大學繼續教育檔案管理制度?

一、總則1.為加強大學繼續教育檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高繼續教育管理水平與教學質量，依據國家有關檔案管理的法律法規以及學校相關規定，結合大學繼續教育實際情況，特制定本制度。2.繼續教育檔案是大學在開展繼續教育活動過程中形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是衡量繼續教育工作水平的重要標志。3.繼續教育檔案管理工作遵循集中統一管理、完整準確、便于利用的原則，確保檔案資料的真實性、完整性和系統性。二、管理體制與職責1.學校層面-學校設立專門的檔案管理機構，對全校繼續教育檔案工作進行統籌規劃、組織協調和監督指導。檔案管理機構配備專業檔案管理人員，負責全校繼續教育檔案的接收、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。-學校將繼續教育檔案工作納入整體發展規劃，保障檔案工作所需的經費、設備和場地等條件，推動檔案管理工作的信息化建設。2.繼續教育學院層面-繼續教育學院作為大學繼續教育工作的具體實施部門，應明確一名領導分管檔案工作，并指定專人負責本學院繼續教育檔案的收集、整理和初步審核工作。-繼續教育學院檔案管理人員要按照學校檔案管理機構的要求，定期將整理好的檔案移交至學校檔案管理部門，并做好交接記錄。-在日常工作中，繼續教育學院應積極配合學校檔案管理機構開展檔案檢查、評估等工作，確保檔案管理工作的規范有序。3.各教學站點（合作單位）層面-各教學站點（合作單位）應指定專人負責本站點（單位）繼續教育檔案的收集、整理和保管工作，并接受學校繼續教育學院和檔案管理機構的業務指導和監督檢查。-教學站點（合作單位）要按照學校要求，及時將學生檔案材料、教學管理文件等相關資料整理歸檔，并定期向繼續教育學院報送檔案管理情況。-對于涉及學生畢業、結業等重要環節，教學站點（合作單位）應確保檔案材料的完整性和準確性，配合學校做好檔案的審核與轉遞工作。三、檔案收集范圍1.綜合管理類-國家、地方及學校有關繼續教育的政策法規、規章制度、發展規劃、年度工作計劃與總結等文件材料。-繼續教育學院的會議記錄、紀要，領導講話，內部管理文件，各類統計報表等。-繼續教育學院與校外單位簽訂的合作辦學協議、合同等文件。2.招生工作類-繼續教育招生計劃、招生簡章、宣傳資料等。-考生報名材料，包括報名登記表、身份證復印件、學歷證明材料、考試成績等。-招生錄取審批表、錄取名單、調檔函等相關材料。3.教學管理類-各專業教學計劃、教學大綱、課程設置方案等。-教師教學任務書、教案、教學課件、教學質量評估材料等。-學生成績冊、考試試卷、補考重修記錄、畢業實習報告、畢業論文（設計）等。-教學改革項目申報書、結題報告、教學成果獎申報材料等。4.學生管理類-學生學籍檔案，包括學籍登記表、轉學轉專業審批表、休學復學退學審批表等。-學生獎懲材料，如獎勵證書復印件、違紀處分決定等。-學生黨團組織關系材料，入黨入團申請書、思想匯報、組織審批材料等。5.師資隊伍建設類-繼續教育教師基本信息登記表、學歷學位證書復印件、職稱證書復印件等。-教師培訓計劃、培訓總結、培訓證書等相關材料。-教師教學考核評價材料，包括教學質量評價結果、教學優秀獎申報材料等。6.教材管理類-教材選用計劃、教材征訂與發放記錄。-自編教材的編寫大綱、編寫過程材料、教材樣書等。-教材質量評估材料，包括學生對教材的反饋意見、教材使用效果分析等。7.對外交流與社會服務類-繼續教育學院開展的國際交流合作項目相關材料，如合作意向書、協議文本、交流活動記錄等。-社會培訓項目的策劃方案、培訓合同、培訓學員名單及考核成績等。-學院獲得的各類社會榮譽證書、獎牌等相關證明材料。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。-按照檔案類別進行分類，每一類檔案再根據時間順序、重要程度等進行排列編號。-對每份文件材料進行編目，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、保管期限等項目，確保編目信息準確完整。-對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，以保證檔案的可讀性和完整性。2.歸檔時間-綜合管理類、師資隊伍建設類、教材管理類等檔案應在每年年底前完成整理歸檔，移交學校檔案管理部門。-招生工作類檔案在招生工作結束后一個月內完成整理歸檔；教學管理類檔案在每學期末教學工作結束后，由任課教師和教學管理人員及時整理，交繼續教育學院匯總后，于下學期開學后一個月內歸檔。-學生管理類檔案隨學生在校期間的學籍變動、獎懲情況等及時整理歸檔；學生畢業時，其個人檔案應在畢業手續辦理完畢后一周內整理完成，并按照規定進行轉遞或留校保管。-對外交流與社會服務類檔案在相關活動結束后一個月內完成整理歸檔。3.歸檔手續-檔案移交時，移交人應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、數量、起止時間等信息，并由移交人和接收人簽字確認。-學校檔案管理部門對接收的檔案進行審核，如發現檔案不完整、整理不規范等問題，應及時通知移交部門進行補充或整改。五、檔案保管與保護1.保管條件-學校檔案管理機構應設置專門的庫房用于保管繼續教育檔案，庫房要保持清潔、通風、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。-配備檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。-采用信息化手段對檔案進行管理，建立電子檔案數據庫，實現檔案的數字化存儲和檢索利用。2.定期檢查-檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，及時發現并處理檔案保管過程中出現的問題，如檔案損壞、丟失等情況。-對檢查情況進行詳細記錄，包括檢查時間、檢查人員、發現的問題及處理措施等，形成檢查報告存檔。3.檔案鑒定與銷毀-學校檔案管理機構應根據國家有關規定和學校實際情況，定期對繼續教育檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應按照規定程序進行銷毀。-檔案鑒定工作由檔案管理機構牽頭，會同繼續教育學院及相關部門組成鑒定小組，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。-對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經學校主管領導批準后，在指定地點由專人負責監督銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應長期保存，以備查考。六、檔案利用與保密1.利用制度-學校師生因教學、科研、管理等工作需要查閱繼續教育檔案，應填寫檔案查閱申請表，說明查閱目的、檔案類別、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到學校檔案管理部門辦理查閱手續。-校外單位或個人查閱繼續教育檔案，需持單位介紹信及查閱人有效身份證件，經繼續教育學院和學校檔案管理機構負責人審批同意后，方可查閱。-檔案一般不允許外借，如有特殊情況確需外借，需經學校主管領導批準，并辦理借閱登記手續，明確借閱期限和歸還時間。借閱人必須妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失。-檔案管理人員應按照規定為查閱、借閱人員提供服務，協助查找所需檔案，并做好利用記錄，包括查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時間、檔案內容等信息。2.保密要求-繼續教育檔案涉及學校的教學、管理、學生個人隱私等重要信息，檔案管理人員和利用人員必須嚴格遵守國家保密法律法規和學校保密制度，保守檔案機密。-檔案管理人員不得擅自將檔案內容泄露給無關人員，對涉及機密的檔案應采取加密存儲、限制訪問等安全措施。-利用人員在查閱、借閱檔案過程中，不得擅自摘