上海交通大學2010年檔案工作培訓上海交通大學人力資源處上海交通大學檔案館2010-12-2上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓培訓內容：一、紙質檔案歸檔二、電子檔案歸檔三、辦公自動化系統(OA)產生的電子公文的歸檔四、歸檔文件的查詢五、特別說明上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓一、紙質檔案歸檔文件管理案卷管理上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的文件管理2、整理紙質文件，用文件夾分類管理，即時登記入收發文簿。1、部門收發文原件應由兼職檔案員統一保管，文件流轉建議使用復印件，部門領導批示文件應使用專門的批示紙，確需在流轉中使用原件的，在使用結束后應立即交還兼職檔案員，以免文件散失。3、校領導出國、出訪照片由陪同單位負責收集歸檔。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的案卷管理1、將紙質文件分門別類，基本遵循“一事一卷”的原則，將反映同一事件或同一類事件的起因、過程及結論性材料組成一卷。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓Ⅰ、同一件事如內容較多，可將該事件的所有文件組成一卷或多卷。例如:“上海交通大學2009年網絡輿情信息日報（1、2月）”Ⅱ、屬于同一類事，且單份文件內容不多，則可將幾份文件合起來組成一卷。例如：教育部、市科教黨委和上海市信訪辦公室關于我校干部借調、掛職鍛煉、推薦等鑒定材料和函案例上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的案卷管理2、案卷題名的擬寫須規范，按照“責任者+事由+文種”（責任者使用全稱或規范的簡稱）的格式擬寫案卷題名案例上海交通大學關于表彰2009年度晨星青年學者獎勵計劃獲獎個人的決定及獲獎者申報表上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的案卷管理3、卷內文件的排列規范為：批復在前、請示在后，結果在前、過程在后，正件在前、附件在后，卷內文件按國家級部門、省市級部門、學校的先后次序排列，同一級部門的來文按照文件形成時間先后次序排列上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的案卷管理4、整理完成后，應敲上連續的頁碼，以確保卷內文件完整無缺失，頁碼應符合相關要求，凡有內容的頁面均要敲頁碼、空白頁面不敲頁碼、正面敲右下角、反面敲左下角、不得使用XX—1、XX—2等來標注頁碼

上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓紙質檔案的案卷管理5、協議、合同等特殊種類的收發文，應注意責任者的擬寫應該是簽訂協議或合同的雙方或多方，文件形成時間應該以署名各方中最后一方落款的時間為準7、杜絕錯字、別字6、卷內備考表從檔案館網頁“服務指南”中下載、打印并簽字上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓二、電子檔案歸檔文件管理案卷管理上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理1、電子文件收發文登記工作要及時，做到收到文件即時登記，要杜絕歸檔前突擊登記收發文的現象2、電子文件收發文登記要全面，其中必輸項包括文件標題、分類代碼、文件形成時間；另外文件若有“文號”、“來文單位”也應逐一登記，不可遺漏，所有歸檔文件一律登記入系統

上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理3、電子文件收發文登記工作要準確，要將文件的原始真實信息錄入系統，登錄完后檢查是否有錯4、規范特殊文件的題名的擬寫。如通知、合同等。文件題名無法揭示文件內容的，應根據文件內容自擬一個概括性的題名，添加在“[]”內。例如：[2009年上海交通大學與XXX單位關于XXXXX簽訂的]合同上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理5、文件的正文掛載時，要注意格式問題。Doc、excl、jpg、tif、pdf、ppt為系統可接受格式。其他格式必須人工轉換成上述幾種格式后方能掛載入系統，如：壓縮文件后綴為zip，需解壓后掛載，網頁html格式，因其缺乏穩定性，需復制粘貼至word文檔后掛載。掛載的單份文件大小不要超過2M，如在2M-10M之間，交由檔案館后臺掛接，如超過10M則需刻盤歸檔。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理注意事項①關于文件“密級”的著錄，要嚴格按照文件原始信息著錄，文件上有明確的密級標識的（秘密、機密、絕密），方可按照上面的相應密級著錄，否則不得人為著錄密級，若本部門認為不宜公開的，可著錄為“內部”。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理注意事項②“收發文登記”時的附件問題。文件若有附件，只需在“附件標題”著錄項中著錄即可，不必作為單獨的收發文登記，附件電子版隨文件電子版掛載。

上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的文件管理注意事項③一條文件級條目，只可掛一份該文件的電子版，其他與該文件內容不密切相關的電子版不必掛載，若需掛載，則需另行登記一條文件目錄再行掛載。

