建筑公司臨時會議室管理制度一、總則（一）目的為了規范建筑公司臨時會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保公司各項會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要使用臨時會議室的情況。（三）基本原則1.公平合理原則：各部門在使用會議室時應遵循公平、公正的原則，不得因部門或個人原因優先占用會議室資源。2.高效利用原則：鼓勵各部門充分利用會議室資源，提高會議室的使用效率，避免資源浪費。3.提前預約原則：使用會議室需提前預約，以便會議室管理人員做好安排和準備工作。二、會議室管理職責（一）行政部門1.負責臨時會議室的日常管理，包括會議室的清潔、設備維護等。2.根據各部門的預約申請，合理安排會議室的使用，并做好記錄。3.對會議室的使用情況進行監督和檢查，及時發現和解決問題。（二）使用部門1.按照本制度的規定，提前預約會議室，并準確填寫預約信息。2.使用會議室時，應愛護會議室的設施設備，保持會議室的整潔衛生。3.使用完畢后，應及時清理會議室，關閉設備電源，將會議室恢復原狀。三、會議室預約與安排（一）預約方式1.線上預約：公司內部員工可通過公司指定的辦公系統進行會議室預約。具體操作流程為：登錄辦公系統，進入會議室預約模塊，選擇需要使用的會議室、預約時間、預約時長，并填寫預約事由等信息，提交預約申請。2.線下預約：員工也可通過電話或直接到行政部門進行會議室預約。預約時需告知行政部門工作人員預約的會議室、時間、時長、事由等信息。（二）預約時間1.為了確保會議室的合理安排，提前預約時間一般應不少于[X]小時。特殊情況需要臨時使用會議室的，需提前[X]分鐘向行政部門提出申請，行政部門根據實際情況進行安排。2.對于重要會議或大型活動，建議提前[X]天以上進行預約。（三）預約信息填寫要求1.會議室名稱：準確填寫需要使用的會議室名稱。2.預約時間：具體到年、月、日、時、分，精確填寫開始時間和結束時間。3.預約時長：根據會議或活動的預計時間填寫，原則上每次使用時長不得超過[X]小時。如需延長使用時間，應提前向行政部門申請。4.預約事由：簡要說明會議或活動的主題、參會人員等信息。（四）會議室安排原則1.根據各部門的預約申請，按照“先申請先安排”的原則進行會議室分配。2.在滿足各部門工作需求的前提下，優先安排重要會議和大型活動使用會議室。3.對于多個部門同時申請使用同一時間段會議室的情況，行政部門應根據會議的重要性、參會人數等因素進行綜合協調，合理安排會議室。四、會議室使用規范（一）使用人員要求1.會議室僅限公司內部員工因工作需要使用，嚴禁外單位人員未經許可使用。2.使用人員應遵守公司的各項規章制度，愛護會議室的設施設備，不得隨意損壞或移動。3.進入會議室后，應將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議室內接聽電話或大聲喧嘩，以免影響會議進行。4.使用人員應按照預約的時間和事由使用會議室，如需變更預約信息，應提前通知行政部門。（二）設施設備使用1.會議室配備的投影儀、音響、麥克風等設備，使用人員應熟悉其操作方法，如有問題及時向行政部門工作人員咨詢。2.使用投影儀時，應提前檢查投影儀的連接情況，確保畫面清晰、正常。使用完畢后，應關閉投影儀電源，拔下連接線纜。3.使用音響和麥克風時，應根據會議需要調整音量大小，避免音量過大或過小影響會議效果。使用完畢后，應關閉音響和麥克風設備。4.會議室的桌椅、白板等設施設備，使用人員應保持其整潔、完好。如需在白板上書寫，應使用白板筆，書寫完畢后及時擦拭干凈。5.嚴禁使用會議室的設施設備進行與工作無關的活動，如播放電影、玩游戲等。（三）環境衛生維護1.使用人員應自覺保持會議室的環境衛生，不得在會議室內吸煙、亂扔垃圾。2.會議結束后，使用人員應將會議產生的文件、資料等整理帶走，將桌椅擺放整齊，關閉會議室門窗，關閉設備電源，將會議室恢復原狀。3.對于使用后環境衛生較差的會議室，行政部門有權要求使用部門進行清理，如使用部門未及時清理，行政部門可安排專人清理，清理費用由使用部門承擔。五、會議室安全管理（一）用電安全1.會議室的電氣設備應定期進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止發生電氣火災等安全事故。2.使用人員不得私自拉接電線、使用大功率電器設備，如需使用特殊電器設備，應提前向行政部門申請，并由專業人員進行安裝和調試。3.離開會議室時，應關閉所有電器設備的電源，拔掉插頭，避免因電器設備長時間通電引發安全隱患。（二）消防安全1.會議室應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。2.使用人員應熟悉會議室的安全出口和疏散通道位置，了解消防器材的使用方法，不得在安全出口和疏散通道堆放物品，確保疏散通道暢通無阻。3.嚴禁在會議室內使用明火，如確因工作需要使用明火，應提前辦理動火審批手續，并采取相應的防火措施。（三）其他安全事項1.會議室的門窗應保持完好，如有損壞應及時維修，防止發生盜竊等安全事故。2.在會議室內進行活動時，應注意人員安全，避免發生擁擠、踩踏等事故。如遇緊急情況，應及時按照應急預案進行處理，并向相關部門報告。六、會議室費用管理（一）費用標準1.公司臨時會議室的使用不收取費用。2.對于因特殊原因需要租賃外部會議室的情況，費用由使用部門承擔，具體費用標準根據實際租賃情況確定。（二）費用報銷1.因工作需要租賃外部會議室產生的費用，使用部門應按照公司財務報銷制度的規定，及時辦理報銷手續。報銷時需提供租賃合同、發票等相關憑證。2.費用報銷應嚴格按照審批流程進行，經相關部門負責人審批后，交財務部門審核報銷。七、會議室違規處理（一）違規行為1.未按規定提前預約會議室，擅自占用會議室的。2.不遵守會議室使用規范，在會議室內吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩、使用與工作無關的設備等影響會議秩序的。3.損壞會議室設施設備，未及時報告或未按規定進行賠償的。4.未經許可將會議室轉借外單位人員使用的。5.其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規的員工，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，行政部門將視情節輕重給予書面警告、罰款、限制使用會議室等處理措施，并將違規情況記錄在員工個人檔案中。3.因違規行為給公