擔保公司辦公室管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公室管理，規范辦公秩序，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員。3.基本原則嚴格遵守國家法律法規和公司各項規章制度。倡導高效、協作、創新的工作作風。實行規范化、科學化管理，確保工作質量。二、辦公環境管理1.辦公區域布局合理規劃辦公區域，明確各部門及人員的辦公位置，確保辦公空間整潔、有序。根據工作需要，設置會議室、接待室、檔案室等功能區域，滿足不同工作需求。2.辦公設施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，并確保設備正常運行。根據工作需要，及時更新和補充辦公設施，提高辦公效率。3.環境衛生維護保持辦公區域整潔衛生，每天上班前進行清掃，下班前整理桌面、地面，清理垃圾。定期對辦公區域進行全面清潔，包括門窗、墻壁、天花板等，確保環境干凈整潔。愛護公共衛生設施，不得隨意破壞或丟棄垃圾，保持良好的衛生習慣。4.安全管理加強辦公區域的安全防范，確保門窗、水電等設施完好無損，防止發生安全事故。嚴禁在辦公區域內吸煙、使用明火，不得存放易燃易爆物品。下班時關閉電腦、打印機、復印機等設備電源，關好門窗，做好安全防范工作。三、辦公用品管理1.辦公用品采購根據公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購種類、數量、規格等要求。選擇信譽良好、質量可靠的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和供應及時性。采購辦公用品時，要嚴格按照公司財務制度辦理審批手續，確保采購過程合規。2.辦公用品發放設立辦公用品發放臺賬，記錄辦公用品的領用情況，包括領用時間、領用人、領用物品名稱及數量等。根據員工工作需要，定期發放辦公用品，如紙張、筆、筆記本等。對于特殊辦公用品，如電腦、打印機等，需經相關領導審批后發放。員工領用辦公用品時，要在發放臺賬上簽字確認，不得代領。3.辦公用品使用與節約員工要愛護辦公用品，合理使用，不得浪費。如發現辦公用品損壞或丟失，要及時報告并說明原因。提倡節約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置電腦待機時間，降低能源消耗等。定期對辦公用品使用情況進行檢查和統計分析，根據實際情況調整采購計劃，避免浪費和積壓。四、文件與檔案管理1.文件管理公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件包括公司制度、通知、報告、會議紀要等；外部文件包括政府部門文件、合作單位文件、客戶文件等。文件的起草、審核、簽發、編號、印發等環節要嚴格按照公司規定的流程進行，確保文件的準確性和規范性。設立文件收發登記臺賬，對文件的收發情況進行詳細記錄，包括文件名稱、文號、來文單位、發文日期、簽收人等信息。收到文件后，要及時呈送相關領導和部門閱辦，并按照領導批示進行處理。對于重要文件，要跟蹤辦理結果，確保文件得到有效落實。文件傳閱要嚴格按照規定的順序進行，不得擅自截留或延誤文件傳遞。傳閱完畢后，要及時將文件交回辦公室歸檔保存。定期對文件進行清理和歸檔，將已處理完畢的文件按照類別、時間順序進行整理，裝訂成冊，妥善保管，便于查閱和使用。2.檔案管理公司檔案包括業務檔案、人事檔案、財務檔案、行政檔案等。檔案管理要遵循集中統一、分類管理、安全保密的原則。設立檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案的安全存放。檔案管理人員要對檔案進行分類編號，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。嚴格檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，要填寫借閱申請表，經相關領導審批后，方可借閱。借閱期限不得超過規定時間，借閱人要妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。對于過期或無用的檔案，要按照規定的程序進行銷毀處理，銷毀過程要有記錄，確保檔案信息安全。五、會議管理1.會議分類公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。總經理辦公會由公司總經理主持，公司領導班子成員及相關部門負責人參加，主要研究公司重大決策、發展戰略、經營管理等事項。部門例會由各部門負責人主持，部門全體員工參加，主要總結部門工作進展情況，安排部署下一階段工作任務。專題會議根據工作需要召開，針對特定問題或事項進行研究討論，提出解決方案。