徐匯區采購書架管理制度一、總則（一）目的為了規范徐匯區采購書架的管理流程，確保書架采購工作的順利進行，滿足公司辦公及業務發展對書架的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于徐匯區公司內所有涉及書架采購的相關部門及人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據各部門實際工作需要，合理確定書架的采購數量、規格和類型，避免盲目采購和資源浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、材質優良、款式合適的書架產品，確保其能夠滿足長期使用要求。3.成本控制原則：在保證書架質量和功能的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，控制采購成本，提高資金使用效益。4.規范流程原則：嚴格遵循既定的采購流程，確保采購過程公開、公平、公正，杜絕違規操作。二、采購需求申請（一）需求提出1.各部門根據工作實際情況，如辦公區域調整、業務資料增加等，確定需要采購書架的具體需求。由部門負責人填寫《書架采購需求申請表》，詳細說明書架的用途、數量、規格、材質、顏色等要求。2.對于臨時性或緊急性的書架采購需求，需在申請表中注明原因及預計使用時間。（二）需求審核1.《書架采購需求申請表》提交至行政部門后，行政部門對需求的合理性、必要性進行初步審核。審核內容包括但不限于：是否與部門工作實際相符、現有書架資源能否滿足需求、預算是否合理等。2.若行政部門認為需求不合理或存在其他問題，應及時與申請部門溝通，要求其對申請表進行修改或補充說明。若審核通過，行政部門將申請表提交至財務部門進行預算審核。（三）預算審核1.財務部門根據公司財務狀況和相關預算安排，對書架采購預算進行審核。審核重點包括預算金額的準確性、是否在公司可承受范圍內等。2.若預算審核通過，財務部門在申請表上簽字確認；若預算超出公司規定范圍，財務部門應與申請部門協商調整預算，或提出其他解決方案。三、采購流程（一）供應商選擇1.行政部門根據審核通過的采購需求，通過多種渠道尋找合適的書架供應商。渠道包括但不限于：網絡搜索、行業推薦、供應商名錄、實地考察等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、售后服務、生產能力等方面。可通過查閱供應商的資質證書、業績案例、客戶評價等方式進行綜合評估。3.行政部門挑選出至少三家符合要求的供應商，并向其發送《書架采購詢價單》，詳細說明書架的規格、數量、材質、交貨時間、質量要求等內容，要求供應商在規定時間內報價。（二）報價比較1.行政部門收集各供應商的報價單后，對其價格、產品質量、售后服務等方面進行詳細比較。2.制作《書架采購報價比較表》，將各供應商的報價、產品優勢和劣勢等信息進行整理對比，以便直觀地了解各供應商的情況。3.根據比較結果，行政部門篩選出性價比最高的供應商，作為重點談判對象。（三）商務談判1.行政部門與選定的供應商進行商務談判，就價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商。2.在談判過程中，行政部門應堅持公司利益最大化原則，爭取最優惠的采購條件。同時，要明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、明確、合理。3.談判達成一致后，雙方簽訂《書架采購意向書》，明確采購的基本條款和意向。（四）合同簽訂1.根據《書架采購意向書》的內容，行政部門起草正式的《書架采購合同》。合同應包含以下主要條款：雙方當事人的名稱、地址、聯系方式；書架的規格、數量、材質、顏色、質量標準；價格及付款方式；交貨時間、地點、運輸方式；售后服務內容及期限；違約責任等。2.《書架采購合同》經雙方審核無誤后，由公司法定代表人或授權代表簽字，并加蓋公司公章。同時，供應商也應加蓋公章或合同專用章。3.合同簽訂后，行政部門將合同副本分發給財務部門、申請部門等相關部門，以便各部門按照合同要求履行各自職責。四、采購驗收（一）到貨通知1.供應商應按照合同約定的交貨時間和地點，將書架送達公司。在交貨前，供應商應提前通知行政部門預計到貨時間，以便行政部門做好驗收準備工作。2.行政部門收到到貨通知后，及時通知申請部門和質量檢驗人員，共同參與驗收工作。（二）外觀檢查1.書架到貨后，首先由行政部門和申請部門的人員對書架的外觀進行檢查。檢查內容包括書架的表面是否平整、有無劃痕、磕碰、掉漆等缺陷；顏色是否與合同約定一致；各部件的安裝是否牢固、整齊等。2.如發現外觀存在問題，應及時與供應商溝通，要求其進行整改或更換。（三）數量核對1.按照合同要求，對書架的數量進行逐一核對。確保實際到貨數量與合同約定數量一致，如有短缺或多余情況，應及時記錄并與供應商核實。2.同時，檢查書架的規格、型號是否與合同相符，避免出現錯發、誤發的情況。（四）質量檢驗1.質量檢驗人員按照相關質量標準和合同要求，對書架的質量進行全面檢驗。檢驗內容包括書架的結構強度、穩定性、材質質量等方面。2.可采用抽樣檢驗或全部檢驗的方式進行質量檢驗。對于重要部件或關鍵性能指標，應進行重點檢驗。3.