影視公司供應(yīng)商管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)估、采購及合作等流程，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司影視制作需求，保障影視項(xiàng)目順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有影視制作相關(guān)物資采購及服務(wù)供應(yīng)商的管理，包括但不限于拍攝設(shè)備、道具、服裝、后期制作軟件及服務(wù)、演員經(jīng)紀(jì)服務(wù)等。3.基本原則公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評(píng)估和合作過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等機(jī)會(huì)，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià)和決策。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供應(yīng)商，以滿足影視制作對(duì)品質(zhì)的嚴(yán)格要求。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估和管理，有效控制采購風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損害。供應(yīng)商的選擇與準(zhǔn)入1.供應(yīng)商信息收集采購部門：負(fù)責(zé)通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、價(jià)格水平、質(zhì)量口碑、售后服務(wù)等。市場(chǎng)調(diào)研團(tuán)隊(duì)：協(xié)助采購部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)特定領(lǐng)域的供應(yīng)商進(jìn)行深入了解和分析，為供應(yīng)商選擇提供參考依據(jù)。2.供應(yīng)商篩選初步篩選：采購部門根據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，對(duì)其進(jìn)行初步篩選，排除明顯不符合公司要求的供應(yīng)商，如經(jīng)營(yíng)范圍不符、信譽(yù)不佳等。實(shí)地考察：對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商生產(chǎn)或服務(wù)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，以了解其實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況和能力。3.供應(yīng)商資質(zhì)審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照及相關(guān)許可證：要求供應(yīng)商提供合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格。行業(yè)資質(zhì)證書：根據(jù)采購物資或服務(wù)的行業(yè)要求，審核供應(yīng)商是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書，如影視設(shè)備生產(chǎn)許可證、道具制作資質(zhì)證書等。信用記錄：通過查詢信用中國(guó)、國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等平臺(tái)，了解供應(yīng)商的信用狀況，有無不良記錄。4.供應(yīng)商準(zhǔn)入審批采購部門：將經(jīng)過篩選、考察和資質(zhì)審核的供應(yīng)商信息整理成報(bào)告，提交給采購經(jīng)理進(jìn)行審批。采購經(jīng)理：對(duì)供應(yīng)商報(bào)告進(jìn)行審核，綜合考慮供應(yīng)商各方面情況，做出是否準(zhǔn)入的決定。對(duì)于重要供應(yīng)商或采購金額較大的項(xiàng)目，需提交公司管理層審批。準(zhǔn)入通知：經(jīng)審批通過的供應(yīng)商，由采購部門向其發(fā)出準(zhǔn)入通知，明確雙方合作的基本條款和要求。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.評(píng)估周期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，原則上每[X]個(gè)月進(jìn)行一次全面評(píng)估，對(duì)于合作表現(xiàn)優(yōu)秀或問題較多的供應(yīng)商可適當(dāng)縮短或延長(zhǎng)評(píng)估周期。2.評(píng)估內(nèi)容產(chǎn)品質(zhì)量：根據(jù)采購合同要求，對(duì)供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，包括外觀、性能、功能等方面，可通過檢驗(yàn)報(bào)告、實(shí)際使用測(cè)試等方式進(jìn)行。交貨期：考察供應(yīng)商是否按照合同約定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨，統(tǒng)計(jì)交貨延遲次數(shù)及延遲天數(shù)，計(jì)算交貨準(zhǔn)時(shí)率。價(jià)格水平：對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格和供應(yīng)商報(bào)價(jià)，評(píng)估其價(jià)格合理性，分析價(jià)格波動(dòng)情況及對(duì)公司成本的影響。售后服務(wù)：了解供應(yīng)商售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等，收集公司內(nèi)部使用部門對(duì)售后服務(wù)的反饋意見。合作配合度：考察供應(yīng)商在合作過程中與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)情況、配合程度，是否積極響應(yīng)公司需求。3.評(píng)估方式問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門發(fā)放問卷，了解他們對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的滿意度和意見建議。數(shù)據(jù)分析：收集采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄等相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、價(jià)格變動(dòng)等進(jìn)行分析。實(shí)地考察：定期或不定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，查看其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況等。溝通交流：與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面溝通，了解其合作意愿、改進(jìn)措施等，同時(shí)聽取他們對(duì)公司合作方面的意見。4.考核指標(biāo)設(shè)定根據(jù)評(píng)估內(nèi)容，設(shè)定具體的考核指標(biāo)及權(quán)重，如產(chǎn)品質(zhì)量占[X]%、交貨期占[X]%、價(jià)格水平占[X]%、售后服務(wù)占[X]%、合作配合度占[X]%。各項(xiàng)考核指標(biāo)應(yīng)明確量化標(biāo)準(zhǔn)，例如產(chǎn)品合格率達(dá)到[X]%以上為合格，交貨延遲天數(shù)不超過[X]天等。5.考核結(jié)果分級(jí)優(yōu)秀：綜合得分在[X]分以上，各項(xiàng)指標(biāo)表現(xiàn)出色，產(chǎn)品質(zhì)量高、交貨準(zhǔn)時(shí)、價(jià)格合理、售后服務(wù)好、合作配合度高。良好：綜合得分在[X][X]分之間，大部分指標(biāo)達(dá)到要求，個(gè)別指標(biāo)有輕微瑕疵。