臨時會議根據突發事件或緊急工作需要臨時召開，及時傳達上級指示，部署工作任務。2.會議組織會議主辦部門要提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內容，并提前通知參會人員。會議主辦部門要做好會議準備工作，包括會議資料準備、場地布置、設備調試等，確保會議順利進行。會議主持人要認真組織會議，控制會議節奏，確保會議按照議程進行，充分發揚民主，鼓勵參會人員積極發言，認真討論，形成共識。會議記錄人員要認真做好會議記錄，準確記錄會議內容、討論情況、決策事項等，會后及時整理會議紀要，經會議主持人審核后印發給參會人員，并按照規定進行存檔。3.會議紀律參會人員要按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議的，要提前向會議主持人請假。參會人員要遵守會議紀律，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間接聽電話、玩手機、交頭接耳或做與會議無關的事情。參會人員要認真聽取會議內容，積極發言，充分發表自己的意見和建議，不得隨意打斷他人發言。會議形成的決議和決策事項，參會人員要認真貫徹執行，不得擅自更改或拖延執行。如有不同意見，可在會后通過正常渠道反映，但在決議未改變之前，必須嚴格執行。六、印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.印章使用范圍公章用于公司對外行文、簽訂合同、出具證明等重要事項。合同專用章用于公司簽訂各類合同。財務專用章用于公司財務結算、票據開具等財務事項。法人章用于公司法定代表人授權的相關事項。3.印章保管設立印章保管臺賬，記錄印章的保管人、使用情況等信息。公章、合同專用章由辦公室專人保管，財務專用章由財務部門專人保管，法人章由法定代表人或其授權人保管。印章保管人要妥善保管印章，不得隨意轉借他人或帶出公司使用。如因工作需要外出使用印章的，要經相關領導審批，并辦理借用手續，使用完畢后及時歸還。4.印章使用審批使用公司印章時，要填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用時間、使用人等信息，并按照規定的審批流程進行審批。一般事項的印章使用，由部門負責人審批；重要事項的印章使用，需經公司領導審批。印章保管人要嚴格按照審批意見使用印章，不得擅自更改或擴大使用范圍。5.印章使用登記印章使用申請表經審批后，印章保管人要在印章使用登記本上進行登記，記錄印章使用時間、使用人、使用事由、蓋章文件名稱及份數等信息。印章使用完畢后，印章保管人要及時收回印章，并檢查印章使用情況是否與申請表一致，如有問題要及時報告并處理。七、車輛管理1.車輛調度公司車輛由辦公室統一調度管理，根據工作需要合理安排車輛使用。各部門因工作需要使用車輛時，要提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息，經部門負責人審批后交辦公室安排車輛。辦公室根據車輛使用情況和駕駛員工作安排，統籌調度車輛，優先保障重要工作和緊急任務的用車需求。2.車輛使用登記駕駛員要認真填寫車輛使用登記表，記錄車輛使用時間、地點、行駛里程、油耗等信息。車輛使用完畢后，駕駛員要及時將車輛歸還公司，并對車輛進行清潔和檢查，確保車輛完好無損。3.車輛維護與保養辦公室要制定車輛維護保養計劃，定期對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好，安全可靠。駕駛員要做好車輛日常維護保養工作，如檢查車輛輪胎、機油、剎車油、冷卻液等，發現問題及時報告并處理。車輛需要維修時，駕駛員要填寫車輛維修申請表，經辦公室審核后送指定的維修廠進行維修。維修費用要按照公司財務制度進行報銷。4.駕駛員管理駕駛員要遵守交通法規，安全駕駛，文明行車，不得酒后駕車、超速行駛、疲勞駕駛等。駕駛員要定期參加交通安全培訓和學習，提高安全意識和駕駛技能。駕駛員要愛護車輛，保持車輛整潔衛生，不得擅自將車輛借給他人使用。辦公室要對駕駛員的工作表現進行考核，考核結果與績效掛鉤，對表現優秀的駕駛員給予獎勵，對違反規定的駕駛員進行批評教育或處罰。八、保密管理1.保密范圍公司商業秘密包括公司經營戰略、業務信息、客戶資料、技術秘密、財務數據等。公司內部文件、會議紀要、工作匯報等涉及公司重要信息的資料也屬于保密范圍。2.保密措施加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對涉及公司商業秘密的文件、資料等要進行加密存儲和傳輸，設置訪問權限，防止信息泄露。嚴格控制公司內部文件的傳閱范圍，未經批準不得擅自復印、傳播或泄露公司機密信息。在對外交往中，要嚴格遵守保密規定，