如發現質量問題，應立即停止驗收，并要求供應商采取措施解決。質量問題未解決之前，不得辦理入庫手續。（五）驗收報告1.驗收工作完成后，行政部門、申請部門和質量檢驗人員共同填寫《書架采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、書架規格數量、外觀檢查結果、數量核對情況、質量檢驗結果等內容。2.驗收報告經各方簽字確認后生效。如驗收合格，驗收報告作為書架入庫的依據；如驗收不合格，驗收報告作為向供應商提出整改或索賠要求的重要文件。五、入庫管理（一）入庫手續辦理1.驗收合格的書架，由行政部門負責辦理入庫手續。行政部門填寫《書架入庫單》，詳細記錄書架的名稱、規格、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。2.《書架入庫單》一式三聯，一聯由行政部門留存，作為庫存管理的依據；一聯交財務部門，作為記賬憑證；一聯交申請部門，作為領取書架的憑證。（二）庫存管理1.行政部門設立專門的書架庫存臺賬，對書架的出入庫情況進行詳細記錄。臺賬應包括書架的編號、名稱、規格、數量、入庫時間、領用部門、領用時間、歸還時間等信息。2.定期對書架庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作可每月、每季度或每半年進行一次，具體盤點周期根據公司實際情況確定。3.如發現庫存數量與臺賬記錄不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。對于盤盈或盤虧的書架，應填寫《書架庫存盤點差異表》，說明差異情況及原因，經相關負責人審批后進行處理。六、領用管理（一）領用申請1.各部門如需領用書架，由部門負責人填寫《書架領用申請表》，注明領用書架的規格、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對領用申請進行審核，審核內容包括：申請部門是否有合理的領用需求、庫存是否有足夠的書架可供領用等。（二）領用審批1.若領用申請審核通過，行政部門將申請表提交至公司分管領導進行審批。分管領導根據公司整體情況和申請部門的實際需求，決定是否批準領用申請。2.經分管領導批準后，行政部門在申請表上簽字確認，并通知申請部門到指定地點領取書架。（三）領用發放1.申請部門憑審批通過的《書架領用申請表》到行政部門領取書架。行政部門根據申請表上的信息，發放相應規格和數量的書架，并在《書架入庫單》上注明領用情況。2.領用人員在領取書架時，應仔細檢查書架的質量和完整性，如有問題應及時向行政部門反饋。（四）領用登記1.行政部門在發放書架后，及時更新書架庫存臺賬，記錄書架的領用時間、領用部門、領用人員等信息。2.同時，將《書架領用申請表》歸檔保存，以備后續查詢和統計使用。七、使用與維護（一）使用規范1.各部門應按照書架的設計用途合理使用書架，不得隨意更改其結構或用途。2.書架上存放的物品應擺放整齊、分類存放，不得超重、超量放置，以免影響書架的使用壽命和安全性。3.在使用過程中，應注意保持書架的清潔衛生，定期擦拭灰塵，避免灰塵積累影響書架外觀和使用壽命。（二）維護責任1.書架的日常維護由使用部門負責。使用部門應指定專人負責書架的維護工作，定期檢查書架的使用情況，發現問題及時報告行政部門。2.對于一般性的損壞，如螺絲松動、部件損壞等，使用部門可自行進行維修或更換；對于較為嚴重的損壞，行政部門應及時聯系供應商進行維修或處理。（三）維修與更換1.行政部門建立書架維修記錄檔案，對每次維修的時間、原因、維修內容、維修人員等信息進行詳細記錄。2.如書架因使用年限較長或損壞嚴重無法修復，需要進行更換時，由使用部門填寫《書架更換申請表》，說明更換原因、書架規格數量等信息，按照采購需求申請流程進行審批和采購。八、報廢管理（一）報廢鑒定1.當書架出現嚴重損壞、無法正常使用且維修成本過高，或因公司辦公布局調整等原因不再需要時，由使用部門提出書架報廢申請。2.行政部門組織相關人員對申請報廢的書架進行鑒定，確定其是否符合報廢條件。鑒定人員應包括行政部門人員、技術人員、財務人員等，必要時可邀請外部專家參與鑒定。（二）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的書架，由行政部門填寫《書架報廢申請表》，詳細說明書架的基本情況、報廢原因、鑒定情況等內容，并提交至公司領導審批。2.公司領導根據申請內容和實際情況進行審批，批準后在申請表上簽字確認。（三）報廢處理1.獲得批準報廢的書架，由行政部門負責組織處理。處理方式包括但不限于：變賣、捐贈、報廢拆解等。2.在處理報廢書架過程中，應做好相關記錄，如處理時間、處理方式、處理收入等信息，并將處理結果報財務部門進行賬務處理。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對書架采購、驗收、入庫、領用、使用、維護、報廢等環節進行監督檢查，確保各項管理制度的執行情況符合規定要求。2.審計部門可通過查閱相關文件資料、實地查看、訪談相關人員等方式進行監督檢查，對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，如未經審批擅自采購書架、虛