門應樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、高效的服務。組織架構與職責行政部門組織架構行政部門設行政總監一名，下轄行政專員若干，具體包括但不限于前臺接待、文件管理、辦公用品管理、車輛管理、后勤保障等崗位。行政部門職責1.行政總監職責全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。協調行政部門與公司其他部門之間的工作關系，確保行政工作與公司整體運營相協調。負責行政費用的預算編制、控制和審核，合理安排行政資源。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.行政專員職責前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員的登記、引導和接待。接聽公司電話，及時轉接相關人員，并做好電話記錄。維護前臺區域的整潔和秩序。文件管理負責公司各類文件的收發、登記、歸檔和保管工作。定期對文件進行整理和分類，確保文件的完整性和可查閱性。協助各部門做好文件的傳閱和回收工作。辦公用品管理制定辦公用品采購計劃，負責辦公用品的采購、入庫、發放和庫存管理。定期盤點辦公用品庫存，合理控制辦公用品的消耗。對辦公用品的使用情況進行統計和分析，提出節約建議。車輛管理負責公司車輛的調度、使用和維護管理。制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行，確保車輛使用安全和高效。定期對車輛進行保養和維修，辦理車輛保險、年檢等相關手續。后勤保障負責公司辦公區域的環境衛生管理，定期組織清潔工作。維護公司辦公設施設備的正常運行，及時處理設施設備故障。負責公司飲用水、空調、照明等能源管理，節約能源消耗。協助組織公司各類會議、活動等，做好場地布置、物資準備等后勤保障工作。行政工作流程辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息，提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對辦公用品需求申請表進行審核，核實需求的合理性。對于金額較大或特殊辦公用品的需求，需報行政總監審批。3.采購執行：行政部門根據審批后的需求申請表，制定辦公用品采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應遵循貨比三家、性價比最優的原則。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收內容包括數量、規格、質量等方面。驗收合格后，辦理入庫手續，并填寫入庫單。5.發放領用：各部門憑辦公用品領用申請表到行政部門領取辦公用品。行政部門根據入庫單和領用申請表進行發放，并做好發放記錄。6.庫存管理：行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時進行補貨采購；對于積壓的辦公用品，分析原因并采取相應的處理措施。車輛使用管理流程1.用車申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對車輛使用申請表進行審核，根據車輛使用情況和調度安排，確定是否批準用車申請。對于長途用車或重要公務用車，需報行政總監審批。3.車輛調度：行政部門根據審批后的車輛使用申請表，安排車輛及駕駛員。駕駛員接到調度通知后，做好出車準備，并提前與用車人聯系確認。4.出車檢查：駕駛員在出車前應對車輛進行全面檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、機油、水箱等，確保車輛性能良好，安全設施齊全有效。5.用車過程：駕駛員應嚴格按照用車申請的時間、地點和事由使用車輛，不得擅自改變行駛路線或從事與工作無關的事情。在用車過程中，應遵守交通規則，確保行車安全。6.車輛歸還：用車結束后，駕駛員應及時將車輛歸還公司，并將車輛清洗干凈，停放在指定位置。同時，填寫車輛使用登記表，記錄車輛行駛里程、油耗等信息。7.費用報銷：駕駛員根據車輛使用登記表，整理相關費用發票，按照公司財務制度進行費用報銷。行政部門對車輛費用報銷進行審核，確保費用支出合理合規。文件管理流程1.文件起草：公司各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司相關規定和格式要求。起草完成后，由部門負責人審核簽字。2.文件編號：行政部門對審核通過的文件進行編號，以便于文件的管理和查詢。文件編號應遵循一定的規則，確保編號的唯一性和系統性。3.文件印發：行政部門根據文件編號，將文件進行排版、打印，并加蓋公司公章或相關部門印章。文件印發數量應根據實際需要確定，避免浪費。4.文件發放：行政部門按照文件發放范圍，將文件發放至相關部門和人員，并做好發放記錄。發放記錄應包括文件名稱、編號、發放時間、發放對象等信息。5.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，行政部門應按照規定的傳閱順序進行傳遞。傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，確保文件能夠及時、準確地傳達給相關人員。6.文件歸檔：文件處理完畢后，行政部門應及時將文件進行歸檔。歸檔文件應按照類別、時間等進行分類整理，并存放在指定的檔案柜中。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。7.文件查閱：公司員工因工作需要查閱檔案文件，需填寫文件查閱申請表，經部門負責人批準后，到行政部門查閱。查閱過程中，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借檔案文件。會議與活動管理會議管理1.會議分類：公司會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括周會、月會、季度會等；不定期會議根據工作需要臨時召開。2.會議組織：行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。會議通知應提前發送給參會人員，明確會議時間、地點、主題、議程等信息。3.會議記錄：行政部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，并在會后及時整理成會議紀要，經會議主持人審核后發送給參會人員。4.會議跟進：會議結束后，行政部門應根據會議決議事項，明確責任人和時間節點，對決議事項的執行情況進行跟蹤和督促。對于執行過程中出現的問題，及時協調解決，并向會議主持人匯報。活動管理1.活動策劃：公司組織的各類活動，由相關部門提前制定活動策劃方案，明確活動主題、目的、時間、地點、內容、參與人員等信息。活動策劃方案應報行政總監審批。2.活動組織：行政部門根據審批后的活動策劃方案，負責活動的組織實施工作，包括場地布置、物資采購、人員安排、宣傳推廣等。活動組織過程中，應注重細節，確保活動的順利進行。3.活動預算：活動策劃方案中應包含活動預算，明確活動所需的各項費用支出。行政部門根據活動預算進行費用控制，確保活動費用在預算范圍內。4.活動總結：活動結束后，行政部門應及時組織相關人員對活動進行總結，收集活動反饋意見，分析活動效果和存在的問題。活動總結報告應報行政總監審閱，并作為今后活動策劃和組織的參考依據。員工行為規范考勤管理1.工作時間：公司實行[具體工作時間]工作制，員工應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退。2.考勤記錄：行政部門負責員工考勤記錄的統計和管理。員工應每天按時打卡上下班，如有特殊情況需要請假或外出，應按照公司請假制度辦理相關手續。3.遲到早退處理：遲到或早退[X]分鐘以內的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[X]分鐘的，按曠工半天處理，扣除半天工資。一個月內累計遲到或早退[X]次以上的，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。4.曠工處理：曠工半天的，扣除一天工資；曠工一天的，扣除三天工資；連續曠工超過[X]天或一個月內累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。著裝規范1.日常著裝：員工在工作時間應穿著整潔、得體的職業裝，不得穿著奇裝異服、拖鞋等不符合職業形象的服裝。2.重要場合著裝：在參加公司重要會議、活動或接待客戶時，員工應穿著正裝，保持良好的精神面貌。行為舉止規范1.語言文明：員工在工作中應使用文明禮貌用語，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性語言。2.行為得體：員工應遵守公司規章制度，不得在辦公區域內大聲喧嘩、追逐打鬧、吸煙等。在與同事、客戶交往過程中，應保持禮貌、熱情、專業的態度。3.團隊協作：員工應樹立團隊意識，積極與同事協作配合，共同完成工作任務。不得推諉責任、互相指責，影響團隊工作氛圍。安全與衛生管理安全管理1.安全制度：公司制定安全管理制度，明確安全責任和安全操作規程，確保公司辦公區域及員工生命財產安全。2.安全培訓：行政部門定期組織員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和應急處理能力。培訓內容包括消防安全、用電安全、信息安全等方面。3.安全檢查：行政部門定期對公司辦公區域進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。對于檢查中發現的問題，應責令相關責任人限期整改，并跟蹤整改情況。4.應急處理：公司制定應急預案，針對可能發生的火災、地震、盜竊等突發事件，明確應急處理流程和責任分工。行政部門應定期組織應急演練，確保員工熟悉應急處理流程，能夠在突發事件發生時迅速、有效地進行應對。衛生管理1.環境衛生：公司辦公區域應保持整潔衛生，行政部門應定期組織清潔人員進行打掃和消毒。各部門應負責本部門辦公區域的環境衛生維護，不得隨意丟棄垃圾，保持辦公桌面整潔。2.個人衛生：員工應