④圖片掛載時要注意調整好方向。（有部門將橫向的圖片，豎向掛載）上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓歸檔文件材料的掃描要求1．圖片生成:“文件”—→“導入”—→選定掃描儀—→選定參數（分辨率最低100×100，模式彩色，ADF/Flatbed,調整Brightness光亮度和Contrast對比度，等）—→“掃描”—→完成。2．圖片調正：右鍵點擊“吸管”—→選中“度量工具”—→在圖片中拉與文字平行的直線—→點擊“圖像”—→選中“旋轉畫布”—→選中“任意角度”—→點擊“好”—→完成。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓歸檔文件材料的掃描要求3．圖片切割：點中切割符號—→在圖片中取所需的方形后點擊兩下—→完成。4．圖片處理：(1)“圖像”—→“圖像大小”—→“像索大小”—寬度（600—800）—→導航器放大到200％時圖片比較清晰(2)“圖像”—→“調整”—→“自動色階/自動對比度”或“色階”（手動）(3)“存儲為”—→選定“JPEG”格式—→保存—→“JPEG選項”—→“大小”（90～150，近100）上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓電子檔案的案卷管理將系統中的需歸檔的收發文按照紙質文件的組卷原則組成電子案卷。紙質文件和電子文件在數量、內容、排列順序方面要一一對應，確保紙質文件和電子文件的一一匹配。。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓三、辦公自動化系統（OA）產生電子公文的歸檔1、電子公文（OA文件）獲取：登陸網上預立卷系統，點擊左側“OA文件管理”菜單條，出現“OA文件”按鈕，再點擊“OA文件”按鈕，界面右側即刻顯示本部門辦理完畢的OA文件列表；2、電子公文（OA文件）歸檔：點擊要歸檔的OA文件，進行分類代碼的補登，補登完成后點擊“修改收發文”按鈕，OA文件即可進行預立卷管理。3、電子公文（OA文件）打印：點擊需歸檔的OA文件，打印全文及相關電子文件，如發文稿紙、有修改痕跡的痕跡稿、公文處理單等，并加蓋公章。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓OA電子公文歸檔流程圖上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓注意事項1、在“OA文件管理”和“組織預立卷”版塊中，OA文件以藍色字體標識，在“組織預立卷”中顯示在文件列表的最上方。2、“OA文件管理”中“刷新OA數據”按鈕的功能：實時更新辦理完畢的OA文件列表上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓注意事項3、OA文件的“全文管理”中包含：正文、發文稿、文件處理單、痕跡稿、流轉日志等電子文件。其中，正文、發文稿和文件處理單必須打印歸檔；痕跡稿中若有修改痕跡則需要打印；流轉日志不需要打印。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓注意事項4、為保證歸檔電子公文與打印出的紙質文件內容的一致性，學校規定：（一）以學校名義發布的電子公文應由黨辦機要室統一打印并加蓋學校公章，歸檔工作由電子公文主（承）辦單位負責。（二）有校領導批示的公文處理單由校辦統一打印并加蓋學校公章后歸檔；（三）其他需歸檔的電子公文，由電子公文形成單位打印成紙質文件，并加蓋本單位公章后與電子公文配套歸檔；上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓四、歸檔文件的查詢網上預立卷系統工作平臺中，在“查詢報表”菜單條里上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓歸檔文件的查詢“收發文查詢”登錄過系統的文件均可以查詢到。可以通過：文號、文件標題、來文/發往單位、收發文時間、收發文年度、文件來源、分類代碼、主題詞等字段查詢文件

上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓歸檔文件的查詢“卷查詢”通過本系統組卷的案卷均可查詢到。可通過：案卷題名、檔號（已移交的）、分類代碼、檔案門類、狀態和移交時間來查詢到案卷。注意事項：選擇不同的狀態可查詢到處于不同歸檔階段的案卷。“狀態”分為：未移交、未審核、已歸檔、退回修改。卷查詢的狀態默認是“未移交”上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓五、特別說明1、檔案館專職檔案人員對兼職檔案員進行業務指導，兼職檔案員必須熟練掌握基本的崗位技能，有學生助管的部門，其兼職檔案員要負責對助管進行指導，完成組卷歸檔工作。2、為了保證檔案信息的安全性，各兼職檔案員應盡快更改檔案管理系統的初始密碼。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓特別說明3、涉密的和內容不宜公開的檔案，其全文信息歸檔部門要脫機刻盤后與其余檔案一起移交給檔案館。上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓特別說明4、歸檔時間：Ⅰ、各部門應當在次學年6月底前完成歸檔，案卷數量相對較少的部門要分時間段提前歸檔；Ⅱ、科研項目類檔案應當在項目完成后2個月內歸檔；Ⅲ、基建項目類檔案應當在項目完成后3個月內歸檔；Ⅳ、每學年的學位論文、評審材料和畢業照在每年寒假前歸檔完畢。

上海交通大學2010年黨政檔案管理相關業務技能培訓特別說明5、“三重檔案”《上海交通大學關于實施重大活動、重大事件和重要會議文件材料即時歸檔的管理辦法》（滬交內（檔）[2008]4號文）

重大事件重大活動重要會議上海交通大學2010年黨政檔案管