合格：綜合得分在[X][X]分之間，基本滿足公司合作要求，但存在一些需要改進(jìn)的問題。不合格：綜合得分在[X]分以下，存在較多問題，嚴(yán)重影響公司合作或項(xiàng)目進(jìn)展。6.考核結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供應(yīng)商：給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、合作期限延長(zhǎng)等，同時(shí)在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)。良好供應(yīng)商：與供應(yīng)商溝通，提出改進(jìn)建議，鼓勵(lì)其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)。合格供應(yīng)商：發(fā)出書面通知，要求供應(yīng)商限期整改，整改期間加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)督和評(píng)估。不合格供應(yīng)商：暫停合作，進(jìn)行全面審查，分析問題原因，如供應(yīng)商無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有效整改，取消其準(zhǔn)入資格。采購流程與合同管理1.采購需求確定項(xiàng)目部門：根據(jù)影視制作項(xiàng)目需求，詳細(xì)填寫采購申請(qǐng)單，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。審核審批：采購申請(qǐng)單提交至部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求合理、準(zhǔn)確，然后按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部門：根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)單，結(jié)合庫存情況和項(xiàng)目進(jìn)度，制定采購計(jì)劃，明確采購時(shí)間、采購方式、預(yù)算安排等。采購計(jì)劃調(diào)整：如因項(xiàng)目變更等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，采購部門應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通協(xié)調(diào)，重新制定并提交審批。3.供應(yīng)商選擇與采購采購執(zhí)行：采購部門依據(jù)采購計(jì)劃，在已準(zhǔn)入的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。4.采購訂單下達(dá)采購部門：根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)與合同一致，并明確訂單編號(hào)、采購明細(xì)、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等信息。訂單跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如出現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。5.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。驗(yàn)收實(shí)施：使用部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)辦理入庫手續(xù)，不合格的按照合同約定處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.付款管理付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購合同，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交付款申請(qǐng)單，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證。審核審批：付款申請(qǐng)單按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審核審批，確保付款金額準(zhǔn)確、手續(xù)齊全。款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)單，按時(shí)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。供應(yīng)商的日常管理1.溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建立定期溝通會(huì)議：采購部門定期組織與供應(yīng)商的溝通會(huì)議，一般每月或每季度召開一次，雙方就合作進(jìn)展、存在問題、改進(jìn)措施等進(jìn)行交流。日常溝通渠道：明確采購部門與供應(yīng)商的日常溝通方式，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，確保信息及時(shí)傳遞和問題及時(shí)解決。項(xiàng)目對(duì)接人制度：為每個(gè)影視項(xiàng)目指定專門的供應(yīng)商對(duì)接人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目期間與供應(yīng)商的具體溝通協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.供應(yīng)商培訓(xùn)根據(jù)需要組織培訓(xùn)：公司根據(jù)影視制作業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商實(shí)際情況，不定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司影視制作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等。提升供應(yīng)商能力：通過培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商更好地理解公司需求，提高其產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，增強(qiáng)雙方合作的默契度。3.供應(yīng)商檔案管理建立檔案：采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、準(zhǔn)入審批文件、評(píng)估考核記錄、采購合同、合作項(xiàng)目記錄等。檔案更新維護(hù)：定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新維護(hù)，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整，為供應(yīng)商管理提供可靠依據(jù)。供應(yīng)商的退出機(jī)制1.主動(dòng)退出供應(yīng)商申請(qǐng)：供應(yīng)商因自身原因，如業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、經(jīng)營(yíng)不善等，向公司提出退出合作申請(qǐng)。公司審批：采購部門收到供應(yīng)商申請(qǐng)后，進(jìn)行審核，如無未決事項(xiàng)，提交公司管理層審批。審批通過后，雙方辦理相關(guān)退出手續(xù)。2.被動(dòng)退出考核不合格：如供應(yīng)商在考核中連續(xù)多次被評(píng)為不合格，或出現(xiàn)嚴(yán)重違反合同約定、損害公司利益等情況，公司有權(quán)決定終止合作，要求其退出。通知與協(xié)商：公司向供應(yīng)商發(fā)出退出通知，說明退出原因，并與供應(yīng)商協(xié)商處理善后事宜，如未履行合同的處理、庫存物資的處置等。3.退出手續(xù)辦理清理賬目：財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保雙方款項(xiàng)結(jié)清，無遺留財(cái)務(wù)