機場安保培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機場安保培訓檔案管理，規范培訓檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為機場安保工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機場安保培訓相關檔案的管理，包括培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考核成績、證書頒發等各類文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓工作的各個環節，全面收集相關資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數據記錄清晰，分類標識明確。4.保密性原則：嚴格遵守保密規定，對涉及個人隱私、商業機密等敏感信息的檔案妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案整理規范，存儲有序，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓檔案管理職責（一）人事部門職責1.負責制定和完善機場安保培訓檔案管理制度，并監督執行。2.統籌協調培訓檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料按時、準確歸檔。3.負責培訓檔案的保管和日常維護，定期檢查檔案的完整性和安全性。4.按照規定提供培訓檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。5.負責對培訓檔案管理人員進行培訓和指導，提高其業務水平。（二）培訓部門職責1.負責本部門培訓活動相關檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.及時將整理好的培訓檔案移交人事部門歸檔，并配合人事部門做好檔案管理的相關工作。3.根據工作需要，向人事部門提出查閱、借閱培訓檔案的申請，并按照規定使用檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作規范、有序進行。2.負責培訓檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，保證檔案資料的整齊、美觀和便于查找。3.定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的檔案保管設備，保障檔案存儲環境適宜。5.按照規定辦理檔案的查閱、借閱手續，對查閱、借閱情況進行詳細記錄，并及時催還檔案。三、培訓檔案的收集（一）收集范圍1.培訓計劃：包括年度培訓計劃、專項培訓計劃等，明確培訓目標、內容、對象、時間、地點等信息。2.培訓教材：涵蓋自編教材、外聘教材、參考資料等，以及培訓教材的更新記錄。3.培訓記錄：包括培訓簽到表、培訓課程表、培訓講義、培訓照片、培訓視頻等，反映培訓過程的詳細情況。4.考核資料：學員的考核試卷、考核成績、考核評語、補考記錄等。5.證書頒發記錄：包括培訓證書、資格證書等的頒發情況，如證書編號、頒發時間、領取人等。6.培訓總結：培訓結束后，培訓部門和授課教師撰寫的培訓總結，對培訓效果、存在問題及改進措施進行分析總結。7.其他相關資料：如培訓評估報告、學員反饋意見、培訓費用報銷憑證等與培訓工作有關的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責培訓檔案資料的收集工作，確保資料及時、準確收集齊全。2.培訓資料應在培訓活動結束后[X]個工作日內收集整理完畢，并移交至人事部門。3.收集的檔案資料應保持原始狀態，不得隨意涂改、偽造或丟失。如有特殊情況需要補充或更正資料，應注明原因并由相關負責人簽字確認。四、培訓檔案的整理（一）分類標準培訓檔案按照培訓類別、時間順序、資料類型等進行分類整理，具體分類如下：1.通用類：包括機場安保培訓的總體政策、規定、制度等文件。2.培訓計劃類：按照年度、專項等分類存放不同時期的培訓計劃。3.培訓教材類：根據教材的性質、適用對象等進行分類，如基礎安保知識教材、專業技能培訓教材等。4.培訓記錄類：按照每次培訓活動進行分類，記錄每次培訓的詳細情況。5.考核資料類：以學員為單位，將每個學員的考核資料集中存放，并按照考核時間順序排列。6.證書頒發類：按照證書類型、頒發時間等進行分類，記錄證書頒發的相關信息。7.培訓總結類：根據培訓總結的撰寫部門和時間進行分類。8.其他類：存放不屬于以上分類的其他培訓相關資料。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進行清理，去除重復、無關的資料，確保每份資料具有唯一性。2.按照分類標準對資料進行分類，同類資料按照時間順序或邏輯關系進行排列。3.為每份檔案資料編制唯一的編號，編號應體現分類信息和順序號，便于查找和管理。4.對每份檔案資料進行編目，填寫檔案目錄清單，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。5.將整理好的檔案資料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒或裝訂封面標注檔案類別、編號、年度等信息。五、培訓檔案的歸檔（一）歸檔流程1.培訓部門將整理好的培訓檔案資料移交至人事部門。2.人事部門檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規范性。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料按照分類要求進行歸檔存放，并更新檔案目錄。4.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案資料的移交時間、歸檔時間、檔案名稱、編號等信息，以便查詢和追溯。（二）歸檔時間培訓檔案應在整理完畢后的[X]個工作日內完成歸檔工作，確保檔案資料及時入庫保管。六、培訓檔案的保管（一）保管期限培訓檔案的保管期限根據檔案的性質和重要程度確定，具體如下：1.長期保管檔案：包括機場安保培訓的總體政策、規定、制度等文件，以及涉及機場安保核心業務、關鍵技術的培訓檔案，保管期限為[X]年。2.中期保管檔案：如年度培訓計劃、培訓總結、證書頒發記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管檔案：培訓記錄、考核資料等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案安全。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，防止數據丟失。電子檔案應按照檔案分類目錄進行存儲，建立電子檔案索引，便于查詢和利用。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。檔案管理人員應定期對檔案進行清查、盤點，發現問題及時處理。（三）檔案的銷毀1.對于超過保管期限的培訓檔案，由人事部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表經部門負責人審核、分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。4.銷毀記錄應與檔案銷毀申請表一并歸檔保存，以備查閱。七、培訓檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.因工作需要查閱培訓檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.檔案查閱申請表經所在部門負責人審核同意后，提交至人事部門。人事部門檔案管理人員根據申請內容進行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。如需復制檔案資料，應經人事部門負責人批準，并按照規定辦理復制手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認查閱情況。（二）借閱規定1.因特殊原因需要借閱培訓檔案的人員，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.檔案借閱申請表經所在部門負責人審核、分管領導批準后，方可辦理借閱手續。3.借閱人員應按照批準的借閱期限及時歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。逾期未還的，檔案管理人員應及時催還，并記錄相關情況。4.借閱人員應對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。如發現檔案資料丟失或損壞，應及時報告人事部門，并承擔相應的賠償責任。5.借閱歸還時，檔案管理人員應對檔案資料進行檢查，如發現問題應及時與借閱人員核實并處理。八、培訓檔案的信息化管理（一）建立培訓檔案管理信息系統利用現代信息技術，建立培訓檔案管理信息系統，實現培訓檔案的電子化管理。通過信息系統，對培訓檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環節進行全面管理，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將培訓檔案的相關信息錄入管理信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對管理信息系統中的數據進行維護和更新，如檔案資料的變更、保管期限的調整等，保證系統數據與實際檔案情況一致。（三）信息安全管理1.加強培訓檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的檔案信息。2.采取數據備份、加密存儲等措施，防止數據丟失和泄露。定期對系統進行安全檢查和漏洞修復，保障系統的穩定運行。九、監督與考核（一）監督檢查1.人事部門定期對培訓檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案資料的收集整理歸檔情況、檔案保管情況、查閱借閱情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，